Organiser une course de 24 heures, étape par étape

Une course de 24 heures se prépare longtemps avant l’arrivée des participants. Commencez par définir le règlement, le parcours et les responsabilités, puis obtenez les autorisations et vérifiez l’assurance. Les inscriptions, les bénévoles, les secours et le chronométrage doivent être planifiés avant la communication de l’événement. La dernière semaine sert surtout à contrôler le matériel, confirmer les équipes et préparer une installation claire pour le départ, l’arrivée et la circulation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Établir le règlement du concours
2 personnes
2
Fixer définitivement le parcours
3 personnes
3
Demander les autorisations
4
Vérifier l’assurance
5
Créer le formulaire des participants
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Ouvrir les inscriptions
8
Recruter des bénévoles
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
12
Envoyer les informations aux participants
13
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
14
Assurer la présence des secours
15
Tester le matériel de chronométrage
2 personnes
16
Tester les moyens de communication
2 personnes
17
Effectuer l’inspection du parcours
3 personnes
18
Vérifier le plan de circulation
2 personnes
19
Faire les courses
3 personnes
20
Trier les dossards
2 personnes
21
Rassembler le matériel
3 personnes
22
Balisage du parking à vélos
3 personnes
23
Monter les tentes
5 personnes
24
Installer les tables et les chaises
4 personnes
25
Aménager la zone de départ et d’arrivée
4 personnes
26
Mettre en place le parcours
6 personnes
27
Installer des barrières de circulation
6 personnes
28
Installer les panneaux de signalisation
4 personnes
29
Installer l'éclairage
4 personnes
30
Monter le poste de chronométrage
3 personnes
31
Installer le poste de premiers secours
3 personnes
32
Aménager le point de restauration
4 personnes
33
Refroidir les boissons
2 personnes
34
Préparer les en-cas et les repas
4 personnes
35
Préparer la table d'inscription
2 personnes

Événement

36
Distribuer les dossards
4 personnes
37
Inscrire les participants
4 personnes
38
Vérifier les vélos et le matériel
3 personnes
39
Faire le briefing des bénévoles
2 personnes
40
Faire le briefing des pilotes
3 personnes
41
Exécuter la procédure de départ
5 personnes
42
Enregistrer les données du tour
3 personnes
43
Tenir les postes du parcours
8 personnes
44
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
45
Servir les repas et les snacks
4 personnes
46
Vider les poubelles
2 personnes
47
Vérifier l'éclairage
2 personnes
48
Briefer l’équipe de nuit
2 personnes
49
Assurer les postes de nuit
8 personnes
50
Assurer la restauration de nuit
3 personnes
51
Vérifier les batteries et les lampes
2 personnes
52
Sécuriser les données de la manche
2 personnes
53
Servir le petit-déjeuner
4 personnes
54
Instruire l’équipe du matin
2 personnes
55
Réaffecter les points de poste de jour
8 personnes
56
Ravitaillement en boissons et en nourriture
4 personnes
57
Encadrer le sprint final et l’arrivée
5 personnes
58
Enregistrer les temps d’arrivée
3 personnes
59
Vérifier les résultats
2 personnes
60
Remettre les prix
3 personnes
61
Informer les participants du résultat
2 personnes

Suivi

62
Retirer le matériel du parcours
6 personnes
63
Ranger les barrières de circulation
6 personnes
64
Démonter les tentes
5 personnes
65
Démonter le matériel de chronométrage
3 personnes
66
Ranger le service traiteur
4 personnes
67
Faire la vaisselle
3 personnes
68
Rassembler les déchets
4 personnes
69
Nettoyer le site
5 personnes
70
Inventorier le matériel
2 personnes
71
Rendre les articles empruntés
2 personnes
72
Publier les résultats en ligne
73
Envoyer les photos des participants
74
Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 40
Tables d’inscriptionqté 3
Tables hautesqté 6
Caisses de rangementqté 20

Matériel de sport

Numéros de départqté 120
Porte-dossardsqté 120
Cônes de signalisationqté 80
Barrières de fouleqté 40
Ruban de parcoursqté 12
Panneaux indicateursqté 25
Bornes kilométriquesqté 10
Pompes à vélo de rechangeqté 4
Chambres à air de rechangeqté 20
Kits d’outils pour véloqté 3

Équipement

Ordinateur portable de timingqté 2
Compteurs de tableqté 2
Chronomètresqté 4
Talkies-walkiesqté 12
Chargeurs mobilesqté 8
Enceinte portable
Microphone
Imprimante
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Groupe électrogène

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 8
Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampes frontalesqté 16
Gilets réfléchissantsqté 20

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
DAE
Extincteursqté 2
Gants de travailqté 12
Ciseaux de sécuritéqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Assiettes réutilisablesqté 120
Couvertsqté 120
Pichets à caféqté 6
Thermosqté 8
Gobelets de serviceqté 12

Cuisine

Glacièresqté 8
Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8
Bacs alimentairesqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 10
Sets de serpillièreqté 3
Seaux de nettoyageqté 4

Décoration

Bannièresqté 8
Arche d’arrivée sans podium
Décoration de la table des prix

Catering

Courses

Conseils

Fixez le parcours avant d’ouvrir les inscriptions : les participants doivent connaître la distance, les points de passage et les éventuelles contraintes de circulation. Demandez les autorisations dès que le tracé est définitif, car les délais administratifs peuvent dépasser plusieurs semaines.
Prévoyez les bénévoles par créneaux couvrant toute la durée de la course, y compris la nuit et le démontage. Établissez le planning au moins 7 jours avant l’événement et désignez un responsable pour chaque zone.
Testez le chronométrage et les moyens de communication avant le jour J, puis refaites un essai complet sur place. Vérifiez notamment l’ordinateur de timing, les chronomètres, les talkies-walkies, les chargeurs et l’alimentation de secours.
Ne limitez pas la préparation du parcours au balisage. Faites une inspection finale, contrôlez le plan de circulation et installez les cônes, barrières, panneaux et bornes kilométriques avant l’arrivée des participants.
Préparez la zone de départ et d’arrivée avec plusieurs heures d’avance : tables d’inscription, dossards, chaises, tentes, éclairage et alimentation électrique doivent être installés et testés avant l’ouverture. Prévoyez aussi des lampes frontales et des projecteurs pour les contrôles nocturnes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course de 24 heures ?: Prévoyez au moins 3 à 6 mois, surtout si le parcours nécessite des autorisations ou un plan de circulation. Les inscriptions et le recrutement des bénévoles devraient commencer plusieurs semaines avant la course.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour une course de 24 heures ?: Ouvrez-les idéalement 6 à 8 semaines avant l’événement, une fois le règlement, le parcours et les informations pratiques validés. Vous aurez ainsi le temps de traiter les inscriptions et de recueillir les besoins alimentaires.
Combien de bénévoles faut-il pour une course de 24 heures ?: Le nombre dépend du parcours et des postes, mais prévoyez plusieurs équipes afin de couvrir chaque créneau sans laisser de poste vacant. Établissez un planning avec des rotations de 2 à 4 heures, y compris pendant la nuit.
Quand tester le matériel de chronométrage ?: Effectuez un premier test au moins 7 jours avant la course, puis un contrôle complet sur le parcours la veille ou le matin même. Testez aussi les rallonges, multiprises, chargeurs et le groupe électrogène si l’alimentation n’est pas garantie.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.