Zo organiseer je een 100 kilometerloop

Een 100 kilometerloop organiseren begint niet bij de startnummers, maar bij het parcours, de vergunningen en de veiligheid. Leg eerst de wedstrijdlocatie, route, medische ondersteuning en verkeersmaatregelen vast. Daarna richt je de inschrijving en deelnemersinformatie in en verdeel je het werk over vrijwilligers. In de laatste week draait alles om bevoorradingspunten, routepijlen, kilometerborden, materialen en een duidelijke indeling van start en finish.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdlocatie reserveren
2 personen
2
Wedstrijdvergunning aanvragen
2 personen
3
Parcours uitzetten
3 personen
4
Parcoursvergunning controleren
2 personen
5
Start- en finishgebied reserveren
2 personen
6
Medische ondersteuning vastleggen
2 personen
7
Verkeersmaatregelen aanvragen
2 personen
8
Verzekering controleren
9
Inschrijfformulier publiceren
2 personen
10
Uitnodigingen versturen
2 personen
11
Vrijwilligers werven
3 personen
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
14
Startnummers toewijzen
2 personen
15
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
16
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
17
Bevoorradingspunten bepalen
3 personen
18
Routekaart afdrukken
2 personen
19
Polsbandjes sorteren
2 personen
20
Startnummers sorteren
2 personen
21
Medaillelinten bevestigen
2 personen
22
Voorraad per post verdelen
4 personen
23
Koelboxen vullen
3 personen
24
Boodschappen doen
3 personen
25
Startnummers klaarleggen
2 personen
26
Parcoursborden klaarzetten
3 personen
27
Routepijlen voorbereiden
3 personen

Event

28
Startboog opbouwen
4 personen
29
Finishgebied opbouwen
5 personen
30
Registratietafel opstellen
2 personen
31
Bevoorradingsposten opbouwen
8 personen
32
Routepijlen plaatsen
6 personen
33
Verkeershekken plaatsen
4 personen
34
EHBO-post inrichten
3 personen
35
Geluidsinstallatie testen
2 personen
36
Deelnemers registreren
4 personen
37
Startpakketten uitdelen
3 personen
38
Bagage in ontvangst nemen
3 personen
39
Deelnemersbriefing geven
2 personen
40
Startprocedure uitvoeren
4 personen
41
Rondepassages registreren
6 personen
42
Water bijvullen
8 personen
43
Sportdrank bijvullen
6 personen
44
Fruit en snacks serveren
8 personen
45
Warme dranken serveren
3 personen
46
Afvalbakken legen
4 personen
47
Parcours vrijhouden
4 personen
48
Deelnemers naar medische post begeleiden
2 personen
49
Finishers afmelden
3 personen
50
Medaljes uitdelen
2 personen
51
Finishers van eten voorzien
5 personen
52
Bagage teruggeven
3 personen
53
Eindtijden controleren
2 personen
54
Laatste deelnemers begeleiden
3 personen

Nazorg

55
Finishgebied afbreken
5 personen
56
Bevoorradingsposten afbreken
6 personen
57
Routepijlen verwijderen
6 personen
58
Verkeershekken verwijderen
4 personen
59
Afval verzamelen
6 personen
60
Terrein schoonmaken
5 personen
61
Materialen inventariseren
2 personen
62
Materialen schoonmaken
4 personen
63
Gehuurde materialen retourneren
3 personen
64
Uitslagen publiceren
2 personen
65
Deelnemersfoto's versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 6
Tafelsaantal 14
Stoelenaantal 30
Biertafelsaantal 8
Kledingrekkenaantal 3
Opbergboxenaantal 20

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Microfoonsaantal 2
Stopwatchesaantal 8
Mobiele telefoonsaantal 8
Powerbanksaantal 10
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6

Sportmateriaal

Startnummersaantal 220
Veiligheidsspeldenaantal 500
Deelnemerspolsbandjesaantal 220
Finishermedaillesaantal 220
Routepijlenaantal 180
Kilometerbordenaantal 25
Start- en finishboog
Tijdregistratiemattenaantal 2
Afzetlintaantal 12
Verkeerskegelsaantal 40
Reflecterende hesjesaantal 30
Kleedruimtezakkenaantal 220
Krattenaantal 40

Servies

Herbruikbare bekersaantal 500
Kommetjesaantal 250
Bordenaantal 250
Besteksetsaantal 250
Thermoskannenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 16
Waterkannenaantal 20
Schenkkannenaantal 16
Snijplankenaantal 6
Keukenmessenaantal 6
Opscheplepelsaantal 12
Dienbladenaantal 8

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 4
Reddingsdekensaantal 30
Wegwerphandschoenenaantal 200
Zaklampenaantal 12

Verlichting

Bouwlampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 16
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan vergunningen en verkeersmaatregelen ruim vóór je inschrijving opent. Controleer niet alleen de wedstrijdvergunning, maar ook of het gekozen parcours afzonderlijk toestemming vereist.
Werk de bevoorrading uit per deel van de 100 kilometer. Verdeel de voorraad vooraf over kratten of opbergboxen, zodat vrijwilligers per punt direct weten wat er klaarstaat.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk één week voor de loop. Vermeld daarin de route, startprocedure, bevoorradingspunten, kleedruimte en wat deelnemers bij het start- en finishgebied kunnen verwachten.
Maak de vrijwilligersindeling niet alleen per taak, maar ook per tijdsblok. Plan bij elk bevoorradingspunt een overdracht, zodat niemand na meerdere uren zonder vervanging blijft staan.
Leg de wedstrijddagmaterialen de avond ervoor per zone klaar: startnummers en veiligheidsspelden bij de registratie, routepijlen en kilometerborden langs het parcours en medailles bij de finish. Test tijdregistratiematten, microfoons en mobiele telefoons voordat de eerste loper vertrekt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een 100 kilometerloop organiseren?: Begin minimaal 6 tot 9 maanden vooraf. Vergunningen, verkeersmaatregelen, medische ondersteuning en een lang parcours vragen meer voorbereiding dan een evenement op één locatie.
Hoeveel bevoorradingspunten heb je nodig bij een 100 kilometerloop?: Plan in de praktijk ongeveer elke 10 tot 15 kilometer een bevoorradingspunt, dus circa 7 tot 10 punten. Voeg extra ondersteuning toe bij lange of afgelegen stukken en stem de exacte plaatsen af op het parcours en de medische afspraken.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een 100 kilometerloop?: Reken minimaal op 2 tot 4 vrijwilligers per bevoorradingspunt, plus mensen voor start en finish, registratie, routecontrole en medische ondersteuning. Voor 8 punten kom je daardoor al snel uit op ongeveer 25 tot 40 vrijwilligers, afhankelijk van de lengte van de diensten.
Wanneer stuur je de deelnemersinformatie voor een 100 kilometerloop?: Stuur de definitieve informatie uiterlijk 7 dagen voor de start en deel belangrijke wijzigingen direct opnieuw. Zet routekaart, startnummerprocedure, bevoorradingspunten, tijdslimieten en contactgegevens overzichtelijk bij elkaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.