Organiser une course de 100 kilomètres, étape par étape

Une course de 100 kilomètres se prépare d’abord comme un projet de sécurité et de logistique, pas comme une simple épreuve sportive. Commence par réserver le lieu, faire valider le parcours et obtenir les autorisations nécessaires. Ensuite, structure les inscriptions, l’équipe de bénévoles, les postes de ravitaillement et l’assistance médicale. Les dernières semaines servent surtout à transmettre des consignes précises, répartir le matériel et vérifier que chaque kilomètre est couvert.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu du concours
2 personnes
2
Demander une autorisation de compétition
2 personnes
3
Mettre en place le parcours
3 personnes
4
Vérifier le permis du parcours
2 personnes
5
Réserver la zone de départ et d’arrivée
2 personnes
6
Prévoir l’assistance médicale
2 personnes
7
Demander des mesures de circulation
2 personnes
8
Vérifier l’assurance
9
Publier le formulaire d'inscription
2 personnes
10
Envoyer les invitations
2 personnes
11
Recruter des bénévoles
3 personnes
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
15
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
16
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
17
Définir les points de ravitaillement
3 personnes
18
Imprimer la carte d'itinéraire
2 personnes
19
Trier les bracelets
2 personnes
20
Trier les dossards
2 personnes
21
Fixer les rubans des médailles
2 personnes
22
Répartir les stocks par point
4 personnes
23
Remplir les glacières
3 personnes
24
Faire les courses
3 personnes
25
Préparer les dossards
2 personnes
26
Installer les panneaux du parcours
3 personnes
27
Préparer les flèches de direction
3 personnes

Événement

28
Monter l’arche de départ
4 personnes
29
Installer la zone d'arrivée
5 personnes
30
Installer la table d’inscription
2 personnes
31
Installer les points d’approvisionnement
8 personnes
32
Installer les flèches d'orientation
6 personnes
33
Installer des barrières de circulation
4 personnes
34
Installer le poste de premiers secours
3 personnes
35
Tester le système de sonorisation
2 personnes
36
Enregistrer les participants
4 personnes
37
Distribuer les kits de départ
3 personnes
38
Réceptionner les bagages
3 personnes
39
Faire le briefing des participants
2 personnes
40
Exécuter la procédure de départ
4 personnes
41
Enregistrer les passages de tour
6 personnes
42
Refaire le plein d’eau
8 personnes
43
Réapprovisionner la boisson énergétique
6 personnes
44
Servir les fruits et les en-cas
8 personnes
45
Servir des boissons chaudes
3 personnes
46
Vider les poubelles
4 personnes
47
Dégager le parcours
4 personnes
48
Accompagner les participants au poste médical
2 personnes
49
Enregistrer les finishers
3 personnes
50
Distribuer les médailles
2 personnes
51
Nourrir les finishers
5 personnes
52
Rendre les bagages
3 personnes
53
Vérifier les heures de fin
2 personnes
54
Accompagner les derniers participants
3 personnes

Suivi

55
Démonter la zone d'arrivée
5 personnes
56
Démonter les postes de ravitaillement
6 personnes
57
Retirer les flèches d’itinéraire
6 personnes
58
Retirer les barrières de circulation
4 personnes
59
Rassembler les déchets
6 personnes
60
Nettoyer le site
5 personnes
61
Inventorier le matériel
2 personnes
62
Nettoyer le matériel
4 personnes
63
Rendre le matériel loué
3 personnes
64
Publier les résultats
2 personnes
65
Envoyer les photos des participants
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 6
Tablesqté 14
Chaisesqté 30
Tables de bièreqté 8
Portants à vêtementsqté 3
Boîtes de rangementqté 20

Équipement

Système de sonorisation
Microphonesqté 2
Chronomètresqté 8
Téléphones portablesqté 8
Batteries externesqté 10
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6

Matériel de sport

Numéros de départqté 220
Épingles de sûretéqté 500
Bracelets participantsqté 220
Médailles de finisherqté 220
Flèches de directionqté 180
Bornes kilométriquesqté 25
Arche de départ et d’arrivée
Tapis de chronométrageqté 2
Ruban de balisageqté 12
Cônes de signalisationqté 40
Gilets réfléchissantsqté 30
Sacs pour vestiaireqté 220
Caissesqté 40

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 500
Petits bolsqté 250
Assiettesqté 250
Couvertsqté 250
Thermosqté 8

Cuisine

Glacièresqté 16
Carafes d’eauqté 20
Carafesqté 16
Planches à découperqté 6
Couteaux de cuisineqté 6
Louchesqté 12
Plateauxqté 8

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 4
Couvertures de survieqté 30
Gants jetablesqté 200
Lampes de pocheqté 12

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 8
Lampes à pilesqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 16
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6

Catering

Courses

Conseils

Valide le parcours plusieurs semaines avant la course : vérifie son permis, place les bornes kilométriques et prévois des flèches, du ruban de balisage et des cônes aux endroits où les coureurs peuvent hésiter.
Ne limite pas l’organisation médicale au jour J. Définis les points d’intervention, les moyens de contact et les responsabilités de chaque poste avant d’établir la répartition des bénévoles.
Répartis les stocks par point de ravitaillement au lieu de tout déposer au départ. Remplis les glacières à l’avance et prévois des gobelets, bols, assiettes et couverts en fonction du nombre de participants attendu.
Envoie les informations pratiques aux participants après l’attribution des dossards : horaires, accès, zone de départ et d’arrivée, vestiaire, parcours et emplacement des ravitaillements. Un rappel 3 à 5 jours avant évite les questions de dernière minute.
Teste le chronométrage et les communications avant l’ouverture du site. Vérifie les tapis, chronomètres, téléphones, batteries externes, rallonges et multiprises, puis range les dossards, bracelets et médailles dans des boîtes clairement identifiées.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course de 100 kilomètres ?: Prévois au moins 6 mois pour une première édition, surtout si le parcours nécessite des autorisations et des mesures de circulation. Lance les démarches administratives et la réservation du lieu dès que la date est envisagée.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour une course de 100 kilomètres ?: Ouvre généralement les inscriptions 3 à 6 mois avant le départ. Ferme-les au plus tard 7 à 14 jours avant la course afin de traiter les besoins alimentaires, préparer les dossards et répartir les stocks.
Combien de bénévoles faut-il pour une course de 100 kilomètres ?: Le nombre dépend du parcours, mais prévois une équipe distincte pour chaque ravitaillement, le départ et l’arrivée, le vestiaire, le chronométrage et l’orientation. Établis les horaires par poste au moins 2 semaines avant l’épreuve.
Quand préparer le matériel d’une course de 100 kilomètres ?: Trie les dossards, bracelets, médailles, panneaux et caisses 2 à 3 jours avant. Le matin de la course, il ne devrait rester que le remplissage des glacières, l’installation du balisage et le contrôle du chronométrage.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.