Earth Hour organiseren: zo pak je het aan

Een goed Earth Hour begint niet bij het uitdoen van de lichten, maar bij een programma dat ook zonder gewone verlichting werkt. Leg eerst locatie, tijdsindeling en activiteiten vast en bepaal daarna welke veilige lichtbronnen en techniek nodig zijn. Regel aanmeldingen, vrijwilligers en communicatie ruim vooraf, zodat je op de avond zelf alleen nog hoeft op te bouwen. Besteed extra aandacht aan looproutes, eten, naamkaartjes en reserveverlichting: juist die praktische zaken worden vaak te laat geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Programma samenstellen
2 personen
3
Lichtplan uitwerken
2 personen
4
Activiteiten vastleggen
2 personen
5
Aanmeldformulier openen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Buurt informeren
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Vrijwilligers indelen
2 personen
11
Sprekers bevestigen
12
Leveringen reserveren
13
Programma publiceren
14
Posters ophangen
2 personen
15
Materialen controleren
2 personen
16
Naamkaartjes maken
17
Routebordjes printen
18
Boodschappenlijst afronden
2 personen
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Materialen ophalen
2 personen
21
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
22
Kleding en materialen klaarleggen

Event

23
Locatie openen
2 personen
24
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
25
Techniek aansluiten
2 personen
26
LED-verlichting plaatsen
3 personen
27
Decoratie ophangen
3 personen
28
Infostand inrichten
2 personen
29
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
30
Hapjes klaarzetten
3 personen
31
Informatieborden plaatsen
2 personen
32
Vrijwilligers briefen
2 personen
33
Bezoekers ontvangen
3 personen
34
Programma aankondigen
35
Dranken serveren
3 personen
36
Infostand bemannen
2 personen
37
Kinderactiviteit begeleiden
2 personen
38
Duurzaamheidsquiz begeleiden
2 personen
39
Hapjes serveren
3 personen
40
Dranken bijvullen
2 personen
41
Lichtuitdaging toelichten
42
Verlichting uitschakelen
2 personen
43
Earth Hour begeleiden
3 personen
44
Verlichting weer inschakelen
2 personen
45
Laatste programmaonderdeel afronden
46
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

47
Afval verzamelen
3 personen
48
Servies afwassen
3 personen
49
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
50
Techniek afkoppelen
2 personen
51
Locatie schoonmaken
4 personen
52
Decoratie verwijderen
2 personen
53
Materialen inventariseren
2 personen
54
Materialen retourneren
2 personen
55
Overgebleven voorraad opslaan
56
Afval wegbrengen
2 personen
57
Gevonden voorwerpen verwerken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 60
Statafelsaantal 2
Afvalbakkenaantal 6
Kapstokkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Koffiemokkenaantal 50
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 10

Keuken

Waterkannenaantal 6
Thermoskannenaantal 6

Apparatuur

Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Mobiele speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 12
Batterijlichtjesaantal 80
Oplaadbare werklampenaantal 4
Hoofdlampenaantal 10
Reservebatterijenaantal 24

Decoratie

Earth Hour-banneraantal 2
Informatiebordenaantal 8
Tafelkleedsetsaantal 6
Krijtbordenaantal 4
Routebordjesaantal 10

Schoonmaak

Bezemsaantal 3
Stofblikkenaantal 3
Schoonmaakemmersaantal 3
Microvezeldoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Werk het lichtplan uit vóór je materialen controleert. Bepaal per ruimte welke LED-lantaarns, batterijlichtjes of oplaadbare werklampen nodig zijn en houd reservebatterijen apart voor noodgevallen.
Plan het programma in blokken van 30 tot 60 minuten. Zo kunnen activiteiten, sprekers en een gezamenlijk Earth Hour-moment elkaar afwisselen zonder dat bezoekers in het donker wachten.
Open de aanmeldingen zodra locatie en programma vaststaan, liefst minimaal 3 weken vooraf. Vraag meteen dieetwensen uit, zodat je boodschappenlijst en hoeveelheden niet op het laatste moment veranderen.
Wijs vrijwilligers per taak en tijdstip toe. Zorg dat minstens 2 mensen vóór opening aanwezig zijn voor tafels, stoelen, routebordjes, techniek en verlichting; één persoon houdt daarna het aanspreekpunt.
Test mobiele speakers, draadloze microfoons, verlengkabels en stekkerdozen vóór de opbouw. Leg kabels langs vaste looproutes en controleer met een zaklamp of hoofdlamp of alle doorgangen veilig blijven.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik Earth Hour organiseren?: Begin minimaal 4 weken vooraf met de locatie, het programma en de activiteiten. Verstuur uitnodigingen en open het aanmeldformulier ongeveer 3 weken vooraf, zodat je dieetwensen en vrijwilligersindeling tijdig kunt verwerken.
Welke verlichting heb ik nodig voor Earth Hour?: Reken per donkere ruimte op meerdere zichtbare lichtpunten en houd één reservebron per ruimte achter de hand. Gebruik LED-lantaarns, batterijlichtjes en oplaadbare werklampen voor algemene verlichting; reservebatterijen en hoofdlampen zijn nuttig voor controles en noodgevallen.
Wanneer moet ik de Earth Hour-materialen controleren?: Controleer alle materialen uiterlijk 2 dagen vooraf en test techniek en verlichting nogmaals tijdens de opbouw. Zet houdbare voorraad en kleding de avond ervoor klaar, zodat je op de dag zelf alleen verse boodschappen en eventuele leveringen hoeft af te handelen.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een Earth Hour-bijeenkomst?: Plan minimaal 2 vrijwilligers voor de opbouw en wijs daarnaast mensen aan voor ontvangst, techniek, activiteiten en opruimen. Bij een groter programma is één coördinator per onderdeel praktisch, zodat vragen niet allemaal bij dezelfde persoon terechtkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.