Earth Hour organisieren: So gelingt der Ablauf
Bei Earth Hour zählt nicht nur, das Licht auszuschalten. Du brauchst einen klaren Ablauf für Programm, Beleuchtung, Anmeldung und sichere Wege im Dunkeln. Beginne mit dem Veranstaltungsort und dem Lichtkonzept, kläre danach Referenten, Helfer und Technik. In den letzten Tagen prüfst du Materialien, Lieferungen und Anmeldungen; am Veranstaltungstag werden Möbel, Lautsprecher und alternative Lichtquellen in einer festen Reihenfolge aufgebaut.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Location reservieren
- 2
Programm zusammenstellen
2 Personen
- 3
Lichtkonzept ausarbeiten
2 Personen
- 4
Abläufe dokumentieren
2 Personen
- 5
Anmeldeformular öffnen
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Nachbarschaft informieren
2 Personen
- 8
Anmeldungen bearbeiten
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 11
Referenten bestätigen
- 12
Lieferungen reservieren
- 13
Programm veröffentlichen
- 14
Poster aufhängen
2 Personen
- 15
Materialien prüfen
2 Personen
- 16
Namensschilder erstellen
- 17
Wegweiser drucken
- 18
Einkaufsliste abschließen
2 Personen
- 19
Einkaufen gehen
2 Personen
- 20
Materialien abholen
2 Personen
- 21
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen
- 22
Kleidung und Materialien bereitlegen
Event
- 23
Location öffnen
2 Personen
- 24
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 25
Technik anschließen
2 Personen
- 26
LED-Beleuchtung anbringen
3 Personen
- 27
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 28
Infostand einrichten
2 Personen
- 29
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 30
Snacks bereitstellen
3 Personen
- 31
Informationsschilder aufstellen
2 Personen
- 32
Freiwillige einweisen
2 Personen
- 33
Besucher empfangen
3 Personen
- 34
Programm ankündigen
- 35
Getränke servieren
3 Personen
- 36
Infostand besetzen
2 Personen
- 37
Kinderaktivität betreuen
2 Personen
- 38
Nachhaltigkeitsquiz moderieren
2 Personen
- 39
Snacks servieren
3 Personen
- 40
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 41
Lichtchallenge erklären
- 42
Beleuchtung ausschalten
2 Personen
- 43
Earth Hour begleiten
3 Personen
- 44
Beleuchtung wieder einschalten
2 Personen
- 45
Letzten Programmpunkt abschließen
- 46
Besucher verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 47
Abfall sammeln
3 Personen
- 48
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 49
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 50
Technik abkoppeln
2 Personen
- 51
Location reinigen
4 Personen
- 52
Dekoration entfernen
2 Personen
- 53
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 54
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 55
Restbestand einlagern
- 56
Müll entsorgen
2 Personen
- 57
Gefundene Gegenstände bearbeiten
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 6
- StühleAnz. 60
- StehtischeAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 6
- KleiderständerAnz. 2
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 80
- KaffeebecherAnz. 50
- TellerAnz. 80
- BestecksetsAnz. 80
- ServierschalenAnz. 10
Küche
- WasserkannenAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 6
Ausstattung
- WasserkocherAnz. 3
- KaffeemaschinenAnz. 2
- Mobile LautsprecherAnz. 2
- FunkmikrofoneAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
Beleuchtung
- LED-LaternenAnz. 12
- BatterielichterAnz. 80
- Akkubetriebene ArbeitsleuchtenAnz. 4
- StirnlampenAnz. 10
- ErsatzbatterienAnz. 24
Dekoration
- Earth Hour-BannerAnz. 2
- InfotafelnAnz. 8
- TischdeckensetsAnz. 6
- KreidetafelnAnz. 4
- WegweiserAnz. 10
Reinigung
- BesenAnz. 3
- BlechdosenAnz. 3
- PutzeimerAnz. 3
- MikrofasertücherAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege zuerst fest, welche Bereiche wirklich dunkel bleiben und wo Arbeits- oder Orientierungslicht nötig ist. Plane LED-Laternen, Batterielichter und akkubetriebene Arbeitsleuchten so, dass Wege, Eingänge und Ausgänge sichtbar bleiben.
- Veröffentliche das Programm erst, wenn Referenten, Technik und Zeitabläufe bestätigt sind. Für einen Abend mit mehreren Programmpunkten sollte jede Übergabe schriftlich mit Startzeit und Verantwortlichen festgehalten werden.
- Informiere die Nachbarschaft mindestens 7 Tage vorher über den Termin, mögliche Geräusche und die dunklen Bereiche. So kommen weniger Rückfragen am Veranstaltungstag und niemand wird vom abgeschalteten Licht überrascht.
- Bearbeite Anmeldungen fortlaufend und erfasse Ernährungswünsche spätestens 3 Tage vor der Veranstaltung. Teile Freiwillige danach konkreten Aufgaben zu, etwa Empfang, Wegweisung, Lichtkontrolle und Abbau.
- Prüfe Materialien und Technik am Vortag statt erst beim Aufbau. Teste mobile Lautsprecher, Funkmikrofone, Verlängerungskabel und Ersatzbatterien und lege Namensschilder, Wegweiser sowie Infotafeln griffbereit bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man Earth Hour organisieren?
- Beginne mindestens 4 Wochen vorher mit der Reservierung des Veranstaltungsorts und dem Lichtkonzept. Programm, Anmeldeformular und Einladungen sollten spätestens 2 Wochen vor dem Termin fertig sein.
- Wie viele Helfer braucht man für eine Earth-Hour-Veranstaltung?
- Plane mindestens eine Person für den Empfang, eine für die Licht- und Sicherheitskontrolle und eine für Technik oder Referenten ein. Bei mehr als 30 Gästen ist zusätzlich eine Person für Wegweisung und Material sinnvoll.
- Wann sollte man die Nachbarschaft über Earth Hour informieren?
- Eine Information mindestens 7 Tage vorher ist ein guter Richtwert. Nenne Termin, geplante Dauer, dunkle Bereiche und eine Kontaktmöglichkeit für Rückfragen.
- Was muss man am Tag von Earth Hour zuerst aufbauen?
- Öffne den Veranstaltungsort zuerst, stelle Tische und Stühle auf und sichere anschließend Wege und Eingänge mit alternativer Beleuchtung. Danach schließt du Lautsprecher und Mikrofone an und prüfst den Ablauf vor dem Einlass.
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