Organiser Earth Hour, étape par étape

Earth Hour se prépare comme une soirée structurée, avec une transition précise vers un éclairage réduit ou éteint. Commencez par réserver le lieu, définir le programme et prévoir les activités qui restent praticables avec peu de lumière. Ensuite, gérez les inscriptions, les besoins alimentaires, les intervenants et les bénévoles avant de finaliser le matériel. Le jour même, prévoyez assez de temps pour installer les tables, tester la technique et vérifier chaque source lumineuse de secours.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Établir le programme
2 personnes
3
Élaborer le plan d'éclairage
2 personnes
4
Consigner les activités
2 personnes
5
Ouvrir le formulaire d’inscription
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Informer le voisinage
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Répartir les bénévoles
2 personnes
11
Confirmer les intervenants
12
Réserver les livraisons
13
Publier le programme
14
Accrocher les affiches
2 personnes
15
Vérifier le matériel
2 personnes
16
Créer des badges nominatifs
17
Imprimer les panneaux de parcours
18
Finaliser la liste de courses
2 personnes
19
Faire les courses
2 personnes
20
Récupérer le matériel
2 personnes
21
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
22
Préparer les vêtements et le matériel

Événement

23
Ouvrir le lieu
2 personnes
24
Installer les tables et les chaises
4 personnes
25
Brancher la technique
2 personnes
26
Installer l’éclairage LED
3 personnes
27
Installer la décoration
3 personnes
28
Aménager le stand d'information
2 personnes
29
Préparer le café et le thé
2 personnes
30
Préparer les en-cas
3 personnes
31
Placer les panneaux d’information
2 personnes
32
Briefing des bénévoles
2 personnes
33
Accueillir les visiteurs
3 personnes
34
Annoncer le programme
35
Servir les boissons
3 personnes
36
Tenir le stand d'information
2 personnes
37
Encadrer une activité pour enfants
2 personnes
38
Animer le quiz sur le développement durable
2 personnes
39
Servir des amuse-bouches
3 personnes
40
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
41
Expliquer le défi de lumière
42
Éteindre l’éclairage
2 personnes
43
Accompagner Earth Hour
3 personnes
44
Rallumer l'éclairage
2 personnes
45
Finaliser la dernière partie du programme
46
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

47
Rassembler les déchets
3 personnes
48
Faire la vaisselle
3 personnes
49
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
50
Débrancher le matériel technique
2 personnes
51
Nettoyer le lieu
4 personnes
52
Retirer la décoration
2 personnes
53
Inventorier le matériel
2 personnes
54
Retourner les matériels
2 personnes
55
Ranger le stock restant
56
Évacuer les déchets
2 personnes
57
Traiter les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 60
Tables hautesqté 2
Poubellesqté 6
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 80
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 10

Cuisine

Carafes d’eauqté 6
Thermosqté 6

Équipement

Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Enceintes mobilesqté 2
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6

Éclairage

Lanternes LEDqté 12
Lumières à batterieqté 80
Projecteurs de chantier rechargeablesqté 4
Lampes frontalesqté 10
Piles de rechangeqté 24

Décoration

Bannière Earth Hourqté 2
Panneaux d'informationqté 8
Sets de nappesqté 6
Panneaux en ardoiseqté 4
Panneaux d’orientationqté 10

Nettoyage

Balaisqté 3
Pelles à poussièreqté 3
Seaux de nettoyageqté 3
Chiffons microfibresqté 12

Catering

Courses

Conseils

Définissez le déroulé avant d’ouvrir les inscriptions : indiquez l’heure d’accueil, le début du temps sans éclairage, les activités prévues et l’heure de fin. Les participants sauront ainsi exactement à quoi s’attendre.
Préparez un plan d’éclairage distinct pour chaque zone. Prévoyez des lanternes LED ou des lampes à batterie pour les espaces fixes, des lampes frontales pour les déplacements et des piles de rechange accessibles.
Ne branchez pas la technique au dernier moment. Testez les enceintes, les microphones, les rallonges et les multiprises avant l’ouverture, puis confirmez qui intervient et à quel moment du programme.
Traitez les inscriptions plusieurs jours avant Earth Hour et recueillez les besoins alimentaires dans le même formulaire. Gardez une liste actualisée pour répartir les bénévoles et éviter les oublis à l’accueil.
Installez les panneaux d’orientation, les informations et la bannière avant l’arrivée du public. Prévoyez aussi les poubelles, les gobelets réutilisables et le matériel de nettoyage afin de ne pas devoir chercher ces éléments pendant la soirée.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser Earth Hour ?: Prévoyez au moins 3 à 4 semaines pour réserver le lieu, confirmer les intervenants, ouvrir les inscriptions et informer le voisinage. Gardez les 2 derniers jours pour les courses, la récupération du matériel et les dernières confirmations.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour Earth Hour ?: Ouvrez le formulaire environ 2 semaines avant l’événement. Fixez une date limite 3 à 5 jours avant Earth Hour pour traiter les inscriptions, recueillir les besoins alimentaires et répartir les bénévoles.
Quel éclairage prévoir pendant Earth Hour ?: Prévoyez une source lumineuse de secours pour chaque zone, plus une réserve : lanternes LED, lumières à batterie ou projecteurs rechargeables. Ajoutez au moins un jeu de piles de rechange et quelques lampes frontales pour les déplacements.
Quand installer les tables et tester la technique ?: Commencez l’installation au moins 2 heures avant l’accueil du public. Montez les tables et les chaises, placez les panneaux, puis testez les enceintes, les microphones et les branchements avant l’arrivée des participants.

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