Cómo organizar Earth Hour sin dejar nada para el último momento
Earth Hour funciona mejor cuando la oscuridad está planificada, no improvisada. Empieza por reservar el lugar, definir el programa y decidir qué zonas necesitarán iluminación alternativa durante la actividad. Después coordina las inscripciones, las preferencias alimentarias, los ponentes y los voluntarios, y deja la compra y el montaje para una fase final con comprobaciones concretas. El plan reúne 57 tareas y 33 tipos de materiales para que la preparación avance en el orden adecuado.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar el lugar
- 2
Elaborar el programa
2 personas
- 3
Desarrollar el plan de iluminación
2 personas
- 4
Registrar actividades
2 personas
- 5
Abrir el formulario de inscripción
- 6
Enviar invitaciones
2 personas
- 7
Informar al vecindario
2 personas
- 8
Gestionar inscripciones
- 9
Recoger preferencias dietéticas
- 10
Asignar voluntarios
2 personas
- 11
Confirmar ponentes
- 12
Reservar suministros
- 13
Publicar el programa
- 14
Colgar pósters
2 personas
- 15
Comprobar los materiales
2 personas
- 16
Hacer tarjetas con nombres
- 17
Imprimir señales de ruta
- 18
Finalizar la lista de compras
2 personas
- 19
Hacer la compra
2 personas
- 20
Recoger los materiales
2 personas
- 21
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
- 22
Preparar la ropa y los materiales
Evento
- 23
Abrir la ubicación
2 personas
- 24
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 25
Conectar la técnica
2 personas
- 26
Colocar iluminación LED
3 personas
- 27
Colgar la decoración
3 personas
- 28
Montar el puesto de información
2 personas
- 29
Preparar café y té
2 personas
- 30
Preparar los aperitivos
3 personas
- 31
Colocar los paneles informativos
2 personas
- 32
Informar a los voluntarios
2 personas
- 33
Recibir a los visitantes
3 personas
- 34
Anunciar el programa
- 35
Servir las bebidas
3 personas
- 36
Atender el puesto de información
2 personas
- 37
Acompañar la actividad infantil
2 personas
- 38
Dirigir el quiz de sostenibilidad
2 personas
- 39
Servir aperitivos
3 personas
- 40
Rellenar las bebidas
2 personas
- 41
Explicar el reto de luz
- 42
Apagar la iluminación
2 personas
- 43
Coordinar Earth Hour
3 personas
- 44
Volver a encender la iluminación
2 personas
- 45
Finalizar el último elemento del programa
- 46
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Seguimiento
- 47
Recoger la basura
3 personas
- 48
Lavar la vajilla
3 personas
- 49
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 50
Desconectar la tecnología
2 personas
- 51
Limpiar el lugar
4 personas
- 52
Retirar la decoración
2 personas
- 53
Inventariar materiales
2 personas
- 54
Devolver los materiales
2 personas
- 55
Guardar el stock restante
- 56
Llevar la basura
2 personas
- 57
Gestionar los objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 6
- Sillascant. 60
- Mesas altascant. 2
- Papeleracant. 6
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 80
- Tazas de cafécant. 50
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 80
- Bandejas de servircant. 10
Cocina
- Jarras de aguacant. 6
- Termoscant. 6
Equipo
- Teterascant. 3
- Máquinas de cafécant. 2
- Altavoces móvilescant. 2
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
Iluminación
- Faroles LEDcant. 12
- Luces de pilacant. 80
- Lámparas de trabajo recargablescant. 4
- Linternas frontalescant. 10
- Baterías de repuestocant. 24
Decoración
- Banner de Earth Hourcant. 2
- Paneles informativoscant. 8
- Juegos de mantelescant. 6
- Pizarrascant. 4
- Carteles de rutacant. 10
Limpieza
- Escobascant. 3
- Recogedores de polvocant. 3
- Cubos de limpiezacant. 3
- Paños de microfibracant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Define el plan de iluminación antes de publicar el programa: separa la iluminación ambiental de la que necesitas para rutas, trabajo y emergencias. Prueba faroles LED, luces a pilas y lámparas recargables al menos 7 días antes.
- Abre el formulario de inscripción con tiempo suficiente para recoger preferencias dietéticas y calcular vasos, tazas, platos y cubiertos. Cierra las respuestas entre 3 y 5 días antes para poder finalizar la compra.
- Confirma ponentes, voluntarios y necesidades técnicas una semana antes. Asigna a una persona para los altavoces, micrófonos, cables y regletas, y a otra para recibir materiales y revisar el espacio.
- Informa al vecindario y coloca los carteles de ruta antes del evento, especialmente si la actividad termina de noche. Comprueba que las señales se leen con la iluminación prevista y que no bloquean entradas ni salidas.
- Reserva entre 60 y 90 minutos para el montaje y una revisión final antes de abrir el lugar. Comprueba mesas, sillas, puntos de luz, agua, termos, papeleras y materiales de limpieza antes de que llegue el público.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar Earth Hour?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Reserva el lugar y confirma el programa al principio; deja cerradas las inscripciones, la compra y los materiales durante la última semana.
- ¿Cuándo hay que preparar la iluminación de Earth Hour?
- Diseña el plan de iluminación al menos 2 semanas antes y haz una prueba completa 7 días antes. Revisa también las baterías de repuesto y las rutas cuando ya haya poca luz.
- ¿Cuándo se cierran las inscripciones para Earth Hour?
- Cierra el formulario entre 3 y 5 días antes del evento. Así puedes ajustar las provisiones, tener en cuenta las preferencias dietéticas y asignar suficientes voluntarios.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar Earth Hour?
- Calcula entre 60 y 90 minutos para colocar mesas y sillas, preparar la iluminación, conectar la técnica y poner las señales. Añade 15 minutos para una revisión de seguridad antes de abrir.
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