Hobbymarkt organiseren: complete checklist

Een hobbymarkt organiseren vraagt vooral om een strakke deelnemersadministratie en een duidelijke indeling van de ruimte. Leg eerst datum, locatie en voorwaarden vast; verwerk daarna de aanmeldingen en wijs iedere deelnemer een tafelnummer toe. In de laatste week regel je boodschappen, betaalmiddelen en materialen. Op de dag zelf draait alles om een vroeg geopende locatie, gemarkeerde kramen en een ontvangst waarbij deelnemers direct weten waar ze moeten zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Marktindeling maken
2 personen
Deelnemersvoorwaarden opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Deelnemers bevestigen
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Tafelnummers toewijzen
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
Reserveringen maken
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Contant geld wisselen
Materialen verzamelen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Locatie openen
2 personen
Zaal controleren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Kraamindeling markeren
2 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Kramen inrichten
4 personen
Versiering ophangen
2 personen
bewegwijzering plaatsen
2 personen
Koffiepunt klaarzetten
2 personen
Kassa en pinapparaat testen
2 personen
Welkomsttafel klaarzetten
2 personen
Veiligheidsroutes vrijmaken
2 personen
Deelnemersbriefing geven
2 personen

Event

Bezoekers verwelkomen
3 personen
Informatie verstrekken
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Toiletten controleren
Deelnemers informeren over sluiting
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Kassa afsluiten
2 personen
Deelnemers uitchecken
3 personen
Kramen afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Afval wegbrengen
2 personen
Materialen opbergen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Gevonden voorwerpen bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 20
Stoelenaantal 60
Tafelkledenaantal 20
Kledingrekkenaantal 4
Krukkenaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Pinapparaat
Kassa

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 80
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Opscheplepelsaantal 6
Serveerbladenaantal 6

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Mengkommenaantal 3
Maatbekersaantal 2

Decoratie

Slingersaantal 10
Ballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2
Tafeldecoratieaantal 12
Pijlenbordenaantal 8
Naamkaartjesaantal 40
Prikbord
Stiftenaantal 12
Plakbandaantal 6
Scharenaantal 6

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilmoppenaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen vooraf. Vermeld daarin het tafelnummer, de opbouwtijd, de route naar de locatie, beschikbare tafels en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Maak de marktindeling vóór je deelnemers definitief bevestigt. Houd looppaden vrij en controleer of tafels, kledingrekken en eventuele krukken samen in de zaal passen.
Plan minimaal 60 minuten voor de opening om tafels, stoelen, tafelkleden, bewegwijzering en kraammarkeringen klaar te zetten. Test verlengsnoeren, stekkerdozen en het pinapparaat voordat bezoekers binnenkomen.
Koel dranken enkele uren vooraf en bereid hapjes zo veel mogelijk op de dag ervoor voor. Zet koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen, kopjes en glazen bij één duidelijk herkenbaar uitgiftepunt.
Regel contant wisselgeld en controleer de kassa vóór de eerste verkoop. Noteer ook dieetwensen bij de aanmeldingen en houd voor de ontvangst een lijst met deelnemers en tafelnummers bij de hand.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een hobbymarkt op te bouwen?: Reken op minimaal 60 tot 90 minuten voor het opstellen van tafels en stoelen, het markeren van kramen en het plaatsen van bewegwijzering. Voeg extra tijd toe als deelnemers hun eigen kramen nog moeten inrichten.
Wanneer moet ik deelnemers voor een hobbymarkt bevestigen?: Bevestig deelnemers bij voorkeur uiterlijk 2 weken vóór de markt, zodra de indeling en voorwaarden vaststaan. Stuur de definitieve tafelnummers en praktische informatie daarna uiterlijk 7 dagen vooraf.
Hoeveel tafels heb ik nodig voor een hobbymarkt?: Tel eerst het aantal bevestigde deelnemers en koppel daar per deelnemer het afgesproken aantal tafels aan. Reserveer daarnaast minstens 1 tafel voor de ontvangst of kassa en houd 1 extra tafel achter de hand voor wijzigingen.
Wat moet ik op de ochtend van een hobbymarkt controleren?: Controleer vóór opening de zaal, looppaden, tafelnummers, bewegwijzering, verlichting en stroompunten. Test ook het pinapparaat, tel het wisselgeld en zet koffie, gekoelde dranken en hapjes klaar; plan hiervoor ongeveer 30 minuten naast de opbouwtijd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.