Hobbymarkt organisieren: die praktische Checkliste
Bei einer Hobbymarkt-Organisation entscheidet ein klarer Ablauf darüber, ob am Veranstaltungstag Zeit für die Aussteller und Besucher bleibt. Lege zuerst Termin, Ort, Teilnahmebedingungen und die Aufteilung der Stände fest. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen, Bestätigungen und die Informationen für alle Teilnehmenden. In den letzten Tagen geht es um Einkauf, Verpflegung, Tischnummern und Materialien; am Markttag selbst um Raumkontrolle, Aufbau und Empfang.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Ort festlegen
2 Personen
Marktaufteilung erstellen
2 Personen
Teilnahmebedingungen erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Teilnehmer bestätigen
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Tischnummern zuweisen
2 Personen
Teilnehmerinformationen versenden
2 Personen
Reservierungen vornehmen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Bargeld wechseln
Materialien zusammenstellen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Location öffnen
2 Personen
Saal kontrollieren
2 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Standaufteilung markieren
2 Personen
Teilnehmende empfangen
3 Personen
Stände einrichten
4 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Kaffeestation vorbereiten
2 Personen
Kasse und Kartenlesegerät testen
2 Personen
Willkommenstisch vorbereiten
2 Personen
Sicherheitswege freimachen
2 Personen
Teilnehmerbriefing geben
2 Personen
Event
Besucher begrüßen
3 Personen
Informationen bereitstellen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Teilnehmer über die Schließung informieren
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Kasse abschließen
2 Personen
Teilnehmer auschecken
3 Personen
Stände abbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Location reinigen
4 Personen
Müll entsorgen
2 Personen
Materialien verstauen
3 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
Fundgegenstände aufbewahren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 20
- StühleAnz. 60
- TischdeckenAnz. 20
- KleiderständerAnz. 4
- HockerAnz. 6
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Kartenterminal
- Kasse
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 80
- GläserAnz. 80
- TellerAnz. 80
- BestecksetsAnz. 80
- ServierlöffelAnz. 6
- ServiertablettsAnz. 6
Küche
- ThermoskannenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- KüchenmesserAnz. 3
- RührschüsselnAnz. 3
- MessbecherAnz. 2
Dekoration
- GirlandenAnz. 10
- BallonsAnz. 100
- BallonpumpeAnz. 2
- TischdekorationAnz. 12
- PfeiltafelnAnz. 8
- NamensschilderAnz. 40
- Pinnwand
- StifteAnz. 12
- KlebebandAnz. 6
- ScherenAnz. 6
Reinigung
- BesenAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- WischmoppsAnz. 2
- EimerAnz. 2
- PutzlappenAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege den Standplan fest, bevor du Tischnummern vergibst. So kannst du Aussteller nach Platzbedarf einteilen und die Nummern anschließend gesammelt verschicken.
- Schließe die Anmeldungen spätestens eine Woche vor dem Markt ab. Erfasse bis dahin auch Ernährungswünsche, damit Snacks und Getränke nicht kurzfristig nachgekauft werden müssen.
- Plane für den Aufbau mindestens 90 Minuten ein. Tische, Stühle, Tischdecken und markierte Standflächen brauchen mehr Zeit, wenn zusätzlich Beschilderung und Dekoration angebracht werden.
- Prüfe vor dem Einkauf die vorhandene Ausstattung: Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Kühlboxen, Verlängerungskabel, Kartenterminal und Kasse werden leicht vergessen oder doppelt eingeplant.
- Kühle Getränke am Vorabend und bereite Snacks am Veranstaltungstag frühzeitig vor. Stelle außerdem Tassen, Gläser, Teller, Besteck und Serviermaterial an einem festen Ausgabepunkt bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh muss ich eine Hobbymarkt-Checkliste beginnen?
- Beginne idealerweise vier bis sechs Wochen vor dem Termin mit Datum, Ort, Teilnahmebedingungen und Standaufteilung. Die Anmeldungen sollten spätestens eine Woche vor dem Markt abgeschlossen sein.
- Wann verschicke ich die Informationen an die Teilnehmer eines Hobbymarkts?
- Versende die Bestätigung und alle praktischen Informationen etwa sieben Tage vor dem Markt. Tischnummer, Aufbauzeit, Standplatz und Hinweise zur Anfahrt sollten dann bereits feststehen.
- Wie viel Zeit brauche ich für den Aufbau eines Hobbymarkts?
- Rechne mit mindestens 90 Minuten für Saalkontrolle, Tische, Stühle, Tischdecken, Standmarkierungen und Beschilderung. Für umfangreiche Dekoration oder viele Aussteller sind zwei Stunden realistischer.
- Was muss ich für die Verpflegung auf einem Hobbymarkt einplanen?
- Plane pro erwarteter Person mindestens eine Tasse oder ein Glas ein und halte zusätzliche 10 bis 15 Prozent bereit. Getränke sollten am Vorabend gekühlt, Snacks am Veranstaltungstag vorbereitet und Ernährungswünsche vorher erfasst werden.
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