Organiser un salon de loisirs créatifs sans rien oublier

Un salon de loisirs créatifs demande plus qu’une série de tables et quelques exposants. Il faut cadrer les inscriptions, attribuer les emplacements, recueillir les besoins alimentaires et transmettre les informations assez tôt. Le jour venu, prévoyez du temps pour installer les tables, chaises, stands et panneaux avant l’arrivée des participants. Cette checklist vous aide à suivre les 51 tâches et à rassembler le matériel nécessaire, des multiprises aux badges nominatifs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Créer l'agencement du marché
2 personnes
Rédiger les conditions de participation
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Confirmer les participants
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Attribuer les numéros de table
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
Faire les réservations
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Changer l'argent liquide
Rassembler le matériel
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier la salle
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Marquer l’agencement des stands
2 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Aménager les stands
4 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
installer la signalisation
2 personnes
Préparer le point café
2 personnes
Tester la caisse et le terminal de paiement
2 personnes
Préparer la table d’accueil
2 personnes
Dégager les voies de sécurité
2 personnes
Faire le briefing des participants
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Fournir les informations
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
Informer les participants de la fermeture
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Faire le check-out des participants
3 personnes
Démonter les stands
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Ranger le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Conserver les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 20
Chaisesqté 60
Nappesqté 20
Portants à vêtementsqté 4
Tabouretsqté 6

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Terminal de paiement
Caisse

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 80
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Louchesqté 6
Plateaux de serviceqté 6

Cuisine

Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Saladiersqté 3
Verres doseursqté 2

Décoration

Guirlandesqté 10
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Décoration de tableqté 12
Panneaux de directionqté 8
Badges nominatifsqté 40
Panneau d’affichage
Marqueursqté 12
Ruban adhésifqté 6
Ciseauxqté 6

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer la date et le lieu, puis dessinez l’agencement du marché avant d’ouvrir les inscriptions. Gardez une largeur de passage suffisante pour les visiteurs et prévoyez un emplacement clairement identifié pour chaque stand.
Envoyez les conditions de participation avec les invitations et fixez une date limite d’inscription. Demandez dès le départ les besoins alimentaires, le matériel électrique et les éventuelles contraintes de table afin d’éviter les changements de dernière minute.
Attribuez les numéros de table après confirmation des participants, puis envoyez un récapitulatif comprenant l’horaire d’arrivée, l’emplacement, les accès et le matériel fourni. Un plan imprimé affiché sur place accélère l’installation et l’accueil.
Regroupez le matériel au moins la veille : rallonges, multiprises, terminal de paiement, caisse, vaisselle, thermos et glacières. Refroidissez les boissons et préparez les en-cas avant l’ouverture pour ne pas quitter l’accueil pendant les arrivées.
Prévoyez une heure avant l’accueil pour ouvrir le lieu, vérifier la salle, installer tables et chaises, marquer les stands et suspendre la décoration. Placez les panneaux de direction et les badges avant l’arrivée des exposants, quand les allées sont encore dégagées.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un salon de loisirs créatifs ?: Envoyez-les idéalement 6 à 8 semaines avant le salon. Fixez une date limite d’inscription environ 3 semaines avant l’événement, afin de confirmer les participants et de finaliser les numéros de table.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer un salon de loisirs créatifs ?: Prévoyez au minimum 1 heure pour une petite salle et 2 heures si vous installez plusieurs rangées de tables, des chaises, des portants et de la signalétique. Ajoutez 30 minutes si la décoration et les branchements électriques sont nombreux.
Que faut-il prévoir pour les stands d’un salon de loisirs créatifs ?: Prévoyez une table et une chaise par emplacement, ainsi que des nappes si elles sont fournies par l’organisation. Selon les exposants, ajoutez des portants, des tabourets, des rallonges et des multiprises, puis confirmez ces besoins au moins 2 semaines avant.
Quand préparer les boissons et les en-cas ?: Faites les courses 1 à 2 jours avant, puis refroidissez les boissons et préparez les en-cas le jour même avant l’accueil. Gardez les boissons dans des glacières et prévoyez les tasses, verres, assiettes et couverts au même endroit.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.