Checklist para organizar una feria de manualidades
Una feria de manualidades necesita más que mesas y expositores: hay que coordinar inscripciones, distribución, condiciones de participación y atención a los visitantes. Empieza cerrando la fecha y el lugar, y deja confirmados los participantes antes de asignar números de mesa. Durante la última semana, concentra las compras, los materiales y la información práctica. Esta checklist te ayuda a avanzar en orden y a llegar al montaje con bebidas frías, señalización y puestos preparados.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar fecha y lugar
2 personas
Hacer la distribución del mercado
2 personas
Redactar las condiciones de participación
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Confirmar participantes
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Asignar números de mesa
2 personas
Enviar información a los participantes
2 personas
Hacer reservas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Cambiar efectivo
Reunir los materiales
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar la sala
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Marcar la distribución de los puestos
2 personas
Recepción de participantes
3 personas
Montar los puestos
4 personas
Colgar la decoración
2 personas
Colocar la señalización
2 personas
Preparar el rincón del café
2 personas
Probar la caja y el datáfono
2 personas
Preparar la mesa de bienvenida
2 personas
Despejar las rutas de seguridad
2 personas
Dar la información a los participantes
2 personas
Evento
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Proporcionar información
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Comprobar los baños
Informar a los participantes sobre el cierre
Despedir a los visitantes
2 personas
Seguimiento
Cerrar la caja
2 personas
Hacer el check-out de participantes
3 personas
Desmontar los puestos
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Llevar la basura
2 personas
Guardar los materiales
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas
Guardar los objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 20
- Sillascant. 60
- Mantelescant. 20
- Percheroscant. 4
- Taburetescant. 6
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 3
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Máquina de sellado
- Caja registradora
Vajilla
- Tazas de cafécant. 80
- Vasoscant. 80
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 80
- Cucharonescant. 6
- Bandejas de serviciocant. 6
Cocina
- Termoscant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de cocinacant. 3
- Cuencos para mezclarcant. 3
- Jarras medidorascant. 2
Decoración
- Guirnaldascant. 10
- Globoscant. 100
- Bomba de globoscant. 2
- Decoración de mesacant. 12
- Paneles de flechascant. 8
- Tarjetas de nombrecant. 40
- Tablón de anuncios
- Rotuladorescant. 12
- Cinta adhesivacant. 6
- Tijerascant. 6
Limpieza
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 2
- Paños de limpiezacant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones antes de preparar la distribución definitiva. Cuando conozcas el número de participantes, asigna los números de mesa y envía a cada persona su ubicación, horario y condiciones de participación.
- Reserva con antelación las mesas, sillas, manteles y cualquier perchero o taburete que necesiten los puestos. Deja la distribución marcada en el suelo o con paneles de flechas antes de que lleguen los participantes.
- Haz la compra de comida y bebida después de confirmar las preferencias dietéticas. Para el primer tramo del evento, calcula entre 2 y 3 bebidas por persona y enfría las bebidas el día anterior si tienes espacio.
- Reúne los equipos que suelen faltar en el último momento: máquinas de café, teteras, termos, cables alargadores, regletas y neveras portátiles. Comprueba que cada aparato tenga una toma disponible y que los cables no crucen las zonas de paso.
- Programa la apertura del lugar al menos 2 horas antes de recibir a los participantes. Usa la primera hora para revisar la sala y montar mesas y sillas; reserva la siguiente para puestos, decoración, señalización y recepción.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de manualidades?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes para fijar fecha, lugar, condiciones e invitaciones. Deja cerradas las inscripciones y la distribución de puestos al menos 7 días antes.
- ¿Cuántas mesas necesito para una feria de manualidades?
- Necesitas como mínimo una mesa por puesto confirmado, más una mesa para recepción o caja si la feria la utiliza. Confirma el número final de participantes 7 días antes y reserva algunas sillas adicionales, normalmente entre 2 y 4.
- ¿Qué se prepara el día anterior en una feria de manualidades?
- El día anterior conviene comprobar la lista de la compra, reunir los materiales, cambiar efectivo, enfriar las bebidas y dejar preparada la señalización. También puedes organizar las tarjetas de nombre y marcar la distribución para ahorrar tiempo durante el montaje.
- ¿A qué hora hay que llegar para montar una feria de manualidades?
- Abre el lugar al menos 2 horas antes de la recepción de participantes. Necesitarás aproximadamente 60 minutos para mesas y sillas y otros 60 minutos para puestos, decoración, bebidas y señalización.
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