Hobbymarkt organiseren: checklist en planning

Een hobbymarkt organiseren vraagt vooral om strakke planning tussen standhouders, locatie en praktische voorzieningen. Leg eerst datum, openingstijden, zaalindeling, vergunningen en begroting vast. Daarna regel je de aanmeldingen, standnummers en communicatie, zodat iedere deelnemer weet waar en wanneer hij moet opbouwen. In de laatste weken controleer je materialen, catering, vrijwilligers, betalingen en naamkaartjes. Deze checklist volgt die volgorde en helpt je om zaken die vaak te laat komen op tijd af te ronden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en openingstijden vastleggen
2 personen
Locatie en zaalindeling reserveren
2 personen
Marktvergunning controleren
Verzekering en veiligheidsregels controleren
Begroting en entreeprijs vaststellen
2 personen
Standhouders benaderen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotiebericht publiceren
Posters ontwerpen
Posters verspreiden
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Standhouders bevestigen
2 personen
Standnummers toewijzen
2 personen
Plattegrond van de markt maken
2 personen
Standhouders informeren
2 personen
Reserveringen voor materialen maken
Catering bestellen
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Contant geld en wisselgeld regelen
Betaalapparaten testen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Standhouderslijsten afdrukken
Bewegwijzering afdrukken
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Locatie controleren
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
6 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Stands nummeren
3 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Cateringplek inrichten
3 personen
Kassa en ontvangst inrichten
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen

Event

Standhouders ontvangen
3 personen
Standhouders naar plaatsen wijzen
3 personen
Laatste veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Entree en betalingen verwerken
2 personen
Informatiepunt bemannen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Standhouders ondersteunen
2 personen
Route en doorgangen vrijhouden
2 personen
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Standhouders uit laten laden
3 personen
Kassa afsluiten
2 personen
Geluidsinstallatie uitschakelen

Nazorg

Tafels en stoelen afbreken
5 personen
Partytenten afbreken
6 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
5 personen
Materialen sorteren
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opruimen
2 personen
Betaalapparaten retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 8
Marktkramenaantal 30
Tafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 70
Biertafelsaantal 6
Tafelkledenaantal 30
Kledingrekkenaantal 10
Krukkenaantal 6

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Microfoonaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Betaalterminalsaantal 2
Oplaadstationsaantal 2
Koelboxenaantal 6
Warmhoudkannenaantal 4
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Handlampenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 150
Bordenaantal 120
Messenaantal 120
Vorkenaantal 120
Theelepelsaantal 120
Serveerbladenaantal 8
Schenk kannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Maatbekersaantal 3
Schaaltjesaantal 12
Opslagbakkenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 4

Decoratie

Slingersaantal 20
Ballonnenaantal 150
Ballonpompaantal 2
Tafeldecoratieaantal 12
Naamkaartjesaantal 40
Kleefstripsaantal 4
Plantenaantal 12

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 10
Buitenlampenaantal 8
Ledlampenaantal 12

Catering

Kassaaantal 2
Geldkistjesaantal 2
Pinnenbordjesaantal 4
Menubordenaantal 4
Etagèresaantal 6
Thermosflessenaantal 6
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Toiletborstelsaantal 3

Tips

Reserveer marktkramen, tafels en stoelen zodra de locatie vaststaat. Tel per stand hoeveel oppervlak nodig is en houd daarnaast minimaal één duidelijke looproute vrij.
Open de aanmelding uiterlijk 6 tot 8 weken voor de markt. Vraag meteen naar standgrootte, stroombehoefte en dieetwensen, zodat je de indeling en catering niet later hoeft aan te passen.
Maak de plattegrond en wijs standnummers ongeveer 2 weken vooraf toe. Stuur iedere standhouder daarna één bericht met aankomsttijd, opbouwplek, parkeerinformatie en de definitieve indeling.
Plan vrijwilligers in blokken van 2 tot 3 uur. Zorg naast ontvangst en toezicht ook voor iemand die contant geld, wisselgeld en betaalterminals controleert tijdens de opening.
Test betaalterminals, geluidsinstallatie, microfoon en verlengkabels uiterlijk 1 dag vooraf. Leg oplaadstations, handlampen en een reserveoplossing voor betalingen klaar voordat de eerste bezoekers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een hobbymarkt organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met de datum, locatie, vergunningen en begroting. Open de inschrijving 6 tot 8 weken voor de markt en rond de plattegrond ongeveer 2 weken vooraf af.
Hoeveel standhouders heb ik nodig voor een hobbymarkt?: Dat hangt af van de zaal en de gewenste doorgangen, niet alleen van het aantal tafels. Reken eerst per stand de benodigde breedte en diepte uit en reserveer daarna 10 tot 15% ruimte voor looproutes, ontvangst en voorzieningen.
Wanneer moet ik standhouders bevestigen?: Bevestig standhouders zodra de aanmeldingen zijn gecontroleerd, bij voorkeur 3 tot 4 weken voor de markt. Stuur de standnummers en plattegrond uiterlijk 2 weken vooraf, zodat wijzigingen nog uitvoerbaar zijn.
Hoeveel vrijwilligers zijn nodig voor een hobbymarkt?: Plan minimaal 1 vrijwilliger voor ontvangst, 1 voor praktische hulp en 1 voor toezicht per dienst. Bij een grotere markt werkt een rooster met blokken van 2 tot 3 uur beter dan één lange dienst per persoon.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.