Checklist para organizar una feria de manualidades sin olvidos

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra la fecha, el horario y el recinto antes de abrir las inscripciones. La distribución de la sala condiciona cuántos puestos caben, dónde colocar las mesas y cuánto espacio queda para circular.
• Empieza a contactar con los expositores con varias semanas de margen y fija una fecha límite para inscribirse. Después podrás asignar números de stand, recoger preferencias dietéticas y crear un plano fiable.
• No dejes los permisos, el seguro ni las normas de seguridad para la última semana. Comprueba también si las carpas, los puestos, las mesas y los cables alargadores cumplen las condiciones del recinto.
• Prepara el funcionamiento del día con antelación: reserva el material, pide el catering y organiza turnos de voluntarios. Un horario escrito evita que la misma persona tenga que recibir expositores, atender pagos y resolver incidencias a la vez.
• Haz una prueba de los terminales de pago y del equipo de sonido antes de abrir las puertas. Lleva efectivo y cambio preparados y comprueba las estaciones de carga, las regletas y las linternas para resolver fallos básicos sin retrasos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de manualidades?

Empieza a planificarla al menos 8 semanas antes, sobre todo si necesitas reservar un recinto, comprobar permisos y contactar con expositores. Abre las inscripciones cuando la fecha, el horario y la distribución provisional estén definidos.

¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones de los expositores?

Fija el cierre entre 2 y 3 semanas antes de la feria. Así tendrás tiempo para asignar los números de stand, preparar el plano, informar a cada responsable y ajustar mesas, sillas y catering.

¿Cuántos voluntarios hacen falta para una feria de manualidades?

Como referencia, organiza al menos 1 voluntario por cada 20 a 30 asistentes previstos durante las horas de mayor afluencia. Añade una persona responsable de coordinación y reserva suplentes para cubrir descansos o ausencias.

¿Cuándo hay que probar los pagos y preparar el cambio?

Prueba los terminales de pago y las estaciones de carga entre 1 y 3 días antes. Prepara el efectivo y el cambio como máximo la víspera, y vuelve a comprobarlo al montar la recepción.

Planes parecidos a este

• Checklist para organizar la apertura de temporada del camping
• Checklist para organizar una Barbacoa del Día del Padre
• Checklist para organizar una boda al aire libre
• Checklist para organizar una boda bohemia