LizztLIZZT
frLanguage — Français

Checklist pour organiser un salon de loisirs créatifs

Un salon de loisirs créatifs repose sur une préparation très structurée : exposants, stands, circulation, accueil et paiements doivent être réglés dans le bon ordre. Commencez par fixer la date, les horaires, le lieu et le budget, puis ouvrez les inscriptions et lancez la communication. Dans les dernières semaines, finalisez le plan du marché, les besoins alimentaires, le matériel et le planning des bénévoles. Cette checklist rassemble les 66 tâches et 58 fournitures nécessaires pour ne rien laisser au dernier moment.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Fixer la date et les horaires d'ouverture

    2 personnes

  • Réserver le lieu et l’agencement de la salle

    2 personnes

  • Vérifier l’autorisation de marché

  • Vérifier l’assurance et les règles de sécurité

  • Fixer le budget et le prix d’entrée

    2 personnes

  • Contacter les exposants

    2 personnes

  • Ouvrir le formulaire d’inscription

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Publier le message promotionnel

  • Concevoir les affiches

  • Distribuer les affiches

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Confirmer les exposants

    2 personnes

  • Attribuer les numéros de stand

    2 personnes

  • Créer le plan du marché

    2 personnes

  • Informer les exposants

    2 personnes

  • Faire les réservations de matériel

  • Commander le catering

    2 personnes

  • Recruter des bénévoles

    2 personnes

  • Établir le planning des bénévoles

    2 personnes

  • Vérifier la liste des courses

    2 personnes

  • Gérer l'argent liquide et la monnaie

  • Tester les terminaux de paiement

  • Préparer les badges nominatifs

    2 personnes

  • Imprimer les listes des exposants

  • Impression de la signalétique

  • Faire les courses

    3 personnes

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

  • Rassembler le matériel

    3 personnes

  • Vérifier le lieu

    2 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    6 personnes

  • Monter les tentes de réception

    6 personnes

  • Numéroter les stands

    3 personnes

  • Installer la signalétique

    2 personnes

  • Suspendre la décoration

    3 personnes

  • Aménager l’espace traiteur

    3 personnes

  • Installer la caisse et l'accueil

    2 personnes

  • Raccorder la sonorisation

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    4 personnes

Événement

  • Accueillir les exposants

    3 personnes

  • Indiquer l'emplacement aux exposants

    3 personnes

  • Effectuer le dernier contrôle de sécurité

    2 personnes

  • Accueillir les visiteurs

    3 personnes

  • Gérer l'entrée et les paiements

    2 personnes

  • Tenir le point d'information

    2 personnes

  • Servir le café et le thé

    3 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    2 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Vider les poubelles

    2 personnes

  • Vérifier les toilettes

  • Soutenir les exposants

    2 personnes

  • Garder le parcours et les passages dégagés

    2 personnes

  • Informer les derniers visiteurs

    2 personnes

  • Faire décharger les exposants

    3 personnes

  • Clôturer la caisse

    2 personnes

  • Éteindre l'installation sonore

Suivi

  • Démonter les tables et les chaises

    5 personnes

  • Démonter les tentes de fête

    6 personnes

  • Rassembler les déchets

    4 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Nettoyer le lieu

    5 personnes

  • Trier les matériaux

    3 personnes

  • Restituer le matériel emprunté

    2 personnes

  • Ranger les provisions restantes

    2 personnes

  • Retourner les terminaux de paiement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tentes de réceptionqté 8
  • Stands de marchéqté 30
  • Tablesqté 12
  • Chaises pliantesqté 70
  • Tables de bièreqté 6
  • Nappesqté 30
  • Portants à vêtementsqté 10
  • Tabouretsqté 6

Équipement

  • Système de sonorisation
  • Microphoneqté 2
  • Haut-parleursqté 2
  • Rallongesqté 8
  • Multiprisesqté 8
  • Terminaux de paiementqté 2
  • Stations de rechargeqté 2
  • Glacièresqté 6
  • Thermosqté 4
  • Bouilloiresqté 3
  • Machines à caféqté 2
  • Lampes de pocheqté 6

Vaisselle

  • Tasses à caféqté 120
  • Verresqté 150
  • Assiettesqté 120
  • Couteauxqté 120
  • Fourchettesqté 120
  • Cuillères à caféqté 120
  • Plateaux de serviceqté 8
  • Pichets de serviceqté 6

Cuisine

  • Planches à découperqté 4
  • Couteaux de cuisineqté 4
  • Verres doseursqté 3
  • Petits bolsqté 12
  • Bacs de rangementqté 12
  • Papier aluminiumqté 4

Décoration

  • Guirlandesqté 20
  • Ballonsqté 150
  • Pompe à ballonsqté 2
  • Décoration de tableqté 12
  • Badges nominatifsqté 40
  • Bandes adhésivesqté 4
  • Plantesqté 12

Éclairage

  • Guirlandes lumineusesqté 10
  • Lampes d'extérieurqté 8
  • Lampes LEDqté 12

Catering

  • Caisseqté 2
  • Caisses à monnaieqté 2
  • Panneaux d'affichageqté 4
  • Panneaux de menuqté 4
  • Présentoirs à étagesqté 6
  • Bouteilles isothermesqté 6
  • Courses

Nettoyage

  • Poubellesqté 12
  • Balaiqté 4
  • Balayette et pelleqté 4
  • Serpillièresqté 4
  • Seauxqté 4
  • Gants de nettoyageqté 8
  • Brosses de toilettesqté 3

Conseils

  • Bloquez le lieu et son agencement dès que la date est fixée. Prévoyez assez d’espace entre les stands pour que les visiteurs circulent sans gêner les exposants, puis vérifiez l’autorisation de marché, l’assurance et les règles de sécurité.
  • Contactez les exposants avant d’ouvrir les inscriptions au public. Demandez leurs besoins en tables, chaises, portants, prises électriques et alimentation, puis attribuez les numéros de stand au moins 7 jours avant le salon.
  • Publiez les affiches et le message promotionnel plusieurs semaines à l’avance, puis relancez les personnes inscrites. Une confirmation finale avec les horaires, le numéro de stand et les consignes pratiques évite de nombreuses questions le jour même.
  • Préparez séparément les paiements et la monnaie. Testez chaque terminal de paiement la veille, comptez une réserve de monnaie adaptée au prix d’entrée et prévoyez des stations de recharge pour les téléphones et appareils utilisés sur place.
  • Établissez le planning des bénévoles par créneaux précis, par exemple ouverture, accueil, pause déjeuner et rangement. Gardez au moins une personne disponible pour les imprévus et vérifiez la veille les boissons, le catering, les thermos, la vaisselle et les rallonges.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon de loisirs créatifs ?
Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Réservez d’abord le lieu, fixez le budget et contactez les exposants, puis lancez les inscriptions et la communication.
Combien de temps avant faut-il confirmer les exposants ?
Confirmez les exposants environ 2 semaines avant le salon. Vous aurez ainsi le temps d’attribuer les stands, de créer le plan du marché et de transmettre les horaires et consignes.
Que faut-il préparer la veille d’un salon de loisirs créatifs ?
Testez les terminaux de paiement, préparez la monnaie, les badges et le matériel réservé. Vérifiez aussi les rallonges, multiprises, machines à café, thermos, glacières et la liste des courses.
Combien de bénévoles prévoir pour un salon de loisirs créatifs ?
Prévoyez au minimum 1 bénévole à l’accueil pendant toute la durée d’ouverture, puis ajoutez 1 personne pour l’installation et 1 pour le rangement. Pour un salon très fréquenté, organisez des rotations de 2 à 3 heures.

Des plans du même genre

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Organisez gratuitement et invitez vos contacts !