Hobbymarkt organiseren: checklist van voorbereiding tot opbouw
Een hobbymarkt staat of valt met een duidelijke deelnemerslijst, een logische kraamindeling en een locatie die op tijd klaarstaat. Regel eerst de zaal en kraamhouders, verwerk daarna aanmeldingen en stuur deelnemersinformatie met tijden, plattegrond en praktische afspraken. In de laatste week controleer je voorraad, catering, kassageld, stroom en bewegwijzering. Op de marktdag zelf werk je van locatie-inspectie naar tafels, stands, techniek en ontvangst.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Locatie en zaal bevestigen
Kraamhouders uitnodigen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Deelnemerslijst bijwerken
Dieetwensen verzamelen
Plattegrond van de markt maken
2 personen
Kraamindeling bevestigen
Deelnemersinformatie versturen
Bezoekersuitnodigingen versturen
2 personen
Reserveringen maken
Flyers verspreiden
2 personen
Plattegrond en borden printen
Naamkaartjes voorbereiden
Voorraad controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Apparatuur testen
2 personen
Kassageld voorbereiden
Catering voorbereiden
2 personen
Locatie inspecteren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Stroomvoorziening aanleggen
2 personen
Kramen en stands markeren
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Route- en programmaborden plaatsen
2 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Afvalpunten plaatsen
Event
Kraamhouders ontvangen
3 personen
Kraamhouders naar plek begeleiden
3 personen
Bezoekers verwelkomen
2 personen
Informatiepunt bemannen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Hapjes aanvullen
Afval verzamelen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
Kraamhouders uitchecken
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Kassageld afsluiten
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Versiering en borden verwijderen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Afval afvoeren
2 personen
Materialen controleren en inpakken
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Markttafelsaantal 20
- Stoelenaantal 40
- Informatietafel
- Kledingrekaantal 2
- Afvalbakkenaantal 6
Servies
- Koffiekopjesaantal 80
- Glazenaantal 100
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Opscheplepelsaantal 6
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 3
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Kabelmattenaantal 6
- Rekenmachinesaantal 2
Organisatie
- Geldkistjesaantal 2
- Klembordenaantal 4
- Balpennenaantal 20
- Naamkaartjesaantal 40
- Polsbandjesaantal 150
- Prijskaartjesaantal 100
- Kassabonnenboekjesaantal 4
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Tafelkledenaantal 20
- Plakbandrollenaantal 6
- Pijlbordenaantal 12
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Lichtsnoerenaantal 6
Schoonmaak
- Bezemaantal 3
- Stofblikkenaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Sluit de aanmeldingen niet pas op de laatste dag: maak de plattegrond zodra je een voorlopig deelnemersoverzicht hebt en bevestig de kraamindeling uiterlijk één week vooraf.
- Stuur deelnemersinformatie minimaal 7 dagen voor de markt. Vermeld daarin de aankomsttijd, kraamafmetingen, standplaats, laad- en losafspraken en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
- Controleer stroompunten tijdens de locatie-inspectie en leg verlengkabels, stekkerdozen en kabelmatten klaar. Test koffiezetapparaten, waterkokers en andere apparatuur vóór de opbouw, niet wanneer bezoekers al binnenkomen.
- Tel kassageld en kassabonnenboekjes vooraf en verdeel het geld over de geldkistjes. Leg bij de informatietafel klemborden, balpennen, naamkaartjes en een actuele deelnemerslijst klaar.
- Plan voor de opbouw minstens 2 uur vóór opening. Zet eerst tafels, stoelen en stands op hun gemarkeerde plaatsen, plaats daarna pijlborden en programmaborden en hang pas als laatste versiering en verlichting op.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een hobbymarkt organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de locatie en het uitnodigen van kraamhouders. Plan de plattegrond en bevestig alle deelnemers uiterlijk 1 week voor de markt.
- Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een hobbymarkt?
- Reken op minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, stands, stroom en bewegwijzering. Bij veel deelnemers of een grote zaal is 3 uur veiliger, zodat je nog kunt bijsturen.
- Wat moet ik aan deelnemers van een hobbymarkt doorgeven?
- Stuur uiterlijk 7 dagen vooraf de aankomsttijd, kraamplek, plattegrond, laad- en losinformatie en praktische afspraken. Vermeld ook of deelnemers zelf een kledingrek, prijskaartjes of andere materialen moeten meenemen.
- Hoeveel koffie en thee heb ik nodig voor een hobbymarkt?
- Reken voor de eerste 3 uur op ongeveer 2 consumpties per bezoeker die catering gebruikt. Houd daarnaast circa 10 procent extra kopjes, glazen en servies achter de hand voor piekmomenten en breuk.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!