Checklist para organizar una feria de manualidades
Una feria de manualidades necesita más coordinación que una simple reunión de puestos. Primero cierra el lugar, confirma a los expositores y controla las inscripciones; después prepara el plano, la comunicación y los materiales. Durante el montaje, la electricidad, la señalización y la caja suelen causar retrasos si se dejan para el último momento. Usa esta checklist para avanzar por fases y llegar al día de la feria con cada puesto identificado y listo para recibir visitantes.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar el lugar y la sala
Invitar a los expositores
2 personas
Gestionar inscripciones
Actualizar la lista de participantes
Recoger preferencias dietéticas
Crear un plano del mercado
2 personas
Confirmar la distribución de los puestos
Enviar información a los participantes
Enviar invitaciones a visitantes
2 personas
Hacer reservas
Repartir flyers
2 personas
Imprimir plano y carteles
Preparar tarjetas de nombre
Comprobar el inventario
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Reunir los materiales
2 personas
Probar el equipo
2 personas
Preparar el dinero de caja
Preparar el catering
2 personas
Inspeccionar el lugar
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Instalar el suministro eléctrico
2 personas
Marcar los puestos y stands
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Colocar los carteles de ruta y programa
2 personas
Montar la mesa de inscripciones
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
Evento
Recibir a los titulares de los puestos
3 personas
Guiar a los expositores hasta su ubicación
3 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Atender el punto de información
2 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
Reponer los aperitivos
Recoger la basura
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
Hacer el check-out de los expositores
2 personas
Despedir a los visitantes
2 personas
Seguimiento
Cerrar la caja
2 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración y los carteles
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Retirar los residuos
2 personas
Comprobar y empaquetar los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar el stock sobrante
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas de mercadocant. 20
- Sillascant. 40
- Mesa de información
- Percherocant. 2
- Papeleracant. 6
Vajilla
- Tazas de cafécant. 80
- Vasoscant. 100
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Cucharonescant. 6
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 3
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Alfombrillas para cablescant. 6
- Calculadorascant. 2
Organización
- Cajas de caudalescant. 2
- Portapapelescant. 4
- Bolígrafoscant. 20
- Tarjetas de nombrecant. 40
- Pulserascant. 150
- Etiquetas de preciocant. 100
- Talonarios de reciboscant. 4
Decoración
- Guirnaldascant. 8
- Mantelescant. 20
- Rollos de cinta adhesivacant. 6
- Carteles direccionalescant. 12
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
- Guirnaldas de lucescant. 6
Limpieza
- Escobacant. 3
- Recogedores de polvocant. 3
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el lugar y la sala con varias semanas de antelación. Confirma por escrito el horario de acceso, las mesas disponibles y dónde se puede instalar el suministro eléctrico.
- No esperes a tener todas las respuestas para actualizar la lista de participantes. Pide las preferencias dietéticas al registrarse y envía la información definitiva a los expositores al menos 7 días antes.
- Haz el plano del mercado antes de imprimir carteles o tarjetas de nombre. Reserva una mesa de información y deja libres los recorridos principales para que el público pueda circular con facilidad.
- Comprueba cables alargadores, regletas, alfombrillas para cables, máquinas de café y lámparas LED antes del montaje. Una prueba completa 1 día antes evita descubrir que falta una conexión cuando ya están llegando los expositores.
- Prepara la caja con antelación y separa el dinero de cambio de los recibos. Lleva calculadoras, talonarios de recibos, etiquetas de precio y tarjetas de nombre en una carpeta de organización para encontrarlos rápidamente.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que invitar a los expositores para una feria de manualidades?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes de la feria, sobre todo si quieres reunir varios tipos de artesanía. Cierra las inscripciones aproximadamente 2 semanas antes para poder actualizar el plano y confirmar la distribución de los puestos.
- ¿Cuándo se debe enviar la información a los participantes?
- Envía las indicaciones definitivas al menos 7 días antes. Incluye el horario de llegada, la ubicación del puesto, el plano, las normas de montaje y cualquier información sobre catering o preferencias dietéticas.
- ¿Qué hay que preparar el día anterior a una feria de manualidades?
- Haz una prueba del equipo, reúne los materiales, prepara la caja y deja listos los carteles, las tarjetas de nombre y las etiquetas de precio. Si es posible, inspecciona la sala 24 horas antes para detectar problemas de espacio o electricidad.
- ¿Cuántas mesas y sillas hacen falta para una feria de manualidades?
- Calcula las mesas según el número de puestos confirmado en el plano y añade al menos 1 mesa de información. Prevé 1 silla por persona que atienda cada puesto y comprueba las medidas reales de las mesas antes de fijar la distribución.
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