Checklist pour organiser un salon de loisirs créatifs

Un salon de loisirs créatifs demande une coordination précise entre les exposants, les visiteurs et l’aménagement de la salle. Commencez par confirmer le lieu, les inscriptions et la répartition des stands, puis transmettez les informations pratiques à temps. La dernière semaine sert surtout à vérifier les stocks, préparer les badges, la caisse et le matériel. Le jour J, prévoyez un contrôle de la salle avant l’installation des tables, des branchements et de la signalétique.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer le lieu et la salle
Inviter les exposants
2 personnes
Traiter les inscriptions
Mettre à jour la liste des participants
Recueillir les besoins alimentaires
Créer le plan du marché
2 personnes
Confirmer la répartition des stands
Envoyer les informations aux participants
Envoyer les invitations aux visiteurs
2 personnes
Faire les réservations
Distribuer les flyers
2 personnes
Imprimer le plan et les panneaux
Préparer les badges nominatifs
Vérifier les stocks
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Tester l'équipement
2 personnes
Préparer la caisse
Préparer le service traiteur
2 personnes
Inspecter le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer l’alimentation électrique
2 personnes
Baliser les stands et les échoppes
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Installer les panneaux de parcours et de programme
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets

Événement

Réceptionner les supports de stand
3 personnes
Accompagner les exposants à leur emplacement
3 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Tenir le point d'information
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Ravitaillement des amuse-bouches
Rassembler les déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Clôturer le départ des exposants
2 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer les décorations et les panneaux
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Vérifier et emballer le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger le stock restant

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de marchéqté 20
Chaisesqté 40
Table d'information
Portant à vêtementsqté 2
Poubellesqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Louchesqté 6

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Passe-câblesqté 6
Calculatricesqté 2

Organisation

Caisses à monnaieqté 2
Presse-papiersqté 4
Stylos à billeqté 20
Badges nominatifsqté 40
Braceletsqté 150
Étiquettes de prixqté 100
Carnets de reçusqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Nappesqté 20
Rouleaux de ruban adhésifqté 6
Panneaux indicateursqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6

Nettoyage

Balaiqté 3
Pelles à poussièreqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3

Catering

Courses

Conseils

Confirmez la répartition des stands au moins 7 jours avant l’ouverture. Envoyez à chaque exposant son emplacement, l’horaire d’arrivée et les informations sur l’alimentation électrique.
Clôturez les inscriptions visiteurs et exposants avec une liste à jour 48 heures avant le salon. Utilisez cette liste pour vérifier les besoins alimentaires et préparer les badges nominatifs.
Préparez la caisse la veille : comptez les espèces, prévoyez une caisse de monnaie et gardez des carnets de reçus ainsi que des calculatrices au point d’information.
Testez les machines à café, bouilloires, rallonges et multiprises avant l’installation. Prévoyez des passe-câbles dès que des branchements traversent une zone de passage.
Imprimez le plan, le programme et les panneaux indicateurs au plus tard la veille. Installez-les à l’entrée et aux changements de direction afin que les visiteurs trouvent les stands sans devoir demander leur chemin.

Questions fréquentes

Quand envoyer les informations aux exposants d’un salon de loisirs créatifs ?: Envoyez les informations pratiques au moins 7 jours avant l’événement. Indiquez l’emplacement du stand, l’horaire d’installation, l’accès à la salle et les consignes électriques.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer un salon de loisirs créatifs ?: Prévoyez au minimum 3 heures pour installer les tables, les chaises, les stands, les branchements et la signalétique. Ajoutez 30 minutes pour l’inspection finale et les derniers ajustements.
Quand préparer les badges et le plan des stands ?: Préparez les badges et le plan définitif 24 à 48 heures avant l’ouverture, après la mise à jour de la liste des participants. Gardez quelques badges vierges pour les changements de dernière minute.
Que faut-il vérifier la veille d’un salon de loisirs créatifs ?: Vérifiez les stocks, les courses, le matériel, la caisse, les boissons et le service traiteur la veille. Contrôlez aussi les rallonges, multiprises, passe-câbles, panneaux et éclairages avant le montage.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.