Hobbymesse organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Hobbymesse braucht früh klare Abläufe: Termin, Öffnungszeiten, Saalaufteilung und Ausstellerplätze hängen direkt zusammen. Plane Anmeldungen, Besucherinformationen und Vorführungen so, dass spätestens kurz vor der Messe nur noch bestätigt und gepackt werden muss. Denke auch an Strom, Empfang, Kaffeeversorgung und Wechselgeld – diese Details fehlen am Veranstaltungstag besonders häufig. Mit der Checkliste arbeitest du die Vorbereitung in der richtigen Reihenfolge ab.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Öffnungszeiten festlegen
2 Personen
Veranstaltungsort und Saal reservieren
Messeaufteilung ausarbeiten
2 Personen
Ausstellerliste zusammenstellen
2 Personen
Aussteller einladen
2 Personen
Einladungen für Besucher erstellen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular veröffentlichen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Aussteller bestätigen
2 Personen
Standplätze zuweisen
2 Personen
Besucherinformationen versenden
Parkinformationen veröffentlichen
Programm und Vorführungen planen
2 Personen
Catering bestellen
Benötigtes Material prüfen
2 Personen
Drucksachen anfertigen lassen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Anweisungen für Freiwillige erstellen
Bargeld und Wechselgeld organisieren
Letzte Ausstellerliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Drucksachen und Materialien bereitlegen
2 Personen

Event

Location öffnen
2 Personen
Lieferungen annehmen
2 Personen
Saal und Durchgänge kontrollieren
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
6 Personen
Standplätze markieren
2 Personen
Messestände nummerieren
2 Personen
Empfangstheke aufbauen
2 Personen
Cateringpunkt aufbauen
2 Personen
Kaffee und Tee zubereiten
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Demotische aufstellen
3 Personen
Aussteller empfangen
3 Personen
Aussteller zu den Ständen begleiten
3 Personen
Standaufbau unterstützen
4 Personen
Technik für Vorführungen testen
2 Personen
Anmeldetresen besetzen
2 Personen
Besucher empfangen
3 Personen
Programmhefte verteilen
2 Personen
Route und Hallenregeln erläutern
2 Personen
Vorführungen betreuen
2 Personen
Workshops betreuen
3 Personen
Cateringstation betreuen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks auffüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Fundgegenstände registrieren
Besucherfragen beantworten
2 Personen
Letzte Besucher informieren
2 Personen
Aussteller den Abbau durchführen lassen
4 Personen
Aussteller auschecken
2 Personen

Nachbereitung

Materialien zusammenstellen
4 Personen
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Abfall trennen und entsorgen
2 Personen
Saal reinigen
3 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Locationschlüssel zurückbringen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenen Vorrat wegräumen
2 Personen
Verwaiste Gegenstände bearbeiten
Rechnungen und Belege sammeln
Dankesnachricht an Aussteller senden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappTischeAnz. 24
StühleAnz. 180
BarhockerAnz. 8
Empfangstresen
KleiderständerAnz. 4
AbsperrpfostenAnz. 8
AbfallbehälterAnz. 8

Ausstattung

LaptopsAnz. 2
TabletsAnz. 2
Drucker
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 10
Beamer
Projektionsleinwand
Tragbare LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
KühlboxenAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2

Geschirr

KaffeetassenAnz. 180
GläserAnz. 180
TellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 180
ServierzangenAnz. 8

Küche

ThermoskannenAnz. 4
WasserkannenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 2
BrotmesserAnz. 2
ServierschalenAnz. 8
ServiertablettsAnz. 6

Dekoration

TischdeckenAnz. 24
WimpelkettenAnz. 8
BallonsAnz. 100
BallonpumpeAnz. 2
BlumenarrangementsAnz. 6
Fotowand
StandbeschilderungAnz. 30
ProgrammplakateAnz. 12
WegweiserAnz. 16
Willkommensbanner
Workshop-SchilderAnz. 6
FotorahmenAnz. 12
TischnummernhalterAnz. 30

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
LichterkettenAnz. 6
BatterienAnz. 24

Catering

Einkäufe

Registrierung

NamensschilderAnz. 220
LanyardsAnz. 220
BesucherbadgesAnz. 200
AusstellerbadgesAnz. 40
TresenstifteAnz. 12
Geldkassette
Kartenterminal
KlemmbretterAnz. 6

Hobbybedarf

Scheren-SetsAnz. 12
SchneidemattenAnz. 8
HeißklebepistolenAnz. 6
PinselsetsAnz. 12
ArbeitsbehälterAnz. 24
AufbewahrungsboxenAnz. 20
WäscheklammernAnz. 100
DrahtspenderAnz. 6
SchaufensterpuppenAnz. 4
PräsentationsständerAnz. 12
VerkaufsbehälterAnz. 30
PreishalterAnz. 60

Sicherheit

Erste-Hilfe-Koffer
TaschenlampenAnz. 4
KabelmattenAnz. 12
Rutschfeste MattenAnz. 8
LöschdeckenAnz. 2

Reinigung

Staubsauger
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
BesensetsAnz. 3
HandfegerAnz. 4
Reinigungswagen

Transport

TransportwagenAnz. 4
SpanngurteAnz. 12
Zusammenklappbare SackkarrenAnz. 2

Büro

NotizblöckeAnz. 12
StiftehalterAnz. 6
MarkerAnz. 12
Whiteboard
WhiteboardmarkerAnz. 12
DokumentenmappenAnz. 10
OrdnerAnz. 6
Etikettiergerät

Tipps

Lege Termin und Öffnungszeiten fest, bevor du Aussteller einlädst. So können Anmeldungen, Einladungen und die Saalplanung mit denselben Angaben erstellt werden.
Plane die Standaufteilung erst nach einer ersten Ausstellerliste und bestätige die Plätze anschließend schriftlich. Berücksichtige dabei Laufwege, Empfang, Vorführungen und benötigte Verlängerungskabel.
Verschicke Besucherinformationen nicht erst kurz vor der Messe. Sende Anfahrt, Parkmöglichkeiten, Öffnungszeiten und Programm spätestens 7 Tage vorher und aktualisiere Änderungen sofort.
Prüfe Technik und Material mindestens 2 Tage vor dem Aufbau: Laptops, Drucker, Beamer, Leinwand, Mikrofon, Lautsprecher und Kabel müssen vollständig und funktionsfähig sein.
Organisiere Bargeld und Wechselgeld am Vortag und teile die Freiwilligen in feste Schichten ein. Lege außerdem schriftliche Anweisungen sowie Drucksachen und Verbrauchsmaterial an einem eindeutig markierten Ort bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Hobbymesse organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Saal und Ausstellerplanung. Einladungen und Anmeldeformular sollten spätestens 6 Wochen vor dem Messetag bereitstehen.
Wann sollte man die Aussteller einer Hobbymesse einladen?: Lade die ersten Aussteller etwa 8 Wochen vor der Messe ein. Setze eine Anmeldefrist von 3 bis 4 Wochen vor dem Termin, damit Standplätze und Saalaufteilung rechtzeitig feststehen.
Wie viele Helfer braucht eine Hobbymesse?: Plane mindestens 1 Person für den Empfang, 1 für Technik und Programm sowie je nach Größe 1 bis 2 Personen für Aufbau, Verpflegung und Besucherfragen ein. Für einen halben Messetag sollten die Helfer in Schichten von etwa 3 bis 4 Stunden eingeteilt werden.
Wann sollte das Catering für eine Hobbymesse bestellt werden?: Bestelle Getränke, Kaffee und Speisen spätestens 2 bis 3 Wochen vorher, sobald die erwartete Besucher- und Ausstellerzahl feststeht. Erfasse Ernährungswünsche bis spätestens 7 Tage vor der Messe und gib die endgültige Menge danach weiter.

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