Checklist pour organiser un salon des loisirs créatifs

Un salon des loisirs créatifs demande une coordination précise entre les exposants, les visiteurs, la salle et le programme. Commencez par fixer la date, réserver le lieu et dessiner le plan des emplacements avant d’ouvrir les inscriptions. Les dernières semaines servent à confirmer les exposants, organiser les démonstrations, commander le catering et préparer la signalétique. Cette checklist vous aide à suivre chaque étape jusqu’à l’ouverture de la salle.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
Réserver le lieu et la salle
Élaborer le plan du salon
2 personnes
Établir la liste des exposants
2 personnes
Inviter les exposants
2 personnes
Créer les invitations des visiteurs
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les exposants
2 personnes
Attribuer les emplacements
2 personnes
Envoyer les informations aux visiteurs
Publier les informations de stationnement
Planifier le programme et les démonstrations
2 personnes
Commander le catering
Vérifier le matériel nécessaire
2 personnes
Faire réaliser les imprimés
Répartir les bénévoles
2 personnes
Créer les instructions pour les bénévoles
Gérer l'argent liquide et la monnaie
Vérifier la dernière liste des exposants
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Préparer les imprimés et le matériel
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Recevoir les livraisons
2 personnes
Vérifier la salle et les passages
2 personnes
Installer les tables et les chaises
6 personnes
Marquer les emplacements
2 personnes
Numéroter les tables des exposants
2 personnes
Installer le bureau d’accueil
2 personnes
Monter le point de restauration
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Installer les tables de démonstration
3 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Guider les exposants vers les stands
3 personnes
Soutenir le montage du stand
4 personnes
Tester l'équipement pour les démonstrations
2 personnes
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Expliquer le parcours et les règles de la salle
2 personnes
Encadrer les démonstrations
2 personnes
Encadrer les ateliers
3 personnes
Gérer le point de restauration
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Enregistrer les objets trouvés
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Démonter les stands des exposants
4 personnes
Faire le départ des exposants
2 personnes

Suivi

Rassembler le matériel
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Rapporter les clés du lieu
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger les stocks restants
2 personnes
Gérer les effets personnels non surveillés
Rassembler les factures et les reçus
Envoyer un message de remerciement aux exposants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 24
Chaisesqté 180
Tabourets de barqté 8
Accueil
Portants à vêtementsqté 4
Poteaux de balisageqté 8
Poubellesqté 8

Équipement

Ordinateurs portablesqté 2
Tablettesqté 2
Imprimante
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 10
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Enceintes portablesqté 2
Microphone
Glacièresqté 3
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 180
Verresqté 180
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Pince de serviceqté 8

Cuisine

Thermosqté 4
Carafes d’eauqté 4
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Plateaux de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 6

Décoration

Nappesqté 24
Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Compositions floralesqté 6
Mur photo
Panneaux de standqté 30
Affiches du programmeqté 12
Panneaux indicateursqté 16
Bannière de bienvenue
Panneaux d’atelierqté 6
Cadres photoqté 12
Porte-numéros de tableqté 30

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Pilesqté 24

Catering

Courses

Inscription

Badges nominatifsqté 220
Lanièresqté 220
Badges visiteursqté 200
Badges des exposantsqté 40
Stylos de comptoirqté 12
Caisse
Terminal de paiement
Presse-papiersqté 6

Fournitures de loisirs créatifs

Jeux de ciseauxqté 12
Tapis de découpeqté 8
Pistolets à colleqté 6
Sets de pinceauxqté 12
Bacs de travailqté 24
Boîtes de rangementqté 20
Pinces à lingeqté 100
Distributeurs de filqté 6
Mannequinsqté 4
Présentoirsqté 12
Barquettes de venteqté 30
Porte-prixqté 60

Sécurité

Trousse de premiers secours
Lampes de pocheqté 4
Passe-câblesqté 12
Tapis antidérapantsqté 8
Couvertures anti-feuqté 2

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Balais à mainqté 4
Chariot de nettoyage

Transport

Chariots de transportqté 4
Sangles d'arrimageqté 12
Diables pliantsqté 2

Bureau

Blocs-notesqté 12
Pots à stylosqté 6
Marqueursqté 12
Tableau blanc
Marqueurs pour tableau blancqté 12
Classeurs de documentsqté 10
Classeursqté 6
Étiqueteuse

Conseils

Bloquez la date et les horaires avant d’inviter les exposants : prévoyez aussi au moins 30 minutes avant l’ouverture pour leur installation et 30 minutes après la fermeture pour le rangement.
Dessinez le plan du salon avant d’attribuer les emplacements. Réservez des zones distinctes pour l’accueil, les démonstrations, les files d’attente et les passages équipés de rallonges.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription des exposants, puis confirmez-les au plus tard 7 jours avant le salon afin d’éviter les commandes de dernière minute.
Préparez les consignes des bénévoles sur une page : accueil, orientation, gestion des espèces, rangement et contact en cas de problème. Une réunion de 15 minutes avant l’ouverture suffit pour les répartir.
Vérifiez la veille les imprimés, les listes, les tablettes, l’imprimante, les multiprises et le matériel de projection. Testez chaque branchement dans la salle plutôt que d’attendre l’arrivée des visiteurs.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon des loisirs créatifs ?: Commencez idéalement 3 à 4 mois avant la date prévue. Réservez d’abord la salle et fixez les horaires, puis prévoyez 6 à 8 semaines pour inviter les exposants et gérer les inscriptions.
Quand confirmer les exposants d’un salon créatif ?: Envoyez une première confirmation environ 4 semaines avant l’événement. Fermez la liste définitive 7 à 10 jours avant afin d’attribuer les emplacements et d’imprimer les documents avec les bonnes informations.
Combien de temps prévoir pour installer un salon des loisirs créatifs ?: Prévoyez au minimum 2 heures si les tables, les chaises et le matériel sont déjà sur place. Ajoutez 30 minutes pour tester l’accueil, les rallonges, le son et le vidéoprojecteur avant l’ouverture au public.
Que faut-il préparer la veille d’un salon des loisirs créatifs ?: Préparez les badges, les listes d’exposants, les informations visiteurs, la monnaie, les imprimés et le matériel technique. Faites aussi les courses et vérifiez les boissons, les tasses, les verres et les plateaux au moins la veille.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.