Checklist para organizar una feria de manualidades

Una feria de manualidades necesita más que mesas y expositores: hay que coordinar inscripciones, distribución, demostraciones y atención a visitantes. Empieza fijando la fecha, el horario y la sede; después confirma quién participa y qué espacio necesita cada puesto. Durante las últimas semanas, concentra la información para expositores y visitantes, encarga los impresos y asigna voluntarios. Esta checklist te ayuda a avanzar en orden y a detectar a tiempo lo que suele faltar el día de la feria.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el horario
2 personas
Reservar la sede y la sala
Desarrollar la distribución de la feria
2 personas
Preparar la lista de expositores
2 personas
Invitar a los expositores
2 personas
Crear invitaciones para los visitantes
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar expositores
2 personas
Asignar los espacios de los puestos
2 personas
Enviar información a los visitantes
Publicar información de estacionamiento
Planificar el programa y las demostraciones
2 personas
Pedir el catering
Comprobar los suministros necesarios
2 personas
Encargar material impreso
Asignar voluntarios
2 personas
Crear instrucciones para voluntarios
Preparar efectivo y cambio
Comprobar la última lista de expositores
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Preparar impresos y materiales
2 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Recibir las entregas
2 personas
Comprobar la sala y los pasillos
2 personas
Colocar mesas y sillas
6 personas
Marcar las ubicaciones de los stands
2 personas
Numerar las mesas de los expositores
2 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Montar el punto de catering
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Colocar la señalización
2 personas
Montar las mesas de demostración
3 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Guiar a los expositores a sus stands
3 personas
Apoyar el montaje del stand
4 personas
Probar la técnica para las demostraciones
2 personas
Atender la mesa de registro
2 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Repartir folletos del programa
2 personas
Explicar la ruta y las normas de la sala
2 personas
Coordinar demostraciones
2 personas
Guiar talleres
3 personas
Atender el punto de catering
2 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Registrar objetos perdidos
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Permitir que los expositores desmonten
4 personas
Registrar a los expositores
2 personas

Seguimiento

Reunir los materiales
4 personas
Recoger mesas y sillas
5 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Clasificar y retirar residuos
2 personas
Limpiar la sala
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Devolver las llaves del recinto
Devolver los objetos prestados
2 personas
Recoger el stock sobrante
2 personas
Gestionar los objetos sin reclamar
Recopilar facturas y recibos
Enviar mensaje de agradecimiento a los expositores

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 24
Sillascant. 180
Taburetes de barcant. 8
Mostrador de recepción
Percheroscant. 4
Postes separadorescant. 8
Papeleracant. 8

Equipo

Portátilescant. 2
Tabletscant. 2
Impresora
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 10
Proyector
Pantalla de proyección
Altavoces portátilescant. 2
Micrófono
Neveras portátilescant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2

Vajilla

Tazas de cafécant. 180
Vasoscant. 180
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Pinzas para servircant. 8

Cocina

Termoscant. 4
Jarras de aguacant. 4
Tablas de cortarcant. 2
Cuchillos de pancant. 2
Bandejas de servircant. 8
Bandejas de serviciocant. 6

Decoración

Mantelescant. 24
Guirnaldascant. 8
Globoscant. 100
Bomba para globoscant. 2
Arreglos floralescant. 6
Photowall
Carteles de standcant. 30
Pósteres del programacant. 12
Carteles direccionalescant. 16
Banner de bienvenida
Carteles del tallercant. 6
Marcos de fotoscant. 12
Portanúmeros de mesacant. 30

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 6
Bateríascant. 24

Catering

Compras

Registro

Tarjetas de nombrecant. 220
Cordonescant. 220
Credenciales para visitantescant. 200
Credenciales de expositorcant. 40
Bolígrafos para la recepcióncant. 12
Caja registradora
Máquina de sellado
Portapapelescant. 6

Material de manualidades

Sets de tijerascant. 12
Tapetes de cortecant. 8
Pistolas de pegamentocant. 6
Sets de pincelescant. 12
Bandejas de trabajocant. 24
Cajas de almacenajecant. 20
Pinzascant. 100
Dispensadores de hilocant. 6
Maniquíescant. 4
Soportes de presentacióncant. 12
Vasitos de ventacant. 30
Portaprecioscant. 60

Seguridad

Botiquín de primeros auxilios
Linternascant. 4
Alfombrillas para cablescant. 12
Alfombrillas antideslizantescant. 8
Mantas ignífugascant. 2

Limpieza

Aspiradora
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 3
Escobas de manocant. 4
Carro de limpieza

Transporte

Carros de transportecant. 4
Correas de amarrecant. 12
Carretillas plegablescant. 2

Oficina

Bloc de notascant. 12
Portalápicescant. 6
Rotuladores fosforescentescant. 12
Pizarra blanca
Rotuladores para pizarra blancacant. 12
Carpetas para documentoscant. 10
Carpetas archivadorascant. 6
Etiquetadora

Consejos

Cierra la lista de expositores al menos 7 días antes. Así puedes asignar los espacios de los puestos, preparar la distribución definitiva y actualizar la información para visitantes sin rehacer los impresos.
Publica el formulario de inscripción con una fecha límite clara, preferiblemente 2 o 3 semanas antes. Incluye las preferencias dietéticas para poder ajustar el catering antes de hacer el pedido.
Comprueba la distribución de la sala sobre el terreno al menos un día antes. Deja pasillos despejados y verifica que haya suficientes alargadores, regletas y puntos de conexión para portátiles, tablets, impresora y equipos de demostración.
Prepara un horario escrito para las demostraciones y entrega instrucciones a los voluntarios antes de abrir. Asigna como mínimo una persona a recepción y otra para orientar a los expositores durante el montaje.
No dejes el efectivo, el cambio y los materiales impresos para la mañana del evento. Prepara ambos el día anterior y revisa también café, agua, vasos, tazas, platos, cubiertos y bandejas antes de abrir la ubicación.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de manualidades?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar la sede, definir el horario y captar expositores. Deja cerradas las inscripciones, la distribución y el catering durante la última semana.
¿Cuándo hay que confirmar a los expositores de una feria de manualidades?: Confírmalos al menos 7 días antes del evento. Ese plazo permite asignar los puestos, actualizar la lista final y enviar instrucciones sobre horarios, acceso y montaje.
¿Qué hay que preparar el día antes de una feria de manualidades?: Prepara la distribución, los impresos, las instrucciones para voluntarios, el efectivo y el cambio. También revisa mesas, sillas, equipos, cables, bebidas y vajilla para no resolver faltas durante la apertura.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una feria de manualidades?: Como punto de partida, cuenta con 1 voluntario en recepción y 1 para apoyar a los expositores y orientar a los visitantes. Si hay demostraciones simultáneas, añade 1 persona por actividad o zona activa.

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