Hobbybeurs organiseren: checklist en planning
Een hobbybeurs vraagt meer voorbereiding dan alleen tafels en standhouders regelen. Je legt eerst datum, programma en zaalindeling vast, daarna verzamel je verenigingen, workshops en aanmeldingen. In de laatste weken werk je het workshoprooster, de standhouderslijst, bewegwijzering en plattegrond af. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke ontvangst, goed gesorteerde materialen en een soepel verloop van workshops en consumpties.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en zaalindeling bepalen
2 personen
Hobbyverenigingen benaderen
2 personen
Standhouders registreren
2 personen
Workshops verzamelen
2 personen
Workshopbegeleiders bevestigen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Online evenement publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Promotieposters verspreiden
2 personen
Routebeschrijving versturen
Standhouderslijst afronden
2 personen
Workshoprooster afronden
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Bewegwijzering ontwerpen
Plattegrond afdrukken
Consumpties bestellen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Contant geld en wisselgeld regelen
Materialen per stand sorteren
3 personen
Workshopmaterialen klaarzetten
3 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Koffie- en theeset controleren
Inschrijftafel voorbereiden
2 personen
Zaal openen
2 personen
Verlichting controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
6 personen
Standnummers ophangen
2 personen
Standhouders ontvangen
3 personen
Standmaterialen uitdelen
3 personen
Standhouders laten opbouwen
6 personen
Workshoptafels inrichten
4 personen
Workshopmaterialen klaarleggen
3 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Event
Entreebalie bemannen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
2 personen
Programma uitdelen
2 personen
Standhouders ondersteunen
2 personen
Workshopinschrijvingen verwerken
2 personen
Workshops begeleiden
4 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Pauzes voor vrijwilligers regelen
Foto's van de beurs maken
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Entreebalie afsluiten
2 personen
Nazorg
Standhouders laten afbouwen
6 personen
Workshopmaterialen verzamelen
3 personen
Overgebleven eten verpakken
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
Locatie afsluiten
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Lege verpakkingen afvoeren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Foto's en bestanden archiveren
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 30
- Stoelenaantal 120
- Krukkenaantal 12
- Inschrijftafel
- Kapstokkenaantal 4
- Afvalbakkenaantal 8
- Garderoberekkenaantal 2
Decoratie
- Tafelkledenaantal 30
- Standnummersaantal 30
- Naamkaartjesaantal 50
- Ballonnenaantal 100
- Ballonnenpompaantal 2
- Slingersaantal 12
- Plakgumaantal 6
- Kleefbandaantal 8
- Pijlbordenaantal 12
- Infobordenaantal 8
Apparatuur
- Kassa
- Pinapparaat
- Verlengsnoerenaantal 10
- Stekkerdozenaantal 8
- Laptopsaantal 2
- Printer
- Beamer
- Projectiescherm
- Microfoon
- Draagbare speakeraantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Waterkokersaantal 2
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 150
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 150
- Besteksetsaantal 150
- Serveerschalenaantal 12
- Serveerbladenaantal 6
- Maatbekersaantal 4
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesjesaantal 4
- Broodmessenaantal 2
- Opslagbakkenaantal 12
- Tangenaantal 6
- Schenkkannenaantal 4
- Theepottenaantal 2
Workshopmateriaal
- Snijmattenaantal 12
- Schortenaantal 20
- Penseelsetsaantal 20
- Verfpalettenaantal 20
- Scharenaantal 20
- Lijmpistolenaantal 8
- Lijmstiftenaantal 40
- Potlodenaantal 40
- Viltstiftenaantal 40
- Knutselbakkenaantal 12
- Werkmattenaantal 20
Verlichting
- Bureaulampenaantal 12
- Ledlichtslingersaantal 6
- Reservebatterijenaantal 24
Schoonmaak
- Bezemaantal 2
- Stoffer en blikaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
- Microvezeldoekenaantal 12
- Handzeepdispensersaantal 4
- Desinfecterende handgelaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de zaalindeling vast voordat je standhouders definitief registreert. Reserveer ruimte voor de inschrijftafel, workshops, looproutes, garderobe en eventuele tafels met stoelen.
- Bevestig workshopbegeleiders uiterlijk twee weken vooraf en sluit het workshoprooster daarna af. Zo kun je het programma publiceren en voorkom je dat bezoekers voor een vervallen onderdeel komen.
- Sorteer materialen per stand en workshop in afzonderlijke stapels of bakken. Controleer daarbij ook verlengsnoeren, stekkerdozen, laptops, beamer en projectiescherm; die worden vaak pas op de opbouwdag gemist.
- Stuur routebeschrijving en praktische informatie uiterlijk één week voor de beurs naar standhouders en deelnemers. Vermeld daarin ook opbouwtijd, standnummer, beschikbare materialen en het definitieve workshoprooster.
- Regel contant geld, wisselgeld en het pinapparaat vóór de boodschappen voor de beursdag. Koel dranken vooraf en controleer koffiezetapparaten en waterkokers voordat bezoekers binnenkomen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een hobbybeurs organiseren?
- Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, zaalindeling en het benaderen van hobbyverenigingen. Plan de laatste twee weken voor aanmeldingen, promotie, workshops en praktische controles.
- Wanneer moet ik standhouders voor een hobbybeurs registreren?
- Open de registratie zodra datum, locatie en globale indeling vaststaan, bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Rond de standhouderslijst ongeveer 2 weken voor de beurs af, zodat standnummers en plattegrond kunnen worden gedrukt.
- Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een hobbybeurs?
- Reken op minimaal 3 uur voor tafels, stoelen, standnummers, bewegwijzering, techniek en workshopmaterialen. Plan extra tijd als je meer dan 20 stands hebt of meerdere workshops tegelijk klaarzet.
- Wanneer moet ik het workshoprooster van een hobbybeurs publiceren?
- Publiceer een voorlopig rooster zodra de begeleiders zijn bevestigd en zet het definitieve rooster uiterlijk 2 weken voor de beurs online. Zo kunnen bezoekers hun workshops plannen en kun je dieetwensen en aanmeldingen verwerken.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!