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Checklist pour organiser un salon des loisirs créatifs

Un salon des loisirs créatifs demande de coordonner les exposants, les ateliers et l’accueil du public dans le même espace. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de la réservation de la salle jusqu’à la préparation du matériel par stand. Prévoyez aussi les détails souvent oubliés : besoins alimentaires des animateurs, monnaie, rallonges, badges et indications d’accès. Le planning prêt à l’emploi regroupe 69 tâches et 68 fournitures pour suivre l’organisation sans rien laisser au dernier moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Fixer la date et le programme

    2 personnes

  • Définir le lieu et l’agencement de la salle

    2 personnes

  • Contacter les associations de loisirs

    2 personnes

  • Enregistrer les exposants

    2 personnes

  • Rassembler les ateliers

    2 personnes

  • Confirmer les animateurs d’atelier

    2 personnes

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Publier l'événement en ligne

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Distribuer les affiches promotionnelles

    2 personnes

  • Envoyer les indications d'accès

  • Finaliser la liste des exposants

    2 personnes

  • Finaliser le planning des ateliers

    2 personnes

  • Préparer les badges nominatifs

    2 personnes

  • Concevoir la signalétique

  • Imprimer le plan

  • Commander des consommations

    2 personnes

  • Vérifier la liste des courses

    2 personnes

  • Gérer l'argent liquide et la monnaie

  • Trier le matériel par stand

    3 personnes

  • Préparer le matériel d'atelier

    3 personnes

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

  • Vérifier le service à café et à thé

  • Préparer la table d'inscription

    2 personnes

  • Ouvrir la salle

    2 personnes

  • Vérifier l'éclairage

    2 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    6 personnes

  • Suspendre les numéros de stand

    2 personnes

  • Accueillir les exposants

    3 personnes

  • Distribuer les supports de stand

    3 personnes

  • Faire monter les exposants

    6 personnes

  • Installer les tables d'atelier

    4 personnes

  • Préparer le matériel d’atelier

    3 personnes

  • Mettre en place le point café

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    3 personnes

  • Installer la signalétique

    2 personnes

Événement

  • Tenir le comptoir d'accueil

    2 personnes

  • Accueillir les visiteurs

    2 personnes

  • Distribuer le programme

    2 personnes

  • Soutenir les exposants

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions aux ateliers

    2 personnes

  • Encadrer les ateliers

    4 personnes

  • Servir le café et le thé

    2 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    2 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Vider les poubelles

    2 personnes

  • Vérifier les toilettes

  • Organiser les pauses des bénévoles

  • Prendre des photos du salon

  • Informer les derniers visiteurs

    2 personnes

  • Fermer le comptoir d’entrée

    2 personnes

Suivi

  • Faire démonter les stands

    6 personnes

  • Rassembler le matériel d’atelier

    3 personnes

  • Emballer les restes

    2 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Ranger les tables et les chaises

    5 personnes

  • Retirer la décoration

    2 personnes

  • Rassembler les déchets

    3 personnes

  • Nettoyer la salle

    4 personnes

  • Éteindre l’équipement

    2 personnes

  • Rassembler les objets perdus

  • Fermer le lieu

    2 personnes

  • Inventorier le matériel

    2 personnes

  • Évacuer les emballages vides

    2 personnes

  • Restituer le matériel emprunté

    2 personnes

  • Archiver les photos et les fichiers

  • Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tablesqté 30
  • Chaisesqté 120
  • Tabouretsqté 12
  • Table d'inscription
  • Porte-manteauxqté 4
  • Poubellesqté 8
  • Portantsqté 2

Décoration

  • Nappesqté 30
  • Numéros de standqté 30
  • Badges nominatifsqté 50
  • Ballonsqté 100
  • Pompe à ballonsqté 2
  • Guirlandesqté 12
  • Colle repositionnableqté 6
  • Ruban adhésifqté 8
  • Panneaux indicateursqté 12
  • Panneaux d’informationqté 8

Équipement

  • Caisse
  • Terminal de paiement
  • Rallongesqté 10
  • Multiprisesqté 8
  • Ordinateurs portablesqté 2
  • Imprimante
  • Vidéoprojecteur
  • Écran de projection
  • Microphone
  • Enceinte portableqté 2
  • Glacièresqté 4
  • Bouilloiresqté 2
  • Machines à caféqté 2
  • Thermosqté 6

Vaisselle

  • Gobelets réutilisablesqté 150
  • Tasses à caféqté 80
  • Assiettesqté 150
  • Couvertsqté 150
  • Plateaux de serviceqté 12
  • Plateaux de serviceqté 6
  • Verres doseursqté 4

Cuisine

  • Planches à découperqté 4
  • Couteaux d’officeqté 4
  • Couteaux à painqté 2
  • Bacs de rangementqté 12
  • Pincesqté 6
  • Carafesqté 4
  • Théièresqté 2

Matériel d'atelier

  • Tapis de découpeqté 12
  • Tabliersqté 20
  • Sets de pinceauxqté 20
  • Palettes de peintureqté 20
  • Ciseauxqté 20
  • Pistolets à colleqté 8
  • Bâtons de colleqté 40
  • Crayonsqté 40
  • Feutresqté 40
  • Bacs de bricolageqté 12
  • Tapis de travailqté 20

Éclairage

  • Lampes de bureauqté 12
  • Guirlandes lumineuses LEDqté 6
  • Piles de rechangeqté 24

Nettoyage

  • Balaiqté 2
  • Balayette et pelleqté 3
  • Serpillièresqté 3
  • Seauxqté 3
  • Gants de nettoyageqté 6
  • Chiffons microfibresqté 12
  • Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
  • Gel hydroalcooliqueqté 6

Catering

  • Courses

Conseils

  • Fixez la date et le programme avant de contacter les associations : les exposants et les animateurs ont besoin de créneaux précis pour confirmer leur participation.
  • Demandez les besoins électriques de chaque stand au moment de l’inscription. Regroupez ensuite les rallonges et multiprises par zone, plutôt que de les chercher le matin de l’événement.
  • Finalisez le plan de salle avant d’imprimer les numéros de stand et les panneaux indicateurs. Gardez une table d’inscription clairement visible dès l’entrée.
  • Préparez les badges nominatifs et le matériel d’atelier au moins la veille. Triez chaque lot par stand ou par atelier pour éviter les mélanges pendant l’installation.
  • Prévoyez la caisse, le terminal de paiement et la monnaie avant l’ouverture. Refroidissez les boissons et vérifiez les bouilloires et machines à café quelques heures avant l’arrivée des participants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon des loisirs créatifs ?
Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de confirmer les associations, les exposants et les animateurs, de traiter les inscriptions et de publier les informations d’accès.
Quand faut-il finaliser le planning des ateliers ?
Finalisez-le au moins 2 semaines avant le salon. Vous pourrez alors confirmer chaque animateur, communiquer les horaires et préparer le matériel correspondant à chaque atelier.
Que faut-il prévoir pour l’installation d’un salon créatif ?
Comptez au minimum une table et des chaises pour chaque stand, ainsi qu’une table d’inscription, des badges, des numéros de stand et des panneaux indicateurs. Vérifiez aussi les besoins en électricité, notamment les rallonges et multiprises, 24 à 48 heures avant l’installation.
Quand préparer les boissons et le service café ?
Faites les courses la veille et mettez les boissons au frais quelques heures avant l’ouverture. Vérifiez le service à café, les bouilloires et les machines à café le matin même, avant l’arrivée des exposants.

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