Hobbymesse organisieren: die Checkliste für die Planung

Eine Hobbymesse braucht mehr als Tische und Aussteller. Du koordinierst Hobbyvereine, Standbetreiber und Workshopleiter, planst die Raumaufteilung und hältst Anmeldungen sowie Ernährungswünsche fest. Frühzeitig geklärt werden außerdem Workshopmaterialien, Beschilderung, Technik und die Kasse. Diese Checkliste führt dich von der ersten Terminplanung bis zum Aufbau und hilft dir, typische Engpässe kurz vor der Messe zu vermeiden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
2 Personen
Standort und Raumaufteilung festlegen
2 Personen
Hobbyvereine ansprechen
2 Personen
Standbetreiber registrieren
2 Personen
Workshops zusammenstellen
2 Personen
Workshopleiter bestätigen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Online-Event veröffentlichen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Promotionsplakate verteilen
2 Personen
Wegbeschreibung versenden
Liste der Aussteller abschließen
2 Personen
Workshop-Plan abschließen
2 Personen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Beschilderung entwerfen
Lageplan drucken
Getränke bestellen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Bargeld und Wechselgeld organisieren
Materialien nach Stand sortieren
3 Personen
Workshopmaterialien bereitstellen
3 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Kaffee- und Teeset prüfen
Anmeldetisch vorbereiten
2 Personen
Saal öffnen
2 Personen
Beleuchtung kontrollieren
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
6 Personen
Standnummern aufhängen
2 Personen
Aussteller empfangen
3 Personen
Standmaterialien verteilen
3 Personen
Aussteller mit dem Aufbau beginnen lassen
6 Personen
Workshop-Tische einrichten
4 Personen
Workshopmaterialien bereitlegen
3 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen

Event

Eingangstheke besetzen
2 Personen
Besucher begrüßen
2 Personen
Programm verteilen
2 Personen
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
Workshop-Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Workshops betreuen
4 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Pausen für Freiwillige organisieren
Fotos von der Messe machen
Letzte Besucher informieren
2 Personen
Eingangsbereich schließen
2 Personen

Nachbereitung

Standbetreiber mit dem Abbau beginnen lassen
6 Personen
Workshopmaterialien zusammenstellen
3 Personen
Übrig gebliebenes Essen verpacken
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Saal reinigen
4 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Fundsachen sammeln
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Leere Verpackungen entsorgen
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Fotos und Dateien archivieren
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 30
StühleAnz. 120
HockerAnz. 12
Anmeldetisch
KleiderständerAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 8
GarderobenständerAnz. 2

Dekoration

TischdeckenAnz. 30
StandnummernAnz. 30
NamensschilderAnz. 50
BallonsAnz. 100
BallonpumpeAnz. 2
GirlandenAnz. 12
KleberAnz. 6
KlebebandAnz. 8
WegweiserAnz. 12
InfotafelnAnz. 8

Ausstattung

Kasse
Kartenterminal
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
LaptopsAnz. 2
Drucker
Beamer
Projektionsleinwand
Mikrofon
Tragbarer LautsprecherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
WasserkocherAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 150
ServierschalenAnz. 12
ServiertablettsAnz. 6
MessbecherAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
BrotmesserAnz. 2
AufbewahrungsboxenAnz. 12
ZangenAnz. 6
AusgießkannenAnz. 4
TeekannenAnz. 2

Workshopmaterial

SchneidemattenAnz. 12
SchürzenAnz. 20
PinselsetsAnz. 20
FarbpalettenAnz. 20
ScherenAnz. 20
HeißklebepistolenAnz. 8
KlebestifteAnz. 40
BleistifteAnz. 40
FilzstifteAnz. 40
BastelboxenAnz. 12
ArbeitsmattenAnz. 20

Beleuchtung

SchreibtischlampenAnz. 12
LED-LichterkettenAnz. 6
ErsatzbatterienAnz. 24

Reinigung

BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6
MikrofasertücherAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 4
Desinfektions-HändegelAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum, Programm und Raumaufteilung zuerst fest. Erst danach solltest du Vereine ansprechen und Standbetreiber registrieren, damit du die verfügbare Fläche realistisch vergeben kannst.
Bestätige Workshopleiter und Workshopinhalte spätestens einige Wochen vor der Messe. Für jeden Workshop sollten Materialien nach Stand sortiert und am Veranstaltungstag separat bereitgestellt werden.
Schließe die Ausstellerliste und den Workshop-Plan vor dem Druck ab. Plane außerdem Namensschilder, Standnummern, Wegweiser und einen gedruckten Lageplan ein, damit Besucher und Helfer nicht improvisieren müssen.
Prüfe Technik und Strom mindestens einen Tag vorher. Beamer, Projektionsleinwand, Mikrofon, Lautsprecher, Laptops, Drucker und Verlängerungskabel gehören zusammen an den jeweiligen Einsatzort.
Bestelle Getränke rechtzeitig und kühle sie vor Beginn. Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und prüfe Kaffee- und Teeset, Kasse, Kartenterminal sowie Wechselgeld am Vorabend.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Hobbymesse organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm und Raumaufteilung. Die Aussteller- und Workshopplanung sollte spätestens 3 bis 4 Wochen vor der Messe abgeschlossen sein.
Wie viele Aussteller passen auf eine Hobbymesse?: Das hängt von der Raumgröße und der benötigten Tischbreite ab. Plane pro Stand mindestens einen Tisch, ausreichend Bewegungsfläche und zusätzliche Plätze für Workshops ein; erst danach legst du die endgültige Ausstellerliste fest.
Wie viele Getränke braucht man für eine Hobbymesse?: Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und stelle zusätzlich Kaffee und Tee bereit. Getränke sollten spätestens am Vortag bestellt und am Veranstaltungstag vor dem Einlass gekühlt werden.
Wann sollte der Workshop-Plan fertig sein?: Schließe den Plan mindestens 2 Wochen vor der Hobbymesse ab. Dann bleiben etwa 7 bis 14 Tage für die Bestätigung der Workshopleiter, die Anmeldung der Teilnehmer und den Druck von Lageplan und Beschilderung.

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