Checklist para organizar una feria de manualidades sin olvidos

Una feria de manualidades necesita más que mesas y expositores. Primero se cierran la fecha, el programa y el espacio; después se coordinan las inscripciones, los talleres y la comunicación. Durante la última semana conviene terminar el plano, la señalización, los materiales por stand y las compras. Esta checklist reúne 69 tareas y 68 artículos para que puedas avanzar en orden y detectar a tiempo lo que suele quedar pendiente.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Definir la ubicación y la disposición de la sala
2 personas
Contactar a asociaciones de aficionados
2 personas
Registrar a los expositores
2 personas
Reunir los talleres
2 personas
Confirmar a los responsables del taller
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar evento en línea
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Distribuir carteles promocionales
2 personas
Enviar indicaciones
Finalizar la lista de expositores
2 personas
Finalizar el horario del taller
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Diseñar la señalización
Imprimir el plano
Pedir consumiciones
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Preparar efectivo y cambio
Clasificar el material por stand
3 personas
Preparar el material del taller
3 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Comprobar el set de café y té
Preparar la mesa de inscripción
2 personas
Abrir la sala
2 personas
Comprobar la iluminación
2 personas
Colocar mesas y sillas
6 personas
Colgar los números de stand
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Repartir materiales del stand
3 personas
Coordinar el montaje de los expositores
6 personas
Preparar las mesas del taller
4 personas
Preparar materiales del taller
3 personas
Montar el punto de café
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Colgar señalización
2 personas

Evento

Atender la entrada
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Repartir el programa
2 personas
Apoyar a los expositores
2 personas
Gestionar las inscripciones del taller
2 personas
Guiar talleres
4 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Organizar los descansos de los voluntarios
Tomar fotos de la feria
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Cerrar la recepción de entrada
2 personas

Seguimiento

Indicar a los expositores que desmonten
6 personas
Reunir los materiales del taller
3 personas
Empaquetar la comida sobrante
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
5 personas
Retirar la decoración
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar la sala
4 personas
Apagar el equipo
2 personas
Recoger objetos perdidos
Cerrar el recinto
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Desechar los envases vacíos
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Archivar fotos y archivos
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 30
Sillascant. 120
Taburetescant. 12
Mesa de inscripción
Percheroscant. 4
Papeleracant. 8
Percheroscant. 2

Decoración

Mantelescant. 30
Números de standcant. 30
Tarjetas de nombrecant. 50
Globoscant. 100
Bomba de globoscant. 2
Guirnaldascant. 12
Masilla adhesivacant. 6
Cinta adhesivacant. 8
Carteles direccionalescant. 12
Carteles informativoscant. 8

Equipo

Caja registradora
Máquina de sellado
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Portátilescant. 2
Impresora
Proyector
Pantalla de proyección
Micrófono
Altavoz portátilcant. 2
Neveras portátilescant. 4
Teterascant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Termoscant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Bandejas de servircant. 12
Bandejas de serviciocant. 6
Jarras medidorascant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Cuchillos de pancant. 2
Cajas de almacenamientocant. 12
Pinzascant. 6
Jarras de servircant. 4
Teterascant. 2

Material del taller

Tapetes de cortecant. 12
Delantalescant. 20
Sets de pincelescant. 20
Paletas de pinturacant. 20
Tijerascant. 20
Pistolas de pegamentocant. 8
Barras de pegamentocant. 40
Lápicescant. 40
Rotuladorescant. 40
Cajas para manualidadescant. 12
Alfombrillas de trabajocant. 20

Iluminación

Lámparas de escritoriocant. 12
Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Baterías de repuestocant. 24

Limpieza

Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 6
Paños de microfibracant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Gel desinfectante para manoscant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra la inscripción de expositores antes de preparar el plano. Cuando tengas la lista definitiva, asigna números de stand, coloca las mesas y comprueba que cada taller tenga espacio y sillas suficientes.
No dejes los talleres para el último día. Confirma con antelación quién dirige cada actividad, reúne sus necesidades y separa el material de cada taller en cajas o lotes identificados.
Envía las indicaciones a expositores y participantes al menos 7 días antes. Incluye el acceso, la distribución de la sala, los horarios de los talleres y el punto de inscripción.
Prepara la señalización y el plano antes de imprimirlos. Haz una copia visible de los carteles direccionales e informativos y guarda una versión adicional por si cambia la disposición de la sala.
Haz la compra final 1 o 2 días antes: bebidas, café, té y consumibles. Enfría las bebidas el día anterior y deja preparados el efectivo, el cambio, la caja de inscripción y el equipo de café.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo empezar a organizar una feria de manualidades?: Empieza al menos 8 semanas antes para fijar la fecha, reservar el espacio, contactar con asociaciones y reunir los talleres. Deja la última semana para confirmar expositores, cerrar horarios e imprimir la señalización.
¿Cuándo cerrar la lista de expositores?: Ciérrala entre 10 y 14 días antes de la feria. Así tendrás tiempo para preparar los números de stand, las tarjetas de nombre, el plano y las indicaciones sin rehacerlos a última hora.
¿Cuándo preparar los materiales de los talleres?: Clasifica y prepara el material de cada taller entre 3 y 5 días antes. Comprueba las cantidades con cada responsable y separa los lotes por stand o actividad para evitar mezclas durante el montaje.
¿Cuánta antelación hace falta para las inscripciones?: Abre las inscripciones cuando estén confirmados el programa y los talleres, normalmente entre 4 y 6 semanas antes. Recoge también las preferencias dietéticas y cierra los datos al menos 7 días antes para organizar las consumiciones.

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