Zo organiseer je een Highland Games

Begin met het programma en de wedstrijdonderdelen, niet met de aankleding. Bepaal welke proeven je uitvoert, hoeveel deelnemers je verwacht en hoeveel ruimte elke proef nodig heeft. Reserveer daarna de locatie en controleer vergunningen, stroom en veiligheidsvoorwaarden. Werk vervolgens naar de wedstrijddag toe met vaste momenten voor inschrijvingen, materiaal, catering, terreinmarkering en communicatie. Zo voorkom je dat zware wedstrijdmaterialen, juryleden of deelnemersinformatie pas op het laatste moment geregeld zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Wedstrijdonderdelen bepalen
3 personen
3
Locatie reserveren
4
Vergunningen controleren
5
Wedstrijdbegeleiders vastleggen
2 personen
6
Muziek en omroep regelen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen openen
9
Deelnemers registreren
10
Dieetwensen verzamelen
11
Catering reserveren
12
Afvalinzameling reserveren
13
Stroompunten controleren
2 personen
14
Weersverwachting volgen
15
Deelnemerslijst afronden
16
Dieetwensen doorgeven
17
Wedstrijdschema afdrukken
18
Deelnemerskaarten maken
2 personen
19
Prijzen en medailles controleren
20
Boodschappen doen
3 personen
21
Dranken koelen
2 personen
22
Hapjes voorbereiden
3 personen
23
Kleding en accessoires klaarleggen
2 personen
24
Terrein maaien en controleren
2 personen
25
Terrein markeren
4 personen
26
Wedstrijdmateriaal klaarzetten
4 personen
27
Partytenten opbouwen
4 personen
28
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
29
Podiumvrije presentatieruimte maken
2 personen
30
Omroepinstallatie aansluiten
2 personen
31
Stroomkabels veilig afplakken
2 personen
32
Inschrijftafel inrichten
2 personen
33
Cateringtafel inrichten
3 personen
34
Toiletten controleren
2 personen
35
EHBO-materiaal klaarleggen
2 personen
36
Veiligheidsronde lopen
3 personen
37
Vrijwilligers instrueren
2 personen
38
Jurytafel inrichten
2 personen
39
Wedstrijdmateriaal testen
3 personen

Event

40
Registratie openen
3 personen
41
Deelnemers ontvangen
3 personen
42
Startsein geven
2 personen
43
Uitleg caber toss geven
2 personen
44
Caber toss begeleiden
4 personen
45
Uitleg stone put geven
2 personen
46
Stone put begeleiden
4 personen
47
Uitleg sheaf toss geven
2 personen
48
Sheaf toss begeleiden
4 personen
49
Uitleg hamerwerpen geven
2 personen
50
Hamerwerpen begeleiden
5 personen
51
Uitslagen tussentijds noteren
2 personen
52
Dranken serveren
3 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Koffie en thee schenken
2 personen
55
Hapjes serveren
3 personen
56
Maaltijd uitserveren
4 personen
57
Servies ophalen
2 personen
58
Afvalbakken legen
2 personen
59
Wedstrijdvelden vrijhouden
2 personen
60
Deelnemers veilig laten wisselen
2 personen
61
Muziek verzorgen
62
Uitslagen controleren
3 personen
63
Prijzentafel klaarzetten
2 personen
64
Winnaars bekendmaken
2 personen
65
Prijzen uitreiken
3 personen
66
Vrije spelronde begeleiden
4 personen
67
Laatste ronde aankondigen
68
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

69
Wedstrijdmateriaal verzamelen
4 personen
70
Catering opruimen
4 personen
71
Servies afwassen
3 personen
72
Afval sorteren
3 personen
73
Terrein schoonmaken
5 personen
74
Tenten en decoratie afbreken
4 personen
75
Tafels en stoelen afvoeren
4 personen
76
Omroepinstallatie loskoppelen
2 personen
77
Koelboxen legen
2 personen
78
Overgebleven eten koelen
2 personen
79
Locatie afsluiten
2 personen
80
Geleende spullen retourneren
2 personen
81
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
82
Wasgoed wassen
83
Borg en sleutels afhandelen
84
Foto's met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Biertafelsaantal 10
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 12
Inschrijftafel
Jurytafel
Prijzentafel
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Caberstammenaantal 2
Wedstrijdstenenaantal 4
Hamergewichtenaantal 4
Sheafzakkenaantal 3
Pitchforksaantal 2
Touwtrektouw
Estafettestokkenaantal 6
Pionnenaantal 30
Afzetpalenaantal 24
Afzetlintaantal 300
Meetlintenaantal 4
Stopwatchesaantal 4
Scorebordenaantal 4
Wedstrijdfluitjesaantal 6
Startnummersaantal 60
Veiligheidsmattenaantal 4

Apparatuur

Mobiele geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Kabelhaspelsaantal 3
Powerbanksaantal 4

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Warmhoudbakkenaantal 4
Soepketelsaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 8
Tangenaantal 6

Decoratie

Schotse vlaggenaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 10
Welkomstbord
Programmaframesaantal 6
Pijlbordenaantal 10

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 8
Ledlampenaantal 10
Batterijlantaarnsaantal 8

Schoonmaak

Afvalcontainersaantal 4
Bezemsaantal 4
Blikvangersaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Koelelementenaantal 12
Brandblussersaantal 2
Zaklampenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het programma eerst per tijdsblok en laat ruimte tussen onderdelen voor wisselen, meten en uitleg. Bij meerdere proeven loopt een strak schema snel uit als je geen buffer van minimaal 10 minuten per ronde opneemt.
Maak de terreinindeling voordat je caberstammen, wedstrijdstenen en hamergewichten laat bezorgen. Houd looproutes en publiekszones gescheiden met afzetpalen en afzetlint, en leg veiligheidsmatten bij onderdelen waar materiaal kan vallen.
Leg de rolverdeling voor wedstrijdbegeleiders vooraf vast: per onderdeel heb je minimaal één starter of scheidsrechter en één persoon nodig voor meten of noteren. Test stopwatches, scoreborden en wedstrijdfluitjes uiterlijk de dag ervoor.
Sluit de deelnemersregistratie enkele dagen voor het evenement af en maak daarna de deelnemerskaarten, startnummers en het wedstrijdschema. Verzamel dieetwensen op hetzelfde moment, zodat de catering niet op de wedstrijddag hoeft te improviseren.
Controleer het terrein de avond ervoor én op de ochtend zelf. Maai waar nodig, markeer de wedstrijdzones, test de mobiele geluidsinstallatie met draadloze microfoons en leg verlengkabels en kabelhaspels zo neer dat niemand erover struikelt.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om Highland Games te organiseren?: Reken op minimaal 6 tot 8 weken voor een kleinschalige Highland Games. In die periode regel je de locatie, vergunningen, begeleiders, materiaal, catering en deelnemersregistratie. Begin eerder als je speciaal sportmateriaal of een grotere locatie nodig hebt.
Hoeveel ruimte heb je nodig voor Highland Games?: Reserveer bij voorkeur meerdere duidelijk gescheiden zones: één per werponderdeel, een publiekszone, een inschrijftafel en ruimte voor catering. De benodigde oppervlakte hangt af van de onderdelen en het aantal deelnemers; maak de indeling uiterlijk 2 weken vooraf op schaal en controleer alle veiligheidsafstanden.
Wanneer moet ik deelnemers inschrijven voor Highland Games?: Open de aanmeldingen zodra datum, programma en locatie vaststaan, meestal 4 tot 6 weken vooraf. Sluit de registratie enkele dagen voor het evenement af, zodat je startnummers, deelnemerskaarten, het wedstrijdschema en dieetwensen definitief kunt maken.
Wat moet ik doen bij slecht weer tijdens Highland Games?: Volg de weersverwachting vanaf 5 dagen vooraf en neem 48 uur voor de start een besluit over tenten, terrein en programma. Zorg voor partytenten, bescherming van geluidsapparatuur en een alternatief voor gladde of onveilige zones. Bij zware wind of onweer gaat veiligheid vóór het wedstrijdschema.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.