Comment organiser des Highland Games sans perdre le fil

Un Highland Games se prépare d’abord comme une compétition, puis comme une journée conviviale. Commence par fixer la date, le programme et les épreuves avant de réserver le terrain et de vérifier les autorisations. Les inscriptions, l’encadrement, le matériel et la sécurité doivent être coordonnés plusieurs semaines à l’avance. Le jour J, les participants doivent savoir où s’inscrire, quand passer et où attendre entre deux épreuves.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Définir les épreuves de la compétition
3 personnes
3
Réserver le lieu
4
Vérifier les autorisations
5
Organiser les encadrants du concours
2 personnes
6
Gérer la musique et les annonces
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Ouvrir les inscriptions
9
Enregistrer les participants
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Réserver le catering
12
Réserver l’enlèvement des déchets
13
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
14
Suivre les prévisions météo
15
Finaliser la liste des participants
16
Transmettre les besoins alimentaires
17
Imprimer le planning du match
18
Créer les badges participants
2 personnes
19
Vérifier les prix et les médailles
20
Faire les courses
3 personnes
21
Refroidir les boissons
2 personnes
22
Préparer les en-cas
3 personnes
23
Préparer les vêtements et accessoires
2 personnes
24
Tondre et vérifier le terrain
2 personnes
25
Délimiter le terrain
4 personnes
26
Préparer le matériel de compétition
4 personnes
27
Monter les tentes de réception
4 personnes
28
Installer les tables et les chaises
4 personnes
29
Créer un espace de présentation sans scène
2 personnes
30
Brancher le système de sonorisation
2 personnes
31
Fixer les câbles électriques en toute sécurité
2 personnes
32
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
33
Installer la table traiteur
3 personnes
34
Vérifier les toilettes
2 personnes
35
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
36
Faire une ronde de sécurité
3 personnes
37
Briefer les bénévoles
2 personnes
38
Installer la table du jury
2 personnes
39
Tester le matériel de compétition
3 personnes

Événement

40
Ouvrir l’inscription
3 personnes
41
Accueillir les participants
3 personnes
42
Donner le signal de départ
2 personnes
43
Donner les consignes pour le caber toss
2 personnes
44
Encadrer le caber toss
4 personnes
45
Donner les consignes pour le stone put
2 personnes
46
Accompagner Stone put
4 personnes
47
Donner les explications du sheaf toss
2 personnes
48
Animer le lancer de gerbes
4 personnes
49
Donner les explications sur le lancer du marteau
2 personnes
50
Encadrer le lancer du marteau
5 personnes
51
Noter les résultats au fur et à mesure
2 personnes
52
Servir les boissons
3 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Servir le café et le thé
2 personnes
55
Servir des amuse-bouches
3 personnes
56
Servir le repas
4 personnes
57
Récupérer la vaisselle
2 personnes
58
Vider les poubelles
2 personnes
59
Dégager les terrains de compétition
2 personnes
60
Faire changer les participants en toute sécurité
2 personnes
61
Fournir la musique
62
Vérifier les résultats
3 personnes
63
Préparer la table des prix
2 personnes
64
Annonce des gagnants
2 personnes
65
Remettre les prix
3 personnes
66
Accompagner la session de jeu libre
4 personnes
67
Annoncer le dernier tour
68
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes

Suivi

69
Rassembler le matériel de compétition
4 personnes
70
Ranger le service traiteur
4 personnes
71
Faire la vaisselle
3 personnes
72
Trier les déchets
3 personnes
73
Nettoyer le site
5 personnes
74
Démonter les tentes et la décoration
4 personnes
75
Évacuer les tables et les chaises
4 personnes
76
Débrancher le système de sonorisation
2 personnes
77
Vider les glacières
2 personnes
78
Réfrigérer les restes
2 personnes
79
Fermer le lieu
2 personnes
80
Rendre les articles empruntés
2 personnes
81
Rendre le matériel loué
2 personnes
82
Laver le linge
83
Gérer la caution et les clés
84
Partager les photos avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables de bièreqté 10
Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 12
Table d'inscription
Table du jury
Table des prix
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Troncs de caberqté 2
Pierres de compétitionqté 4
Poids de marteauqté 4
Sacs de gerbesqté 3
Fourchesqté 2
Corde de tir à la corde
Témoins de relaisqté 6
Cônesqté 30
Poteaux de balisageqté 24
Ruban de balisageqté 300
Mètres rubansqté 4
Chronomètresqté 4
Panneaux de scoreqté 4
Sifflets de compétitionqté 6
Numéros de départqté 60
Tapis de sécuritéqté 4

Équipement

Système de sonorisation mobile
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 6
Rallonges à enrouleurqté 3
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8

Cuisine

Bacs de maintien au chaudqté 4
Marmites à soupeqté 2
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 8
Pincesqté 6

Décoration

Drapeaux écossaisqté 12
Guirlandes de fanionsqté 10
Panneau d’accueil
Cadres du programmeqté 6
Panneaux indicateursqté 10

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Lampes LEDqté 10
Lampes à pilesqté 8

Nettoyage

Conteneurs à déchetsqté 4
Balaisqté 4
Éléments pharesqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 8

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Pains de glaceqté 12
Extincteursqté 2
Lampes de pocheqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloque le programme avant d’ouvrir les inscriptions : indique l’heure d’accueil, l’ordre des épreuves et les temps de pause. Prévois au moins 15 minutes de battement toutes les deux ou trois épreuves pour absorber les retards.
Sépare clairement le terrain de compétition et les zones d’attente. Utilise le ruban de balisage et les cônes pour garder les spectateurs à distance des troncs de caber, pierres et poids de marteau.
Prépare l’encadrement avec un responsable par épreuve, un juge à la table des scores et une personne chargée des annonces. Un seul microphone ne suffit pas si la sono doit couvrir un grand terrain ou plusieurs zones.
Ferme les inscriptions et demande les informations alimentaires au plus tard 7 jours avant l’événement. Transmets ensuite le nombre final de repas au traiteur, en distinguant les régimes et allergies.
Ne garde pas les boissons et les encas pour le dernier moment : mets-les au frais la veille et installe les tables, poubelles, badges, numéros de départ et panneaux de score avant l’arrivée des concurrents.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser des Highland Games ?: Prévois idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, vérifier les autorisations, trouver les encadrants, commander le matériel et laisser au moins 2 semaines aux participants pour s’inscrire.
Comment choisir les épreuves d’un Highland Games ?: Commence avec 4 à 6 épreuves clairement définies, adaptées au terrain et au niveau des participants. Prévois pour chacune le matériel nécessaire, un responsable, une durée estimée et une zone de sécurité avant de publier le programme.
Quand faut-il délimiter le terrain ?: Délimite le terrain au plus tard le matin de l’événement, avant l’accueil du public, et vérifie la surface la veille. Laisse plusieurs mètres entre les spectateurs et les zones de lancer ou de chute, selon les règles de sécurité retenues.
Combien de boissons prévoir pour des Highland Games ?: Compte environ 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis 1 à 2 par heure supplémentaire, davantage s’il fait chaud. Refroidis une première réserve la veille et garde une réserve accessible pendant toute la compétition.

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