Cómo organizar unos Highland Games sin perder el control

Unos Highland Games necesitan más coordinación que una competición deportiva corriente: hay que preparar el terreno, controlar pruebas con material pesado y mantener al público a una distancia segura. Empieza por fijar la fecha, el programa y las pruebas; después reserva el lugar y confirma permisos, responsables y equipamiento. Las inscripciones, la alimentación y la megafonía deben cerrarse antes de la última semana. Este orden te ayuda a detectar a tiempo lo que suele quedarse para el final.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Definir las pruebas de la competición
3 personas
3
Reservar el lugar
4
Comprobar permisos
5
Asignar los responsables de la competición
2 personas
6
Gestionar la música y la megafonía
7
Enviar invitaciones
2 personas
8
Abrir inscripciones
9
Registrar a los participantes
10
Recoger preferencias dietéticas
11
Reservar el catering
12
Reservar recogida de residuos
13
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
14
Seguir la previsión del tiempo
15
Cerrar la lista de participantes
16
Comunicar necesidades dietéticas
17
Imprimir el calendario de la competición
18
Hacer tarjetas de participantes
2 personas
19
Comprobar premios y medallas
20
Hacer la compra
3 personas
21
Enfriar bebidas
2 personas
22
Preparar aperitivos
3 personas
23
Dejar listos la ropa y los accesorios
2 personas
24
Cortar y revisar el terreno
2 personas
25
Marcar el recinto
4 personas
26
Preparar el material de competición
4 personas
27
Montar las carpas
4 personas
28
Colocar mesas y sillas
4 personas
29
Crear un espacio de presentación sin escenario
2 personas
30
Conectar la megafonía
2 personas
31
Asegurar los cables eléctricos con cinta
2 personas
32
Montar la mesa de inscripciones
2 personas
33
Montar la mesa de catering
3 personas
34
Comprobar los baños
2 personas
35
Preparar el material de primeros auxilios
2 personas
36
Realizar la ronda de seguridad
3 personas
37
Instruir a los voluntarios
2 personas
38
Preparar la mesa del jurado
2 personas
39
Probar el material de la competición
3 personas

Evento

40
Abrir el registro
3 personas
41
Recepción de participantes
3 personas
42
Dar la señal de inicio
2 personas
43
Dar explicación del caber toss
2 personas
44
Dirigir el caber toss
4 personas
45
Dar instrucciones sobre el stone put
2 personas
46
Coordinar Stone put
4 personas
47
Dar la explicación de sheaf toss
2 personas
48
Coordinar el sheaf toss
4 personas
49
Dar instrucciones sobre lanzamiento de martillo
2 personas
50
Coordinar lanzamiento de martillo
5 personas
51
Anotar resultados intermedios
2 personas
52
Servir las bebidas
3 personas
53
Rellenar las bebidas
2 personas
54
Servir café y té
2 personas
55
Servir aperitivos
3 personas
56
Servir la comida
4 personas
57
Recoger la vajilla
2 personas
58
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
59
Mantener libres las zonas de competición
2 personas
60
Permitir el cambio de participantes de forma segura
2 personas
61
Proporcionar la música
62
Comprobar los resultados
3 personas
63
Preparar la mesa de premios
2 personas
64
Anunciar a los ganadores
2 personas
65
Entregar premios
3 personas
66
Guiar la ronda de juego libre
4 personas
67
Anunciar la última ronda
68
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas

Seguimiento

69
Recoger el material de competición
4 personas
70
Recoger el catering
4 personas
71
Lavar la vajilla
3 personas
72
Clasificar residuos
3 personas
73
Limpiar el recinto
5 personas
74
Desmontar las carpas y la decoración
4 personas
75
Retirar las mesas y sillas
4 personas
76
Desconectar el sistema de megafonía
2 personas
77
Vaciar neveras portátiles
2 personas
78
Refrigerar la comida sobrante
2 personas
79
Cerrar el recinto
2 personas
80
Devolver los objetos prestados
2 personas
81
Devolver el material alquilado
2 personas
82
Lavar la ropa
83
Gestionar la fianza y las llaves
84
Compartir fotos con los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas de cervezacant. 10
Mesas plegablescant. 6
Sillas plegablescant. 80
Taburetes de barcant. 12
Mesa de inscripción
Mesa del jurado
Mesa de premios
Papeleracant. 8

Material deportivo

Troncos para cabercant. 2
Piedras de competicióncant. 4
Pesas para martillocant. 4
Sacos de sheafcant. 3
Horcascant. 2
Cuerda para tira y afloja
Testigos de relevocant. 6
Conoscant. 30
Postes separadorescant. 24
Cinta de balizamientocant. 300
Cintas métricascant. 4
Cronómetroscant. 4
Marcadorescant. 4
Silbatos de competicióncant. 6
Dorsalescant. 60
Colchonetas de seguridadcant. 4

Equipo

Equipo de sonido móvil
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Cables alargadorescant. 6
Enrollacablescant. 3
Baterías externascant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Bandejas de servircant. 12
Cucharonescant. 8

Cocina

Bandejas para mantener calientecant. 4
Ollas para sopacant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchilloscant. 8
Pinzascant. 6

Decoración

Banderas escocesascant. 12
Guirnaldascant. 10
Cartel de bienvenida
Marcos del programacant. 6
Carteles direccionalescant. 10

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Lámparas LEDcant. 10
Linternas a pilascant. 8

Limpieza

Contenedores de basuracant. 4
Escobascant. 4
Puntos de atraccióncant. 2
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 8

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Acumuladores de fríocant. 12
Extintorescant. 2
Linternascant. 4

Catering

Compras

Consejos

Define el programa antes de abrir las inscripciones. Asigna una persona responsable de cada prueba y deja por escrito el orden, los tiempos y el sistema de puntuación.
Revisa el terreno varios días antes y vuelve a comprobarlo el día anterior. Marca las zonas de lanzamiento, coloca colchonetas donde corresponda y separa al público con conos, postes y cinta de balizamiento.
Cierra la lista de participantes con al menos 5 días de margen. Así puedes preparar dorsales, tarjetas, horarios, premios y una lista definitiva de necesidades dietéticas.
No des por resuelto el sonido porque haya electricidad en el lugar. Comprueba los puntos de corriente, lleva cables alargadores, enrollacables y baterías externas, y prueba los micrófonos antes de que llegue el público.
Calcula la logística del catering y los residuos junto con el número final de participantes. Reserva mesas para inscripción, jurado y premios, y coloca papeleras cerca de las zonas de comida y descanso.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar unos Highland Games?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. En las primeras 2 semanas fija la fecha, las pruebas y el lugar; deja la última semana para confirmar participantes, previsión meteorológica, material y responsables.
¿Cuándo debo cerrar las inscripciones para unos Highland Games?: Cierra la lista entre 5 y 7 días antes del evento. Ese margen permite imprimir dorsales y calendarios, comunicar las dietas al catering y ajustar mesas, bebidas y premios.
¿Cómo se prepara el terreno para los Highland Games?: Haz una primera revisión al menos 7 días antes y una inspección final el día anterior. Retira obstáculos, corta o acondiciona las zonas necesarias y marca las áreas de competición y los límites del público.
¿Cuánto material de sonido necesito para unos Highland Games?: Como base, prepara un equipo de sonido móvil, 1 o 2 micrófonos inalámbricos, cables alargadores y baterías externas. Haz una prueba completa entre 2 y 3 horas antes de abrir el recinto y guarda un sistema de comunicación alternativo para los responsables.

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