Zo organiseer je een Highland Games
Begin niet met het bestellen van cabers of wedstrijdstenen, maar met de opzet van de dag. Leg eerst datum, terrein en wedstrijdonderdelen vast en werk daarna de regels, categorieën en planning uit. Op een Highland Games zijn duidelijke rollen en een strak schema minstens zo belangrijk als het materiaal: deelnemers wachten snel op juryleden, meetlinten of een vrij veld. Regel daarom vroeg vergunningen, vrijwilligers, EHBO en een alternatief bij regen. Zo kun je op de dag zelf vooral begeleiden, meten en scores bijhouden.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
- 2
Wedstrijdonderdelen bepalen
3 personen
- 3
Wedstrijdregels uitschrijven
2 personen
- 4
Plattegrond van terrein maken
2 personen
- 5
Reserveringen maken
- 6
Vergunningen controleren
- 7
Deelnemerscategorieën instellen
2 personen
- 8
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 10
Dieetwensen verzamelen
- 11
Vrijwilligers werven
2 personen
- 12
Juryleden aanwijzen
2 personen
- 13
Spelleiders aanwijzen
2 personen
- 14
EHBO-verantwoordelijke aanwijzen
- 15
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
- 16
Deelnemers bevestigen
2 personen
- 17
Leveranciers bevestigen
- 18
Prijzen en medailles bestellen
- 19
Weersvoorspelling controleren
- 20
Alternatief weerplan bevestigen
2 personen
- 21
Boodschappen doen
3 personen
- 22
Wedstrijdmateriaal controleren
3 personen
- 23
Scoreformulieren afdrukken
- 24
Deelnemerslijsten afdrukken
- 25
Materialen labelen
2 personen
- 26
Dranken koelen
2 personen
- 27
Hapjes voorbereiden
4 personen
- 28
Tafels opstellen
4 personen
- 29
Stoelen plaatsen
3 personen
- 30
Partytenten opbouwen
4 personen
- 31
Wedstrijdvelden uitzetten
4 personen
- 32
Veiligheidszones afzetten
3 personen
- 33
Wedstrijdmateriaal klaarzetten
4 personen
- 34
Registratiebalie inrichten
2 personen
- 35
Cateringbuffet inrichten
4 personen
- 36
Drankpunt inrichten
3 personen
- 37
Decoratie ophangen
3 personen
- 38
Verlichting testen
2 personen
- 39
EHBO-materiaal klaarleggen
- 40
Briefing voor vrijwilligers houden
4 personen
- 41
Jurybriefing houden
3 personen
Event
- 42
Deelnemers registreren
3 personen
- 43
Bezoekers verwelkomen
2 personen
- 44
Startprogramma toelichten
- 45
Warming-up begeleiden
2 personen
- 46
Cabertoss begeleiden
4 personen
- 47
Stone put begeleiden
4 personen
- 48
Keg toss begeleiden
4 personen
- 49
Touwtrekken begeleiden
5 personen
- 50
Hapjes serveren
3 personen
- 51
Dranken serveren
3 personen
- 52
Dranken bijvullen
2 personen
- 53
Afvalbakken legen
2 personen
- 54
Scoreformulieren verzamelen
2 personen
- 55
Finaleonderdelen begeleiden
5 personen
- 56
Eindscores controleren
3 personen
- 57
Winnaars bekendmaken
2 personen
- 58
Prijzen uitreiken
3 personen
- 59
Muziek en vrij samenzijn begeleiden
2 personen
- 60
Laatste ronde aankondigen
- 61
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
Nazorg
- 62
Wedstrijdmateriaal verzamelen
4 personen
- 63
Catering opruimen
4 personen
- 64
Drankvoorraad afsluiten
2 personen
- 65
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
- 66
Partytenten afbreken
4 personen
- 67
Decoratie verwijderen
3 personen
- 68
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
- 69
Servies afwassen
3 personen
- 70
Terrein schoonmaken
4 personen
- 71
Materiaal inventariseren
2 personen
- 72
Geleend materiaal retourneren
2 personen
- 73
Koelboxen en gereedschap reinigen
2 personen
- 74
Overgebleven voedsel opslaan
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Klaptafelsaantal 10
- Klapstoelenaantal 80
- Biertafelsaantal 8
- Barkrukkenaantal 12
- Kleedkamertafelsaantal 2
Sportmateriaal
- Cabersaantal 3
- Wedstrijdstenenaantal 3
- Kegelsaantal 12
- Touwtrektouw
- Hesjesaantal 30
- Pionnenaantal 30
- Meetlintenaantal 4
- Stopwatchesaantal 4
- Startpistool
- Rubberen werpringenaantal 6
- Sportmattenaantal 4
- Wedstrijdnummersaantal 40
- Scorebordenaantal 4
- Prijzendisplay
Apparatuur
- Mobiele geluidsset
- Microfoonsaantal 2
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Koelboxenaantal 6
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Gasbrandersaantal 2
- Gasflessenaantal 2
- Handmegafoon
Servies
- Glazenaantal 120
- Koffiebekersaantal 100
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Schenk kannenaantal 8
- Opscheplepelsaantal 10
Decoratie
- Schotse vlaggenaantal 12
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Tafelkledenaantal 12
- Wedstrijdbewegwijzeringaantal 12
- Krijtbordenaantal 6
- Kabelbindersaantal 100
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 6
- Ledlampenaantal 8
- Batterijenaantal 24
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Veiligheidslintaantal 6
- Werkhandschoenenaantal 12
- Gehoorbeschermingaantal 20
- Brandblussersaantal 2
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 4
- Serveerbladenaantal 8
- Warmhoudbakkenaantal 4
- Keukenweegschaal
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Afvalknijpersaantal 4
- Emmersaantal 4
- Sponzenaantal 12
- Afwasborstelsaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
- Dweilenaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Kies het aantal wedstrijdonderdelen voordat je deelnemers uitnodigt. Plan per onderdeel tijd voor uitleg, meerdere pogingen en het veilig vrijmaken van het veld; bij veel deelnemers heb je meerdere groepen of banen nodig.
- Maak een plattegrond met aparte zones voor werponderdelen, touwtrekken, wachtrijen, publiek en EHBO. Houd rond cabers en wedstrijdstenen extra vrije ruimte aan en voorkom dat publiek achter pionnen of linten kan komen.
- Werk met herkenbare categorieën, wedstrijdnummers en vaste juryleden per onderdeel. Print deelnemerslijsten en scoreformulieren vooraf en leg per onderdeel een meetlint, stopwatch of scorebord klaar; zoekgeraakt materiaal kost tijdens de wedstrijd direct minuten.
- Plan de ontvangst minstens 45 minuten voor de eerste start. Gebruik die tijd voor aanmelden, uitleg van regels, controle van categorieën en het uitdelen van hesjes; dieetwensen en aantallen voor eten en drinken moeten al eerder verzameld zijn.
- Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en bevestig dan je weerplan. Partytenten, sportmatten, geluidsapparatuur, verlengkabels en gasflessen vragen een droge, veilige opstelling; wijs één persoon aan die beslist over pauzeren of verplaatsen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang duurt een Highland Games?
- Reken voor een compact programma met vier tot zes onderdelen op ongeveer 4 tot 6 uur, inclusief ontvangst, pauzes en prijsuitreiking. Plan per wedstrijdonderdeel gemiddeld 30 tot 45 minuten en voeg bij grotere groepen extra wisseltijd toe.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor Highland Games?
- Voor ongeveer 30 deelnemers zijn minimaal 8 tot 10 vrijwilligers praktisch: een coördinator, EHBO-verantwoordelijke, twee juryleden, spelleiders, een materiaalhulp en mensen voor ontvangst en catering. Bij meer dan 50 deelnemers zijn extra juryleden en een aparte scoreverantwoordelijke verstandig.
- Hoe ver van tevoren moet je Highland Games organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, terrein, onderdelen, vergunningen en reserveringen. Verstuur uitnodigingen 6 tot 8 weken vooraf, bestel prijzen en medailles uiterlijk 4 weken vooraf en bevestig deelnemers, leveranciers en het weerplan in de laatste week.
- Welke ruimte heb je nodig voor een Highland Games?
- Voor een kleine groep heb je minimaal één overzichtelijk buitenterrein nodig met ruimte voor aparte wedstrijdzones, publiek en materiaalopslag. Reserveer daarnaast een veilige wachtruimte en dekking; de exacte oppervlakte hangt af van de onderdelen, maar neem liever 20 tot 30 procent extra vrije ruimte dan je eerste schets aangeeft.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!