Cómo organizar unos Highland Games sin perder el control

Unos Highland Games combinan varias pruebas, categorías y equipos, así que el orden de preparación importa. Empieza por fijar la fecha, el lugar y las disciplinas; después cierra las reglas, los permisos y el plano del recinto. Cuando sepas cuántas personas participarán, podrás distribuir jueces, monitores, primeros auxilios y material. La última semana sirve para confirmar proveedores, revisar el tiempo y preparar puntuaciones, números y un plan alternativo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Definir las pruebas de la competición
3 personas
3
Redactar las reglas de la competición
2 personas
4
Hacer un plano del recinto
2 personas
5
Hacer reservas
6
Comprobar permisos
7
Configurar categorías de participantes
2 personas
8
Enviar invitaciones
2 personas
9
Gestionar inscripciones
2 personas
10
Recoger preferencias dietéticas
11
Reclutar voluntarios
2 personas
12
Designar a los miembros del jurado
2 personas
13
Designar monitores
2 personas
14
Asignar al responsable de primeros auxilios
15
Elaborar el calendario de competición
2 personas
16
Confirmar participantes
2 personas
17
Confirmar proveedores
18
Encargar premios y medallas
19
Comprobar el pronóstico del tiempo
20
Confirmar el plan alternativo por mal tiempo
2 personas
21
Hacer la compra
3 personas
22
Comprobar el material de competición
3 personas
23
Imprimir las hojas de puntuación
24
Imprimir listas de participantes
25
Etiquetar los materiales
2 personas
26
Enfriar bebidas
2 personas
27
Preparar aperitivos
4 personas
28
Montar mesas
4 personas
29
Colocar las sillas
3 personas
30
Montar las carpas
4 personas
31
Marcar los campos de competición
4 personas
32
Delimitar las zonas de seguridad
3 personas
33
Preparar el material de competición
4 personas
34
Montar el mostrador de registro
2 personas
35
Montar el buffet de catering
4 personas
36
Montar el punto de bebidas
3 personas
37
Colgar la decoración
3 personas
38
Probar la iluminación
2 personas
39
Preparar el material de primeros auxilios
40
Dar una sesión informativa a los voluntarios
4 personas
41
Hacer el briefing con el jurado
3 personas

Evento

42
Registrar a los participantes
3 personas
43
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
44
Explicar el programa de inicio
45
Guiar el calentamiento
2 personas
46
Guiar Cabertoss
4 personas
47
Coordinar Stone put
4 personas
48
Acompañar el keg toss
4 personas
49
Dirigir el tira y afloja
5 personas
50
Servir aperitivos
3 personas
51
Servir las bebidas
3 personas
52
Rellenar las bebidas
2 personas
53
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
54
Recoger las hojas de puntuación
2 personas
55
Acompañar las partes finales
5 personas
56
Comprobar las puntuaciones finales
3 personas
57
Anunciar a los ganadores
2 personas
58
Entregar premios
3 personas
59
Acompañar la música y el rato informal
2 personas
60
Anunciar la última ronda
61
Despedir a los visitantes
3 personas

Seguimiento

62
Recoger el material de competición
4 personas
63
Recoger el catering
4 personas
64
Cerrar el suministro de bebidas
2 personas
65
Desmontar mesas y sillas
4 personas
66
Desmontar las carpas
4 personas
67
Retirar la decoración
3 personas
68
Clasificar y retirar residuos
3 personas
69
Lavar la vajilla
3 personas
70
Limpiar el recinto
4 personas
71
Inventariar el material
2 personas
72
Devolver el material prestado
2 personas
73
Limpiar neveras portátiles y herramientas
2 personas
74
Guardar la comida sobrante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 10
Sillas plegablescant. 80
Mesas de cervezacant. 8
Taburetes de barcant. 12
Mesas de vestuariocant. 2

Material deportivo

Caberscant. 3
Piedras de competicióncant. 3
Conoscant. 12
Cuerda para tira y afloja
Chalecoscant. 30
Conoscant. 30
Cintas métricascant. 4
Cronómetroscant. 4
Pistola de salida
Anillos de lanzamiento de gomacant. 6
Colchonetas deportivascant. 4
Números de competicióncant. 40
Marcadorescant. 4
Expositor de premios

Equipo

Equipo de sonido móvil
Micrófonoscant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Neveras portátilescant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Quemadores de gascant. 2
Botellas de gascant. 2
Megáfono de mano

Vajilla

Vasoscant. 120
Tazas de cafécant. 100
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Jarras para servircant. 8
Cucharonescant. 10

Decoración

Banderas escocesascant. 12
Guirnaldascant. 8
Mantelescant. 12
Señalización de la competicióncant. 12
Pizarrascant. 6
Bridascant. 100

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas LEDcant. 8
Bateríascant. 24

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Cinta de seguridadcant. 6
Guantes de trabajocant. 12
Protección auditivacant. 20
Extintorescant. 2

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Bandejas de serviciocant. 8
Bandejas para mantener calientecant. 4
Balanza de cocina

Limpieza

Papeleracant. 8
Pinzas de basuracant. 4
Cuboscant. 4
Esponjascant. 12
Cepillos para fregarcant. 4
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 4

Catering

Compras

Consejos

Define las pruebas antes de abrir las inscripciones: cada disciplina necesita reglas, espacio y material específicos, desde cabers y piedras hasta conos, cronómetros o cintas métricas.
Dibuja el recinto con antelación y separa competición, público, vestuarios, mesas y zonas de descanso. Deja recorridos despejados y coloca las pruebas de lanzamiento lejos de espectadores.
Cierra las categorías y el calendario cuando falten al menos 7 días. Así puedes imprimir listas de participantes, preparar los números de competición y asignar cada grupo a jueces y monitores.
Calcula los puestos de trabajo, no solo el número de atletas: reserva voluntarios para registro, puntuación, montaje, sonido, primeros auxilios y control de cada prueba.
Comprueba el pronóstico 48 horas antes y confirma qué ocurre si llueve. Las carpas, las colchonetas, el equipo de sonido y el material deportivo deben tener una ubicación alternativa decidida antes del día del evento.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar unos Highland Games?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes para encontrar lugar, comprobar permisos, definir pruebas y abrir inscripciones. Reserva la última semana para confirmar participantes, proveedores, premios y material.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para unos Highland Games?: Como mínimo, cuenta con 1 responsable por prueba, 2 personas para registro y puntuación, 1 encargado de primeros auxilios y 1 coordinador general. Para varias disciplinas simultáneas, necesitarás normalmente entre 8 y 12 voluntarios.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones?: Ciérralas entre 7 y 10 días antes. Ese margen permite organizar las categorías, preparar las listas y los números, adaptar el calendario y recoger preferencias dietéticas.
¿Qué hacer si llueve durante los Highland Games?: Decide el plan alternativo al menos 48 horas antes y comunícalo a participantes, voluntarios y proveedores. Protege el sonido y la electricidad, delimita las zonas resbaladizas y no mantengas pruebas de lanzamiento si el terreno deja de ser seguro.

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