Organiser des Highland Games : la méthode complète

Pour organiser des Highland Games, commencez par cadrer la compétition avant de réserver le matériel. Fixez la date et le lieu, choisissez les épreuves, puis rédigez un règlement compréhensible par tous les participants. Les inscriptions, les catégories, le jury et les bénévoles doivent être confirmés plusieurs semaines avant le jour J. Le dernier contrôle porte sur les pierres, câbles, chronomètres, feuilles de score, sonorisation et solution de repli en cas de mauvais temps.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Définir les épreuves de la compétition
3 personnes
3
Rédiger le règlement du concours
2 personnes
4
Créer le plan du site
2 personnes
5
Faire les réservations
6
Vérifier les autorisations
7
Définir les catégories de participants
2 personnes
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Recruter des bénévoles
2 personnes
12
Désigner les membres du jury
2 personnes
13
Désigner les animateurs
2 personnes
14
Désigner le responsable des premiers secours
15
Établir le programme de la compétition
2 personnes
16
Confirmer les participants
2 personnes
17
Confirmer les fournisseurs
18
Commander les prix et médailles
19
Vérifier les prévisions météo
20
Confirmer le plan météo de secours
2 personnes
21
Faire les courses
3 personnes
22
Vérifier le matériel de compétition
3 personnes
23
Imprimer les feuilles de score
24
Imprimer les listes de participants
25
Étiqueter le matériel
2 personnes
26
Refroidir les boissons
2 personnes
27
Préparer les en-cas
4 personnes
28
Installer les tables
4 personnes
29
Installer les chaises
3 personnes
30
Monter les tentes de réception
4 personnes
31
Installer les aires de compétition
4 personnes
32
Balisage des zones de sécurité
3 personnes
33
Préparer le matériel de compétition
4 personnes
34
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
35
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
36
Installer le point boissons
3 personnes
37
Installer la décoration
3 personnes
38
Tester l’éclairage
2 personnes
39
Préparer le matériel de premiers secours
40
Faire le briefing des bénévoles
4 personnes
41
Organiser le briefing du jury
3 personnes

Événement

42
Enregistrer les participants
3 personnes
43
Accueillir les visiteurs
2 personnes
44
Présenter le programme de départ
45
Animer l'échauffement
2 personnes
46
Animer le Cabertoss
4 personnes
47
Accompagner Stone put
4 personnes
48
Animer le Keg Toss
4 personnes
49
Encadrer le tir à la corde
5 personnes
50
Servir des amuse-bouches
3 personnes
51
Servir les boissons
3 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Vider les poubelles
2 personnes
54
Rassembler les feuilles de score
2 personnes
55
Encadrer les épreuves finales
5 personnes
56
Vérifier les scores finaux
3 personnes
57
Annonce des gagnants
2 personnes
58
Remettre les prix
3 personnes
59
Animer la musique et les moments libres
2 personnes
60
Annoncer le dernier tour
61
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

62
Rassembler le matériel de compétition
4 personnes
63
Ranger le service traiteur
4 personnes
64
Mettre sous clé le stock de boissons
2 personnes
65
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
66
Démonter les tentes de fête
4 personnes
67
Retirer la décoration
3 personnes
68
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
69
Faire la vaisselle
3 personnes
70
Nettoyer le site
4 personnes
71
Inventorier le matériel
2 personnes
72
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
73
Nettoyer les glacières et les outils
2 personnes
74
Stocker les restes alimentaires
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 8
Tabourets de barqté 12
Tables de logeqté 2

Matériel de sport

Câblesqté 3
Pierres de compétitionqté 3
Cônesqté 12
Corde de tir à la corde
Giletsqté 30
Cônesqté 30
Mètres rubansqté 4
Chronomètresqté 4
Pistolet de départ
Anneaux de lancer en caoutchoucqté 6
Tapis de sportqté 4
Numéros de compétitionqté 40
Panneaux de scoreqté 4
Présentoir des prix

Équipement

Système de sonorisation mobile
Microphonesqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Brûleurs à gazqté 2
Bouteilles de gazqté 2
Mégaphone à main

Vaisselle

Verresqté 120
Gobelets à caféqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Pichets de serviceqté 8
Louchesqté 10

Décoration

Drapeaux écossaisqté 12
Guirlandes de fanionsqté 8
Nappesqté 12
Signalisation du parcours de courseqté 12
Panneaux en ardoiseqté 6
Serre-câblesqté 100

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 8
Pilesqté 24

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Ruban de sécuritéqté 6
Gants de travailqté 12
Protection auditiveqté 20
Extincteursqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 4
Balance de cuisine

Nettoyage

Poubellesqté 8
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 4
Épongesqté 12
Brosses à vaisselleqté 4
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 4

Catering

Courses

Conseils

Définissez les épreuves avant d’envoyer les invitations. Pour chaque discipline, indiquez les règles, le nombre d’essais, le mode de classement et les conditions de sécurité afin d’éviter les contestations sur place.
Traitez les inscriptions par catégorie et confirmez les participants à l’avance. Préparez une liste imprimée, des numéros de compétition et des feuilles de score distinctes pour chaque épreuve.
Prévoyez les rôles avant le montage : jury, animateurs, responsable des premiers secours et bénévoles pour guider les concurrents. Pour une compétition qui enchaîne plusieurs ateliers, désignez aussi une personne chargée du chronométrage et du tableau des scores.
Faites le plan du site avant de louer ou déplacer les équipements. Séparez les zones de lancer, de tir à la corde et de circulation, puis vérifiez que les câbles, rallonges et multiprises ne traversent pas les passages.
Ne repoussez pas le plan météo au dernier jour. Vérifiez les prévisions quelques jours avant, confirmez les tentes ou l’espace de repli et prévoyez une procédure claire pour suspendre une épreuve si le sol devient glissant.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser des Highland Games ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, vérifier les autorisations, recruter les bénévoles, traiter les inscriptions et commander les prix et médailles.
Quand faut-il envoyer les invitations pour des Highland Games ?: Envoyez-les au moins 4 semaines avant la compétition et fixez une date limite d’inscription environ 10 à 14 jours avant. Vous pourrez ainsi confirmer les catégories, les besoins alimentaires et le programme.
Quel matériel faut-il vérifier avant les Highland Games ?: Faites un contrôle complet 2 à 3 jours avant : pierres de compétition, câbles, cônes, corde de tir à la corde, mètres rubans, chronomètres, gilets et numéros. Testez aussi la sonorisation, les microphones et les rallonges avant l’arrivée du public.
Que prévoir en cas de pluie pour des Highland Games ?: Décidez au plus tard 48 heures avant si les épreuves restent possibles et où déplacer les activités. Prévoyez un espace couvert, protégez les feuilles de score et interrompez les lancers ou la course dès que le sol ou le matériel devient dangereux.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.