High tea organiseren: een praktische checklist

Een high tea organiseren vraagt vooral om goede timing: eerst leg je datum, locatie en aantal gasten vast, daarna regel je menu, reserveringen en servies. Verzamel dieetwensen voordat je de hapjes bestelt en houd rekening met extra voorbereiding voor sandwiches en gebak. Op de dag zelf draait het om een logische opstelling, gekoelde dranken en genoeg ruimte voor thee, hartige hapjes en zoete lekkernijen. Met deze checklist zie je wat je wanneer regelt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Definitief aantal gasten bepalen
Leveringen en reserveringen bevestigen
Menu en dieetopties vastleggen
2 personen
Servies en apparatuur reserveren
Boodschappenlijst controleren
Houdbare boodschappen doen
2 personen
Versproducten bestellen
Locatie en toiletten controleren
2 personen
Versieringen en bewegwijzering voorbereiden
2 personen
Borden en naamkaartjes maken
2 personen
Taarten en gebak ophalen
2 personen
Verse ingrediënten ophalen
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Tafellinnen en servetten leggen
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Koude dranken koelen
Sandwiches voorbereiden
3 personen
Hartige hapjes voorbereiden
3 personen
Zoete hapjes portioneren
2 personen
Fruit wassen en snijden
2 personen
Thee- en koffiestation inrichten
2 personen
Buffet en dieetopties labelen
2 personen
Laatste ruimtecontrole uitvoeren
2 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Thee en koffie serveren
3 personen
Hapjes en gebak serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Buffet tussentijds aanvullen
2 personen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Etensresten veilig verpakken
2 personen
Servies en keukenmateriaal afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
Locatie en toiletten schoonmaken
3 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Materialen tellen en inpakken
2 personen
Geleende materialen retourneren
Restvoorraden opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 45
Serveerbuffetaantal 2
Tafel voor dranken

Servies

Theekopjesaantal 45
Theeschotelsaantal 45
Gebaksbordenaantal 50
Koffielepelsaantal 50
Tafelmessenaantal 50
Gebaksvorkjesaantal 50
Waterglazenaantal 50
Theepottenaantal 8
Melkkannetjesaantal 6
Suikerkommenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Taartmessenaantal 3

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Mengkommenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Koelboxenaantal 3

Apparatuur

Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Decoratie

Tafellopersaantal 6
Servettenaantal 50
Bloemstukkenaantal 6
Naamkaartjesaantal 45
Menukaartenaantal 6
Welkomstbord
Tafeldecoratieaantal 6

Verlichting

Sfeerlampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Afwasteilenaantal 3
Sponzenaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 12
Bezem en blik

Catering

Boodschappen

Tips

Verstuur de uitnodigingen op tijd en verwerk de aanmeldingen in één overzicht. Vraag direct naar dieetwensen, zodat je vóór het vastleggen van het menu weet hoeveel aangepaste porties nodig zijn.
Bepaal het definitieve aantal gasten voordat je gebak, verse ingrediënten en servies bevestigt. Tel per gast een kopje, schoteltje, gebaksbordje, vorkje en waterglas; reserveer daarnaast enkele extra exemplaren.
Regel houdbare boodschappen eerst en bestel verse producten later. Plan het ophalen van taarten en verse ingrediënten zo dicht mogelijk op de high tea, zodat sandwiches en andere hapjes niet onnodig lang liggen.
Controleer vooraf of er genoeg waterkokers, theepotten, stopcontacten en verlengsnoeren zijn. Test de apparatuur op locatie en houd een aparte tafel vrij voor dranken, suiker en melk.
Zet tafels en stoelen eerst neer en dek daarna pas met tafellinnen, servetten, servies en naamkaartjes. Koel de dranken op tijd en bereid sandwiches, hartige hapjes en zoete hapjes in een volgorde waarbij het kwetsbaarste eten het laatst wordt klaargemaakt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een high tea organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur daarna de uitnodigingen, zodat je uiterlijk 1 tot 2 weken voor de high tea het definitieve aantal gasten en de dieetwensen hebt.
Hoeveel servies heb ik nodig voor een high tea?: Reken per gast op minimaal 1 theekopje, 1 schoteltje, 1 gebaksbordje, 1 gebaksvorkje en 1 waterglas. Neem van elk type 10 procent extra; voor 20 gasten zijn dat bijvoorbeeld 22 exemplaren per onderdeel.
Wanneer maak je sandwiches voor een high tea?: Maak sandwiches bij voorkeur op de dag zelf, enkele uren vóór de start. Bewaar ze afgedekt en gekoeld, zodat het brood niet uitdroogt en de vulling vers blijft.
Hoeveel thee en hapjes heb ik nodig per persoon?: Plan voor de eerste 2 uur ongeveer 3 tot 4 koppen thee per persoon en bied meerdere hartige en zoete hapjes aan. Stem het exacte aantal af op de duur van de high tea en het aantal gangen in je menu.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.