Checklist pour organiser un tea time

Un tea time se prépare surtout dans le bon ordre : confirmer les invités, choisir le menu, réserver la vaisselle et organiser les livraisons. Prévoyez une table de buffet, une table dédiée aux boissons et assez de tasses, théières et assiettes à gâteau pour éviter les files d’attente. Les préparatifs de dernière minute concernent principalement les produits frais, les pâtisseries, les sandwiches et la mise en place. Cette checklist vous aide à répartir les 45 tâches jusqu’au jour du goûter.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Définir le nombre final d’invités
Confirmer les livraisons et les réservations
Définir le menu et les options alimentaires
2 personnes
Réserver la vaisselle et le matériel
Vérifier la liste des courses
Faire les courses pour les produits non périssables
2 personnes
Commander des produits frais
Vérifier le lieu et les toilettes
2 personnes
Préparer les décorations et la signalisation
2 personnes
Créer les panneaux et les badges nominatifs
2 personnes
Récupérer les gâteaux et pâtisseries
2 personnes
Récupérer les ingrédients frais
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Mettre la nappe et les serviettes
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Refroidir les boissons fraîches
Préparer les sandwiches
3 personnes
Préparer des amuse-bouches salés
3 personnes
Portionner les bouchées sucrées
2 personnes
Laver et couper les fruits
2 personnes
Installer le coin thé et café
2 personnes
Étiqueter le buffet et les options diététiques
2 personnes
Effectuer la dernière vérification des lieux
2 personnes

Événement

Accueillir les invités
3 personnes
Servir le thé et le café
3 personnes
Servir les amuse-bouches et les pâtisseries
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Réapprovisionner le buffet entre-temps
2 personnes
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

Emballer les restes alimentaires en toute sécurité
2 personnes
Laver la vaisselle et le matériel de cuisine
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
Nettoyer le site et les toilettes
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Compter et emballer le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
Ranger les restes de stock

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 45
Buffet de serviceqté 2
Table de boissons

Vaisselle

Tasses à théqté 45
Plateaux à théqté 45
Assiettes à gâteauqté 50
Cuillères à caféqté 50
Couteaux de tableqté 50
Fourchettes à gâteauqté 50
Verres à eauqté 50
Théièresqté 8
Pichets à laitqté 6
Sucriersqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Couteaux à gâteauqté 3

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Saladiersqté 4
Verres doseursqté 2
Glacièresqté 3

Équipement

Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3

Décoration

Chemins de tableqté 6
Serviettesqté 50
Compositions floralesqté 6
Badges nominatifsqté 45
Cartes de menuqté 6
Panneau d’accueil
Décoration de tableqté 6

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 4
Bacs à vaisselleqté 3
Épongesqté 6
Chiffons de nettoyageqté 12
Balai et pelle

Catering

Courses

Conseils

Fixez le nombre final d’invités au plus tard 5 à 7 jours avant le tea time. Vous pourrez alors ajuster les quantités de pâtisseries, de sandwiches, de boissons et de vaisselle.
Demandez les besoins alimentaires dès l’envoi des invitations, puis vérifiez les réponses au moins 7 jours avant. Gardez une option clairement identifiée pour chaque régime signalé.
Achetez les produits non périssables 3 à 5 jours à l’avance, mais commandez les produits frais 1 à 2 jours avant. Récupérez les gâteaux, pâtisseries et ingrédients frais le jour même ou la veille selon leur conservation.
Prévoyez une tasse, une assiette à gâteau, une fourchette et une cuillère par invité, plus 10 % de réserve. Ajoutez des pinces de service et des couteaux à gâteau pour que le buffet reste fluide.
Installez les tables et les chaises au moins 2 heures avant l’arrivée des invités. Préparez ensuite la vaisselle, refroidissez les boissons et terminez les sandwiches, amuse-bouches et bouchées sucrées juste avant le service.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tea time ?: Prévoyez 2 à 3 semaines pour confirmer la date, le lieu, les invitations et les réservations. Gardez les 5 derniers jours pour le nombre final d’invités, les courses et les livraisons.
Quand envoyer les invitations pour un tea time ?: Envoyez-les idéalement 3 semaines avant la date prévue, avec une date limite de réponse fixée 7 à 10 jours avant. Vous aurez ainsi le temps de recueillir les besoins alimentaires et de confirmer les quantités.
Quelle vaisselle prévoir pour un tea time ?: Prévoyez au minimum une tasse, une soucoupe ou assiette à gâteau, une cuillère à café et une fourchette à gâteau par personne, plus 10 % de réserve. Ajoutez des théières, pichets à lait, sucriers, plateaux et pinces de service.
Quand préparer les sandwiches et les bouchées sucrées ?: Préparez les sandwiches et les amuse-bouches salés le jour même, idéalement 1 à 2 heures avant l’arrivée. Portionnez les bouchées sucrées juste avant l’installation du buffet pour préserver leur présentation et leur fraîcheur.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.