High tea organiseren: checklist van voorbereiding tot ontvangst

Een high tea organiseren vraagt vooral om goede timing: eerst leg je datum, locatie en gasten vast, daarna werk je menu, dieetwensen en materiaal uit. Plan houdbare boodschappen eerder dan verse producten en bepaal vooraf de serveervolgorde van thee, sandwiches, scones en gebak. Op de dag zelf draait het om koelen, klaarzetten en een aparte thee- en koffiehoek. Deze checklist helpt je om niets te vergeten en stap voor stap naar de ontvangst toe te werken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en gastenlijst vastleggen
Locatie reserveren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Definitief aantal gasten bepalen
Menu en serveervolgorde bepalen
2 personen
Dieetvrije porties plannen
2 personen
Servies en materiaal controleren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Houdbare boodschappen doen
Verse boodschappen bestellen
Locatie en route bevestigen
Tafelschikking uitwerken
Naamkaartjes maken
Scones voorbereiden
2 personen
Sandwichvullingen voorbereiden
2 personen
Taarten en gebak koelen
Verse boodschappen ophalen
Locatie openen en ventileren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Tafels aankleden
2 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Decoratie en naamkaartjes plaatsen
2 personen
Thee- en koffiehoek inrichten
2 personen
Hapjes snijden en schikken
3 personen
Scones en gebak presenteren
2 personen
Dranken koud zetten
Laatste sanitaire controle uitvoeren

Event

Gasten ontvangen
2 personen
Thee en koffie serveren
2 personen
Hartige hapjes serveren
2 personen
Zoete hapjes serveren
2 personen
Dranken en servies bijvullen
2 personen
Dieetvrije gerechten uitserveren
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Eten en drinken opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen afbreken
3 personen
Decoratie en materialen inpakken
2 personen
Afval verzamelen en wegbrengen
2 personen
Locatie schoonmaken
2 personen
Koelkast en keuken schoonmaken
Overgebleven eten verpakken
2 personen
Geleende spullen retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 4
Stoelenaantal 28
Tafelkledenaantal 4
Buffettafel

Servies

Theekopjesaantal 28
Theeschotelsaantal 28
Gebaksbordjesaantal 28
Koffielepelsaantal 28
Taartvorkjesaantal 28
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 6
Waterglazenaantal 28

Apparatuur

Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparaat
Warmhoudkannenaantal 4
Koelboxenaantal 2
Verlengsnoerenaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 2
Mengkommenaantal 3
Maatbekersaantal 2
Keukenweegschaal
Koelelementenaantal 6

Decoratie

Bloemstukkenaantal 4
Naamkaartjesaantal 28
Menukaartenaantal 4
Servetringenaantal 28
Tafeldecoratieaantal 4

Verlichting

Tafellampjesaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 3
Afwasbakkenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Verzamel dieetwensen direct bij de aanmelding en noteer per gast welke porties apart moeten blijven. Plan dieetvrije sandwiches, scones of gebak niet pas tijdens het klaarmaken.
Bepaal uiterlijk een week vooraf hoeveel gasten definitief komen. Daarmee kun je het aantal kopjes, schotels, bordjes, bestek en zitplaatsen controleren in plaats van op de dag zelf tekort te komen.
Doe houdbare boodschappen enkele dagen eerder en bestel verse producten op tijd. Haal verse boodschappen pas op de dag zelf op als koeling en koelboxen beschikbaar zijn.
Werk met een vaste serveervolgorde en zet taarten en ander gebak gekoeld klaar. Bereid scones en sandwichvullingen zo veel mogelijk vooraf, zodat je op locatie alleen nog hoeft af te werken.
Reserveer voor de opbouw minimaal 90 minuten. Zet eerst tafels, stoelen en tafelkleden neer, daarna servies en decoratie, en richt als laatste de thee- en koffiehoek met waterkokers, koffiezetapparaat en warmhoudkannen in.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een high tea te organiseren?: Reken op 2 tot 3 weken voor een kleine high tea met een vaste locatie. Reserveer op de dag zelf minimaal 90 minuten voor tafels, servies, decoratie en de thee- en koffiehoek.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een high tea versturen?: Stuur de uitnodigingen bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Vraag de aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor de high tea op, zodat je het definitieve aantal gasten en de porties kunt bepalen.
Hoeveel servies heb ik nodig voor een high tea?: Zorg per gast minimaal voor 1 theekopje, 1 theeschotel, 1 gebaksbordje, 1 taartvorkje en 1 koffielepel. Neem daarnaast 2 tot 4 extra sets mee voor breuk, wisselen of onverwachte gasten.
Wanneer moet ik verse boodschappen voor een high tea ophalen?: Haal verse boodschappen op de dag van de high tea op, bij voorkeur 2 tot 4 uur voor aanvang. Bewaar gekoelde producten direct in een koelkast of koelbox met koelelementen en zet gebak gekoeld klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.