High tea organiseren: checklist van voorbereiding tot ontvangst
Een high tea loopt soepel als je eerst het aantal gasten en de locatie vastlegt en daarna pas menu, servies en boodschappen plant. Verzamel dieetwensen vóór je de porties bepaalt en bevestig de aanmeldingen op tijd. Controleer leveringen, gebak en materiaal niet pas op de dag zelf. Met deze checklist zie je welke voorbereidingen je vooraf doet en wat je op de dag van de high tea klaarzet, van tafels en etagères tot thee, koffie en dieetlabels.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
Locatie en tafels reserveren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen bevestigen
Menu en porties bepalen
2 personen
Leveringen controleren
Servies en materiaal inventariseren
2 personen
Dieetlabels voorbereiden
Boodschappen doen
2 personen
Droge boodschappen opbergen
Dranken koelen
Taarten en gebak controleren
Sandwichvullingen voorbereiden
2 personen
Fruit wassen en snijden
2 personen
Locatie schoonmaken
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Tafellinnen en servies plaatsen
3 personen
Buffet en drankstation inrichten
2 personen
Hartige hapjes opmaken
3 personen
Zoete hapjes opmaken
3 personen
Thee en koffie klaarzetten
2 personen
Event
Ontvangst van gasten
2 personen
Dieetopties toelichten
Thee en koffie serveren
2 personen
Hartige hapjes serveren
2 personen
Zoete hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Gebruikt servies afruimen
2 personen
Gasten uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Eten en dranken opruimen
2 personen
Servies afwassen en drogen
2 personen
Tafels en stoelen afbouwen
3 personen
Locatie schoonmaken
2 personen
Afval verzamelen en wegbrengen
Materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 6
- Stoelenaantal 32
- Serveerbuffetaantal 2
- Kapstok
Servies
- Theekopjesaantal 36
- Theeschotelsaantal 36
- Koffiekopjesaantal 36
- Koffieschotelsaantal 36
- Gebaksbordjesaantal 40
- Gebaksvorkjesaantal 40
- Theelepelsaantal 40
- Botermesjesaantal 12
- Waterglazenaantal 40
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 8
- Taartplateausaantal 6
- Etagèresaantal 8
- Theepottenaantal 8
- Melkkannetjesaantal 6
- Suikerkommenaantal 6
Apparatuur
- Waterkokersaantal 3
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Koelboxenaantal 3
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 2
- Maatbekersaantal 2
- Mengkommenaantal 4
- Serveerkaraffenaantal 4
Decoratie
- Tafellopersaantal 6
- Bloemstukkenaantal 6
- Menukaartstandaardsaantal 6
Catering
- Boodschappen
- Voedselbakkenaantal 12
- Drankenlabelsaantal 20
- Dieetlabelsaantal 20
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 3
- Emmersaantal 2
- Dweilmoppenaantal 2
- Handveger en blikaantal 2
Tips
- Vraag dieetwensen uiterlijk één week vooraf uit en zet ze per gast op een aparte lijst. Maak de labels voor dieetopties al vóór het opmaken van het buffet.
- Tel per gast minimaal één kopje, schoteltje, gebaksbordje, vorkje en theelepel; houd daarnaast 10% extra servies achter de hand voor breuk of een tweede ronde.
- Bereid sandwichvullingen, fruit en andere verse onderdelen zo veel mogelijk op de dag zelf voor. Was en snijd fruit enkele uren voor ontvangst en bewaar het gekoeld.
- Zet het buffet en drankstation uiterlijk 30 minuten voor aankomst klaar. Plaats thee, koffie, melk, suiker en water zo dat gasten niet tegelijk bij één smalle tafel hoeven te staan.
- Controleer taarten en gebak bij levering en tel de stukken meteen na. Bewaar droge boodschappen apart en zet dranken tijdig koud, zodat je tijdens de ontvangst niet meer hoeft te zoeken.
Veelgestelde vragen
- Hoeveel eten heb ik nodig voor een high tea per persoon?
- Reken op 3 tot 4 hartige hapjes en 3 tot 4 zoete hapjes per persoon. Voor een high tea van ongeveer 2,5 uur is dat meestal genoeg naast thee, koffie en water; voor een maaltijdvervangende high tea kies je de ruime hoeveelheid.
- Hoe lang van tevoren moet ik uitnodigingen voor een high tea versturen?
- Stuur de uitnodiging 3 tot 4 weken vooraf. Vraag om een reactie uiterlijk 7 dagen voor de high tea, zodat je porties, dieetopties, tafels en servies definitief kunt regelen.
- Wanneer moet ik thee, koffie en drank klaarzetten voor een high tea?
- Zet waterkokers, koffiezetapparaten, thermoskannen en servies ongeveer 30 minuten voor de start klaar. Koel dranken eerder, bij voorkeur minstens 3 uur vooraf, zodat ze bij ontvangst direct geschonken kunnen worden.
- Hoeveel servies heb ik nodig voor een high tea?
- Plan per gast één theekopje met schotel, één gebaksbordje, één gebaksvorkje en één theelepel. Neem 10% extra mee; voor 20 gasten zijn dat bijvoorbeeld 22 stuks per veelgebruikt serviesonderdeel.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!