Checklist voor de heropening van een openbaar gebouw

Een heropening van een openbaar gebouw vraagt om meer dan een programma en een schone entree. Je moet bezoekers informeren, toegang en registratie regelen, sprekers en techniek op elkaar afstemmen en catering op tijd bestellen. Plan de werkzaamheden in drie fases: voorbereiding, controle in de laatste week en inrichting op de dag zelf. Zo ontdek je niet pas bij de opening dat naambadges ontbreken, de routeborden niet zichtbaar zijn of koffieapparaten geen geschikte aansluiting hebben.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma bevestigen
2 personen
Openingstijden en toegang bepalen
2 personen
Genodigdenlijst samenstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Publieksinformatie publiceren
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Herinnering aan genodigden sturen
Catering bestellen
2 personen
Techniek reserveren
Fotograaf inplannen
Sprekers bevestigen
Toespraken verzamelen
Programma afdrukken
Naambadges voorbereiden
2 personen
Routeborden maken
Sleutels en toegang regelen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
2 personen
Verse producten ophalen
2 personen
Locatie inspecteren
2 personen
Ruimtes ventileren
2 personen
Entree en gevel reinigen
2 personen
Sanitair controleren
Verlichting controleren
Vluchtroutes vrijmaken
2 personen
Brandblussers controleren
Garderobe inrichten
2 personen
Registratietafel plaatsen
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Buffet opbouwen
3 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Informatieborden plaatsen
2 personen
Techniek opbouwen
2 personen
Microfoon testen
2 personen
Presentaties klaarzetten
Openingshandeling voorbereiden
2 personen
Briefing ontvangstteam geven
4 personen
Briefing cateringteam geven
4 personen
Briefing techniekteam geven
2 personen
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen
Ontvangstruimte controleren
2 personen

Event

Sprekers ontvangen
2 personen
Bezoekers registreren
4 personen
Bezoekers welkom heten
3 personen
Jassen aannemen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Rondleidingen begeleiden
4 personen
Fotomoment begeleiden
2 personen
Openingsprogramma presenteren
Toespraken begeleiden
2 personen
Openingshandeling uitvoeren
3 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Dieetmaaltijden apart uitserveren
2 personen
Bezoekersstromen begeleiden
3 personen
Sanitair tussentijds controleren
Afval tussentijds verzamelen
2 personen
Laatste bezoekers uitgeleiden
3 personen
Garderobe uitgifte verzorgen
2 personen

Nazorg

Techniek uitschakelen
2 personen
Buffet afbouwen
3 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Ruimtes schoonmaken
4 personen
Sanitair schoonmaken
2 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
Materialen terugbrengen
2 personen
Geleende apparatuur retourneren
2 personen
Overgebleven catering opslaan
2 personen
Gebouw afsluiten
2 personen
Deelnemersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 160
Buffettafelsaantal 4
Registratietafel
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 180
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 180
Theeglazenaantal 180
Waterglazenaantal 180
Wijnglazenaantal 120
Dinerbordenaantal 180
Gebaksbordenaantal 180
Vorkenaantal 180
Messenaantal 180
Lepelsaantal 180
Theelepelsaantal 180
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Serveerschalenaantal 18
Serveerschalen met dekselaantal 6
Serveertangenaantal 12
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Koelelementenaantal 24
Aluminium serveerschalenaantal 20

Apparatuur

Draagbare speakeraantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Laptop
Presentatiescherm
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadbare batterijenaantal 12

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonnenstandaardsaantal 4
Lintenaantal 6
Openingslint
Scharen voor openingaantal 2
Bloemstukkenaantal 8
Tafelkledenaantal 16
Kabelbindersaantal 100
Wegwijzerbordenaantal 12
Menubordenaantal 6

Verlichting

Led-lichtsnoerenaantal 6

Schoonmaak

Bezemaantal 3
Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Microvezeldoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodiging en publieksinformatie ruim vóór de opening en plan één herinnering in de laatste week. Verwerk dieetwensen uiterlijk enkele dagen vóór de cateringbestelling, zodat aantallen en menu nog kunnen worden aangepast.
Leg techniek, sprekers en toespraken uiterlijk één week vooraf vast. Test de draagbare speaker en controleer of de programmaduur past binnen de openingstijden en de beschikbare ruimtes.
Loop het gebouw uiterlijk de dag vóór de opening volledig na: entree, gevel, sanitair, verlichting, ventilatie en toegangsroute. Zet routeborden en registratietafel alvast op hun plaats, zodat ontbrekende materialen nog kunnen worden geregeld.
Tel zitplaatsen, tafels, glazen en servies op basis van het verwachte bezoekersaantal. Reken voor een ontvangst met koffie, thee en water per persoon minimaal één kopje of glas en reserveer extra voor sprekers en medewerkers.
Haal verse producten pas kort vóór de opening op en houd gekoelde producten in koelboxen met koelelementen. Controleer de weersverwachting de dag ervoor en bepaal wie toegang, garderobe, registratie en het opruimen coördineert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een heropening van een openbaar gebouw organiseren?: Begin idealiter 8 tot 12 weken van tevoren met datum, programma, genodigden en publieksinformatie. Reserveer techniek, catering, fotograaf en sprekers uiterlijk 4 weken vooraf; plan de laatste gebouwcontrole in de laatste 24 uur.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor de heropening van een openbaar gebouw?: Stuur uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken vóór de opening. Sluit de aanmeldingen 7 tot 10 dagen vooraf en stuur in de laatste week een herinnering met openingstijden, route en toegangsgegevens.
Hoeveel drank heb je nodig bij een heropening?: Voor het eerste uur kun je rekenen op 2 tot 3 drankjes per persoon, verdeeld over koffie, thee en water. Bestel daarnaast ongeveer 10 procent extra voor medewerkers, sprekers en onverwachte bezoekers.
Wanneer controleer je het gebouw vóór de heropening?: Doe een volledige inspectie uiterlijk één dag vooraf en een korte ronde 1 tot 2 uur vóór ontvangst van de bezoekers. Controleer dan opnieuw entree, sanitair, verlichting, ventilatie, bewegwijzering en toegang.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.