Checklist pour organiser la réouverture d’un bâtiment public

Une réouverture réussie se prépare dans un ordre précis : confirmer le programme, organiser l’accès, informer le public, puis vérifier chaque espace avant l’arrivée des invités. Prévoyez aussi les détails souvent oubliés, comme les besoins alimentaires, les badges, la signalétique et les clés. Le jour venu, l’accueil, le café, les discours et la circulation doivent fonctionner sans improvisation. Cette checklist rassemble les 79 tâches et 55 fournitures nécessaires pour suivre la préparation jusqu’au contrôle final du bâtiment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le programme
2 personnes
Définir les heures d’ouverture et l’accès
2 personnes
Établir la liste des invités
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier les informations au public
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer un rappel aux invités
Commander le catering
2 personnes
Réserver la technique
Planifier le photographe
Confirmer les intervenants
Rassembler les discours
Imprimer le programme
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Créer les panneaux de direction
Organiser les clés et l’accès
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
2 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Inspecter le lieu
2 personnes
Aérer les espaces
2 personnes
Nettoyer l'entrée et la façade
2 personnes
Vérifier les sanitaires
Vérifier l'éclairage
Dégager les voies d'évacuation
2 personnes
Contrôler les extincteurs
Aménager le vestiaire
2 personnes
Installer la table d’enregistrement
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Monter le buffet
3 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Placer les panneaux d’information
2 personnes
Monter la technique
2 personnes
Tester le microphone
2 personnes
Préparer les présentations
Préparer la cérémonie d’ouverture
2 personnes
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
4 personnes
Donner le briefing à l'équipe catering
4 personnes
Donner le briefing à l’équipe technique
2 personnes
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
Vérifier l’espace d’accueil
2 personnes

Événement

Accueillir les intervenants
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Prendre les vestes
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Accompagner les visites guidées
4 personnes
Animer le moment photo
2 personnes
Présenter le programme d’ouverture
Encadrer les discours
2 personnes
Réaliser la cérémonie d’ouverture
3 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Servir les repas spéciaux à part
2 personnes
Orienter les flux de visiteurs
3 personnes
Vérifier les sanitaires entre-temps
Ramasser les déchets entre-temps
2 personnes
Accompagner les derniers visiteurs à la sortie
3 personnes
Assurer la remise au vestiaire
2 personnes

Suivi

Éteindre la technique
2 personnes
Démonter le buffet
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer les espaces
4 personnes
Nettoyer les sanitaires
2 personnes
Rassembler les objets perdus
Rapporter le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Stocker la restauration restante
2 personnes
Fermer le bâtiment
2 personnes
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 160
Tables de buffetqté 4
Table d'inscription
Portantsqté 3
Cintresqté 180
Poubellesqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 180
Verres à théqté 180
Verres à eauqté 180
Verres à vinqté 120
Assiettes de dînerqté 180
Assiettes à gâteauqté 180
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 180
Cuillèresqté 180
Cuillères à caféqté 180
Louchesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Plateaux de serviceqté 18
Plats de service avec couvercleqté 6
Pinces de serviceqté 12
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Glacièresqté 6
Pains de glaceqté 24
Plateaux de service en aluminiumqté 20

Équipement

Enceinte portableqté 2
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Ordinateur portable
Écran de présentation
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Piles rechargeablesqté 12

Décoration

Ballonsqté 100
Pieds de ballonsqté 4
Rubansqté 6
Ruban d’inauguration
Ciseaux pour l’ouvertureqté 2
Compositions floralesqté 8
Nappesqté 16
Serre-câblesqté 100
Panneaux directionnelsqté 12
Panneaux de menuqté 6

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6

Nettoyage

Balaiqté 3
Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Chiffons microfibresqté 20

Catering

Courses

Conseils

Fixez les horaires d’ouverture et d’accès avant d’envoyer les invitations. Gardez une personne référente pour les clés, les entrées et les éventuels accès réservés le jour de la réouverture.
Traitez les inscriptions et les besoins alimentaires au moins 7 jours avant l’événement. Utilisez ces informations pour confirmer le traiteur et prévoir les quantités de vaisselle, de verres et de places assises.
Préparez les badges, le programme imprimé et les panneaux de direction la veille. Une table d’inscription placée dès l’entrée évite que les invités cherchent où se présenter.
Confirmez les intervenants, les discours, le photographe et la technique au plus tard 48 heures avant. Vérifiez notamment l’enceinte portable, les prises et l’emplacement prévu pour les prises de parole.
Faites l’inspection du bâtiment le jour précédent, puis un dernier tour 2 heures avant l’ouverture. Contrôlez l’entrée et la façade, les sanitaires, l’éclairage, l’aération, les poubelles et la circulation entre les espaces.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une réouverture de bâtiment public ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fermez les inscriptions environ 7 jours avant afin de confirmer le traiteur, les besoins alimentaires, les badges et la disposition des espaces.
Combien de temps prévoir pour installer une réouverture de bâtiment public ?: Prévoyez au minimum 3 heures sur place pour installer les tables, les chaises, l’accueil, le buffet, la signalétique et la technique. Ajoutez 30 minutes de marge pour les contrôles finaux avant l’ouverture.
Que faut-il vérifier dans le bâtiment avant la réouverture ?: Effectuez un contrôle la veille, puis un second environ 2 heures avant l’arrivée du public. Vérifiez l’entrée, la façade, l’aération, les sanitaires, l’éclairage, les accès, les clés et les panneaux de direction.
Quand confirmer le traiteur et la technique pour l’événement ?: Confirmez le traiteur au moins 7 jours avant, après traitement des inscriptions et des allergies. Réservez et reconfirmez la technique 48 heures avant, avec les intervenants, les discours et le photographe.

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