Wiedereröffnung eines öffentlichen Gebäudes organisieren

Eine Wiedereröffnung braucht mehr als ein fertiges Gebäude: Publikum, Programm, Zugang und Versorgung müssen am selben Tag funktionieren. Diese Checkliste führt dich von der Terminbestätigung bis zur Kontrolle von Eingang, Sanitäranlagen und Beleuchtung. Plane Einladungen, Anmeldungen und Ernährungswünsche mehrere Wochen vorher ein. In den letzten Tagen kommen Technik, Reden, Namensschilder, Wegweiser, Catering und die Prüfung der Räume zusammen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm bestätigen
2 Personen
Öffnungszeiten und Eintritt festlegen
2 Personen
Einladungsliste zusammenstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Publikumsinformationen veröffentlichen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Erinnerung an die Eingeladenen senden
Catering bestellen
2 Personen
Technik reservieren
Fotograf einplanen
Referenten bestätigen
Reden sammeln
Programm drucken
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Wegweiser erstellen
Schlüssel und Zugang organisieren
Wettervorhersage prüfen
Einkaufen gehen
2 Personen
Frische Produkte abholen
2 Personen
Location inspizieren
2 Personen
Räume lüften
2 Personen
Eingang und Fassade reinigen
2 Personen
Sanitäranlagen prüfen
Beleuchtung kontrollieren
Fluchtwege freihalten
2 Personen
Feuerlöscher prüfen
Garderobe einrichten
2 Personen
Anmeldetisch aufstellen
2 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Buffet aufbauen
3 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Informationsschilder aufstellen
2 Personen
Technik aufbauen
2 Personen
Mikrofon testen
2 Personen
Präsentationen vorbereiten
Eröffnungshandlung vorbereiten
2 Personen
Briefing für das Empfangsteam geben
4 Personen
Briefing für das Catering-Team geben
4 Personen
Briefing für das Technikteam geben
2 Personen
Anmeldematerial bereitlegen
2 Personen
Empfangsbereich prüfen
2 Personen

Event

Referenten empfangen
2 Personen
Besucher registrieren
4 Personen
Besucher begrüßen
3 Personen
Jacken entgegennehmen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Führungen begleiten
4 Personen
Fotomoment begleiten
2 Personen
Eröffnungsprogramm präsentieren
Reden begleiten
2 Personen
Eröffnungsakt durchführen
3 Personen
Snacks servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Diätmahlzeiten separat servieren
2 Personen
Besucherströme lenken
3 Personen
Sanitäranlagen zwischendurch kontrollieren
Abfall zwischendurch sammeln
2 Personen
Letzte Besucher verabschieden
3 Personen
Ausgabe an der Garderobe organisieren
2 Personen

Nachbereitung

Technik ausschalten
2 Personen
Buffet abbauen
3 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Räume reinigen
4 Personen
Sanitäranlagen reinigen
2 Personen
Fundsachen sammeln
Materialien zurückbringen
2 Personen
Geliehene Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
Gebäude abschließen
2 Personen
Dankeschön an Teilnehmer versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 160
BuffetischeAnz. 4
Registrierungstisch
GarderobenständerAnz. 3
KleiderbügelAnz. 180
AbfallbehälterAnz. 8

Geschirr

KaffeetassenAnz. 180
TeegläserAnz. 180
WassergläserAnz. 180
WeingläserAnz. 120
Dinner-TellerAnz. 180
KuchenplattenAnz. 180
GabelnAnz. 180
MesserAnz. 180
LöffelAnz. 180
TeelöffelAnz. 180
ServierlöffelAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
ServierschalenAnz. 18
Servierplatten mit DeckelAnz. 6
ServierzangenAnz. 12
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
KühlboxenAnz. 6
KühlelementeAnz. 24
Aluminium-ServiertablettsAnz. 20

Ausstattung

Tragbarer LautsprecherAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
Laptop
Präsentationsbildschirm
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Wiederaufladbare BatterienAnz. 12

Dekoration

BallonsAnz. 100
BallonständerAnz. 4
BänderAnz. 6
Eröffnungsband
Scheren für die EröffnungAnz. 2
BlumenarrangementsAnz. 8
TischdeckenAnz. 16
KabelbinderAnz. 100
Wegweiser-SchilderAnz. 12
MenükartenAnz. 6

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6

Reinigung

BesenAnz. 3
StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 8
MikrofasertücherAnz. 20

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige Datum, Öffnungszeiten und Eintritt mindestens 6 Wochen vorher. Verschicke Einladungen danach zeitnah und sende 3 bis 5 Tage vor der Wiedereröffnung eine Erinnerung.
Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche in einer gemeinsamen Liste. Bestelle das Catering erst, wenn die Teilnehmerzahl feststeht, aber spätestens 7 Tage vor dem Termin.
Plane Technik, Referenten und Fotografen nicht für dieselbe letzte Minute ein: Reserviere die Technik mindestens 2 Wochen vorher und sammle alle Reden spätestens 5 Tage vor der Veranstaltung.
Rechne beim Aufbau mit mehreren Stationen: Registrierungstisch am Eingang, Garderobenständer, Buffetische und Abfallbehälter. Stelle Wegweiser und Namensschilder am Vortag bereit, damit der Einlass nicht blockiert wird.
Führe am Veranstaltungstag eine Raumkontrolle vor dem Einlass durch: lüften, Eingang und Fassade reinigen, Sanitäranlagen prüfen und Beleuchtung kontrollieren. Prüfe bei Außenwegen zusätzlich die Wettervorhersage und lege den Zugang bei Bedarf neu fest.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man die Wiedereröffnung eines öffentlichen Gebäudes planen?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Programm, Öffnungszeiten und Einladungen. Technik, Catering und Referenten sollten spätestens 2 Wochen vor dem Termin bestätigt sein.
Wann verschickt man Einladungen zur Wiedereröffnung?: Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vorher, damit genug Zeit für Anmeldungen bleibt. Eine Erinnerung 3 bis 5 Tage vor der Veranstaltung reduziert vergessene Zusagen.
Wie viel Catering braucht man für eine Wiedereröffnung?: Plane die Menge anhand der bestätigten Anmeldungen und ergänze 5 bis 10 Prozent Reserve. Getränkegläser, Teller und Besteck solltest du mindestens 7 Tage vorher zählen und fehlende Teile nachbestellen.
Was muss man am Tag der Wiedereröffnung kontrollieren?: Kontrolliere mindestens 2 Stunden vor dem Einlass Räume, Zugang, Beleuchtung, Sanitäranlagen und Beschilderung. Prüfe außerdem Technik, Registrierungstisch, Buffetaufbau und die Erreichbarkeit der zuständigen Schlüsselperson.

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