Checklist para organizar la reapertura de un edificio público

Una reapertura pública combina protocolo, atención al visitante y una puesta a punto del edificio. Este plan reúne 79 tareas y 55 materiales para ordenar el trabajo desde la fecha y el programa hasta la inspección final. Incluye invitaciones, inscripciones, ponentes, catering, acreditaciones, señalización, accesos, limpieza y comprobaciones técnicas. Úsalo para asignar responsables y evitar que los detalles críticos se queden para el último día.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar la fecha y el programa
2 personas
Determinar los horarios de apertura y el acceso
2 personas
Elaborar la lista de invitados
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar información para el público
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Enviar un recordatorio a los invitados
Pedir el catering
2 personas
Reservar técnica
Programar fotógrafo
Confirmar ponentes
Recopilar discursos
Imprimir el programa
Preparar acreditaciones
2 personas
Crear señales de ruta
Gestionar llaves y acceso
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
2 personas
Recoger productos frescos
2 personas
Inspeccionar el lugar
2 personas
Ventilar los espacios
2 personas
Limpiar la entrada y la fachada
2 personas
Comprobar el sanitario
Comprobar la iluminación
Despejar las rutas de evacuación
2 personas
Comprobar los extintores
Montar el guardarropa
2 personas
Colocar la mesa de registro
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar el buffet
3 personas
Montar el punto de café
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar los paneles informativos
2 personas
Montar la técnica
2 personas
Probar el micrófono
2 personas
Preparar las presentaciones
Preparar el acto inaugural
2 personas
Dar briefing al equipo de recepción
4 personas
Dar briefing al equipo de catering
4 personas
Dar briefing al equipo técnico
2 personas
Preparar el material de registro
2 personas
Comprobar la sala de recepción
2 personas

Evento

Recibir a los ponentes
2 personas
Registrar a los visitantes
4 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Recibir abrigos
2 personas
Servir café y té
3 personas
Guiar visitas
4 personas
Coordinar el momento de fotos
2 personas
Presentar el programa de apertura
Coordinar los discursos
2 personas
Realizar el acto de apertura
3 personas
Servir aperitivos
4 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Servir por separado las comidas de dieta
2 personas
Guiar el flujo de visitantes
3 personas
Comprobar los aseos durante el evento
Recoger la basura durante el evento
2 personas
Acompañar a los últimos visitantes a la salida
3 personas
Gestionar la entrega del guardarropa
2 personas

Seguimiento

Apagar la técnica
2 personas
Desmontar el buffet
3 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar espacios
4 personas
Limpiar los sanitarios
2 personas
Recoger objetos perdidos
Devolver los materiales
2 personas
Devolver el equipo prestado
2 personas
Guardar la catering sobrante
2 personas
Cerrar el edificio
2 personas
Enviar agradecimiento a los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 12
Sillas plegablescant. 160
Mesas de buffetcant. 4
Mesa de registro
Percheroscant. 3
Perchascant. 180
Papeleracant. 8

Vajilla

Tazas de cafécant. 180
Vasos de técant. 180
Vasos para aguacant. 180
Copas de vinocant. 120
Platos de cenacant. 180
Platos para postrecant. 180
Tenedorescant. 180
Cuchilloscant. 180
Cucharascant. 180
Cucharillascant. 180
Cucharonescant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Bandejas de servircant. 18
Bandejas de servir con tapacant. 6
Pinzas de servircant. 12
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Neveras portátilescant. 6
Acumuladores de fríocant. 24
Bandejas de aluminio para servircant. 20

Equipo

Altavoz portátilcant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soportes de micrófonocant. 2
Portátil
Pantalla de presentación
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Baterías recargablescant. 12

Decoración

Globoscant. 100
Soportes para globoscant. 4
Cintascant. 6
Cinta de inauguración
Tijeras para la inauguracióncant. 2
Arreglos floralescant. 8
Mantelescant. 16
Bridascant. 100
Señales de orientacióncant. 12
Carteles del menúcant. 6

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6

Limpieza

Escobacant. 3
Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 8
Paños de microfibracant. 20

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa y los horarios de apertura antes de enviar invitaciones. Deja al menos 10 días para que el público se inscriba y pueda indicar preferencias dietéticas.
Confirma con una semana de antelación el catering, la reserva técnica, el fotógrafo y los ponentes. Recopila los discursos y revisa el programa antes de imprimirlo.
Prepara la entrada como un punto de control: mesa de registro, acreditaciones, señales de ruta, guardarropa y gestión de llaves deben estar resueltos antes de que llegue el primer invitado.
Haz una inspección del edificio el día anterior y otra el mismo día. Ventila los espacios, revisa sanitarios e iluminación y comprueba la entrada y la fachada, no solo la sala principal.
Calcula el servicio según el programa: coloca mesas de buffet, vajilla, termos, máquinas de café y recipientes de frío con tiempo suficiente. Recoge los productos frescos el mismo día y verifica el pronóstico antes de montar accesos exteriores.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para la reapertura de un edificio público?: Envíalas al menos 10 días antes de la reapertura para que los invitados puedan confirmar su asistencia y comunicar preferencias dietéticas. Envía un recordatorio entre 48 y 72 horas antes.
¿Qué se revisa el día antes de una reapertura pública?: Comprueba accesos, llaves, señalización, iluminación, sanitarios, limpieza de la entrada y ventilación de los espacios. Revisa también que estén confirmados el catering, la técnica, los ponentes y el fotógrafo.
¿Cuándo se prepara la mesa de registro y las acreditaciones?: Deja preparadas la mesa, las acreditaciones y las señales de ruta como mínimo el día anterior. El día del acto solo tendrás que colocarlas y comprobar que el acceso funciona según el horario previsto.
¿Cuánto tiempo antes hay que recoger los productos frescos del catering?: Recógelos el mismo día, lo más cerca posible de la hora de servicio, y mantenlos refrigerados hasta el montaje. Comprueba antes que las neveras portátiles y los acumuladores de frío están disponibles.

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