Herfstmarkt organiseren: checklist van planning tot opening
Een herfstmarkt vraagt meer voorbereiding dan alleen kramen en tafels neerzetten. Leg eerst datum, openingstijden, terreinindeling en vergunningen vast; daarna volgen standhouders, vrijwilligers, communicatie en materiaal. Plan koffie, soep en servies apart, zodat de uitgifte tijdens drukke momenten niet vastloopt. Controleer in de laatste week het weer en informeer standhouders definitief over hun plek, aankomsttijd en praktische instructies.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en openingstijden vastleggen
2 personen
Locatie en terrein indelen
2 personen
Marktkramen en stands bepalen
2 personen
Reserveringen voor materiaal maken
Vergunningen en meldingen controleren
Deelnemende kramen benaderen
2 personen
Aanmeldingen van standhouders verwerken
2 personen
Standhouders een plek toewijzen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Evenement online publiceren
Bezoekersaanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
Instructies voor vrijwilligers maken
Promotieposters verspreiden
3 personen
Weersverwachting controleren
Standhouders definitief informeren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Voorraad droog opslaan
2 personen
Kramen en tafels klaarzetten
4 personen
Techniek en verlichting testen
2 personen
Route en bewegwijzering voorbereiden
2 personen
Koffie- en soepstation voorbereiden
3 personen
Groente en brood snijden
3 personen
Hapjes en gebak klaarzetten
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Kramen opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
Tentdoeken en windgewichten plaatsen
4 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Borden en pijlen plaatsen
2 personen
Afvalpunten inrichten
2 personen
Kassa en betaalmiddelen klaarzetten
2 personen
Voorraad en servies verdelen
3 personen
Standhouders ontvangen
3 personen
Standhouders naar hun plek begeleiden
2 personen
Laatste veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Event
Bezoekers welkom heten
3 personen
Informatietafel bemannen
2 personen
Kramen en doorgangen controleren
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Warme soep serveren
3 personen
Gebak en broodjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Verlichting en kabels controleren
Contante betalingen verwerken
2 personen
Voorraad aanvullen
2 personen
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Verkoop en catering afsluiten
3 personen
Bezoekers veilig laten vertrekken
3 personen
Nazorg
Onverkochte producten sorteren
2 personen
Kramen en decoratie afbouwen
6 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Afval verzamelen en afvoeren
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Keuken en catering schoonmaken
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Apparatuur droog opbergen
2 personen
Contant geld veilig opbergen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Geleend materiaal retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Locatie schoon opleveren
2 personen
Bezoekersbedankje versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 4
- Marktkramenaantal 12
- Tafelsaantal 10
- Klapstoelenaantal 40
- Statafelsaantal 6
- Kleedtafelsaantal 2
- Tafelkleedrekkenaantal 4
- Parasolsaantal 2
- Windgewichtenaantal 16
- Opbergbakkenaantal 12
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 180
- Koffiekopjesaantal 120
- Soepkommenaantal 100
- Dinerbordenaantal 120
- Gebaksbordjesaantal 120
- Vorkenaantal 120
- Messenaantal 120
- Lepelsaantal 160
- Opscheplepelsaantal 8
- Soeplepelsaantal 12
- Karaffenaantal 12
Keuken
- Snijplankenaantal 6
- Koks messenaantal 6
- Mengkommenaantal 8
- Serveerschalenaantal 12
- Thermoskannenaantal 8
- Soepketelsaantal 3
- Opslagboxen voor voedselaantal 12
- Keukentangenaantal 8
- Maatbekersaantal 4
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Koelboxenaantal 6
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- Kabelgotenaantal 12
- Betaalterminalsaantal 2
- Geldkistjesaantal 2
- Handmicrofoonsaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- Gereedschapskistenaantal 2
- Snoeischarenaantal 2
- Kabelhaspelsaantal 4
- Handtransportwagensaantal 2
- Portofoonsaantal 6
- Veiligheidshesjesaantal 10
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 8
- Ledlampenaantal 16
- Batterijlantaarnsaantal 8
Decoratie
- Herfstbladerenaantal 6
- Strobalenaantal 12
- Pompoenenaantal 30
- Krijtbordenaantal 12
- Slingersaantal 10
- Tafeldecoratieaantal 12
- Prijslijstenaantal 20
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Bezemsaantal 4
- Blikvangersaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Schoonmaakdoekenaantal 20
- Afwasteiltjesaantal 4
- Handzeepdispensersaantal 6
- Desinfectiepompenaantal 6
- Toiletborstelsaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de terreinindeling uiterlijk twee weken voor de markt vast. Houd ruimte vrij voor looproutes, wachtrijen bij het koffie- en soepstation en een plek waar standhouders kunnen laden en lossen.
- Reserveer partytenten, marktkramen, tafels en windgewichten vroeg. Controleer 3 tot 5 dagen vooraf of alle aantallen en afmetingen nog kloppen met de definitieve standhoudersindeling.
- Plan vrijwilligers per tijdsblok van 2 à 3 uur. Geef iedere vrijwilliger vooraf een korte instructie over ontvangst, bewegwijzering, het koffie- en soepstation en wat er bij slecht weer moet gebeuren.
- Maak voor het eet- en drinkgedeelte een aparte voorraadcontrole. Tel niet alleen bekers en kopjes, maar ook soepkommen, lepels, thermoskannen, soepketels en opslagboxen voor voedsel.
- Controleer de weersverwachting 48 uur voor opening en nogmaals op de ochtend zelf. Zet routeborden, verlichting en techniek vóór de eerste standhouder klaar, zodat je tijdens de opbouw niet meer hoeft te improviseren.
Veelgestelde vragen
- Wanneer moet ik een herfstmarkt organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken voor de markt met datum, locatie, vergunningen en materiaal. Benader standhouders uiterlijk 6 weken vooraf, zodat je de indeling en communicatie op tijd kunt afronden.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een herfstmarkt?
- Reken op minimaal 1 vrijwilliger per 20 tot 30 bezoekers tegelijk, plus één coördinator. Werk met blokken van 2 à 3 uur en plan extra hulp voor opbouw, het koffie- en soepstation en het afsluiten.
- Wanneer moet ik standhouders hun plek doorgeven?
- Stuur de definitieve plek, aankomsttijd en opbouwinstructies uiterlijk 5 tot 7 dagen voor de markt. Bevestig wijzigingen daarna alleen nog rechtstreeks, omdat een andere kraamindeling invloed heeft op route en bewegwijzering.
- Wat moet ik regelen bij slecht weer voor een herfstmarkt?
- Controleer 48 uur vooraf het weer en bepaal wanneer partytenten, windgewichten en extra verlichting nodig zijn. Informeer standhouders uiterlijk 24 uur vooraf over de praktische maatregelen of een eventuele wijziging.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!