Herbstmarkt organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Herbstmarkt braucht früh klare Zuständigkeiten: Termin, Gelände, Stände und Genehmigungen legst du zuerst fest. Danach folgen Anmeldungen, Standplätze, Helferplan und die Information der Aussteller. In der letzten Woche prüfst du Wetter, Vorräte, Beschilderung und Technik. Plane außerdem Kaffee- und Suppenstationen nicht erst am Veranstaltungstag, damit Geschirr, Thermoskannen und Suppenkessel rechtzeitig bereitstehen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Öffnungszeiten festlegen
2 Personen
Ort und Gelände einteilen
2 Personen
Marktstände und Stände festlegen
2 Personen
Materialreservierungen vornehmen
Genehmigungen und Meldungen prüfen
Teilnehmende Stände ansprechen
2 Personen
Anmeldungen von Standbetreibern bearbeiten
2 Personen
Ausstellern einen Platz zuweisen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Veranstaltung online veröffentlichen
Besucheranmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Volunteer-Einteilung erstellen
2 Personen
Anweisungen für Freiwillige erstellen
Promotionsplakate verteilen
3 Personen
Wettervorhersage prüfen
Standbetreiber endgültig informieren
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Vorräte trocken lagern
2 Personen
Stände und Tische aufstellen
4 Personen
Technik und Beleuchtung testen
2 Personen
Route und Beschilderung vorbereiten
2 Personen
Kaffee- und Suppenstation vorbereiten
3 Personen
Gemüse und Brot schneiden
3 Personen
Snacks und Gebäck bereitstellen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Stände aufbauen
6 Personen
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
Zelttücher und Windgewichte anbringen
4 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Schilder und Pfeile anbringen
2 Personen
Abfallstationen einrichten
2 Personen
Kasse und Zahlungsmittel bereitstellen
2 Personen
Vorräte und Geschirr verteilen
3 Personen
Aussteller empfangen
3 Personen
Standbetreiber zu ihrem Platz begleiten
2 Personen
Letzte Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen

Event

Besucher begrüßen
3 Personen
Infotisch betreuen
2 Personen
Stände und Durchgänge kontrollieren
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Heiße Suppe servieren
3 Personen
Gebäck und Brötchen servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Geschirr sammeln
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Beleuchtung und Kabel prüfen
Barzahlungen abwickeln
2 Personen
Bestand auffüllen
2 Personen
Letzte Besucher informieren
2 Personen
Verkauf und Catering abschließen
3 Personen
Besucher sicher abreisen lassen
3 Personen

Nachbereitung

Unverkaufte Produkte sortieren
2 Personen
Stände und Dekoration abbauen
6 Personen
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
Abfall sammeln und entsorgen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Küche und Catering reinigen
3 Personen
Gelände reinigen
4 Personen
Ausrüstung trocken lagern
2 Personen
Bargeld sicher verwahren
2 Personen
Fundsachen sammeln
Geliehenes Material zurückgeben
2 Personen
Restbestand einlagern
2 Personen
Ort sauber übergeben
2 Personen
Dankeschön an Besucher senden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
MarktständeAnz. 12
TischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 40
StehtischeAnz. 6
UmkleidetischeAnz. 2
TischdeckenständerAnz. 4
SonnenschirmeAnz. 2
WindgewichteAnz. 16
AufbewahrungsboxenAnz. 12

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 180
KaffeetassenAnz. 120
SuppenschalenAnz. 100
Dinner-TellerAnz. 120
TortenplattenAnz. 120
GabelnAnz. 120
MesserAnz. 120
LöffelAnz. 160
ServierlöffelAnz. 8
SuppenkellenAnz. 12
KaraffenAnz. 12

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
RührschüsselnAnz. 8
ServierschalenAnz. 12
ThermoskannenAnz. 8
SuppenkesselAnz. 3
LebensmittellagerboxenAnz. 12
KüchenzangenAnz. 8
MessbecherAnz. 4

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
KühlboxenAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelkanäleAnz. 12
KartenterminalsAnz. 2
GeldkassettenAnz. 2
HandmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
WerkzeugkistenAnz. 2
GartenscherenAnz. 2
KabeltrommelnAnz. 4
HandtransportwagenAnz. 2
FunkgeräteAnz. 6
SicherheitswestenAnz. 10

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 16
BatterielaternenAnz. 8

Dekoration

HerbstblätterAnz. 6
StrohballenAnz. 12
KürbisseAnz. 30
KreidetafelnAnz. 12
GirlandenAnz. 10
TischdekorationAnz. 12
PreislisteAnz. 20

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
BesenAnz. 4
BlickfängerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
PutzlappenAnz. 20
SpülbeckenAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 6
DesinfektionsspenderAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Öffnungszeiten und Gelände mindestens 8 bis 12 Wochen vorher fest. Teile dabei Besucherweg, Standflächen, Essensbereich, Lager und einen gut sichtbaren Eingangsbereich ein.
Bearbeite die Anmeldungen der Standbetreiber mit einer festen Frist, etwa 4 Wochen vor dem Markt. Weise die Plätze danach verbindlich zu und informiere alle Aussteller spätestens 7 Tage vorher erneut.
Plane für jeweils 10 Helfer eine verantwortliche Ansprechperson pro Schicht ein. Erstelle die Einteilung und kurze Anweisungen spätestens 5 Tage vor Beginn, damit Aufbau, Einlass und Abbau abgedeckt sind.
Prüfe die Wettervorhersage 3 Tage vorher und noch einmal am Vorabend. Für Marktstände, Tische und Sonnenschirme brauchst du passende Windgewichte; empfindliche Vorräte lagerst du trocken in Aufbewahrungsboxen.
Bereite Kaffee und Suppe mindestens 60 Minuten vor Öffnung vor. Stelle dafür Kaffeetassen, Suppenschalen, Kellen, Servierlöffel, Thermoskannen und Suppenkessel gesammelt an der Ausgabestation bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Herbstmarkt organisieren?: Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Gelände, Standplanung und der Prüfung von Genehmigungen. Vier Wochen vor dem Termin sollten die Standbetreiber angemeldet und die Plätze zugewiesen sein.
Was muss eine Herbstmarkt-Checkliste eine Woche vorher enthalten?: Prüfe 7 Tage vorher die endgültigen Ausstellerinformationen, Helfereinteilung, Einkaufsliste, Beschilderung und Materialreservierungen. Kontrolliere außerdem, ob Zelte, Marktstände, Tische und Geschirr vollständig verfügbar sind.
Wie viele Helfer braucht ein Herbstmarkt?: Plane mindestens eine verantwortliche Person pro Bereich und Schicht ein, zum Beispiel für Aufbau, Einlass, Verpflegung und Abbau. Für einen kleinen Markt sind 6 bis 10 Helfer oft die Untergrenze; bei mehreren Ständen brauchst du zusätzliche Wechselbesetzungen.
Wann soll man die Wettervorhersage für den Herbstmarkt prüfen?: Prüfe sie erstmals 3 Tage vor der Veranstaltung und erneut am Vorabend. Bei Regen oder Wind kannst du dann noch Zelte, Windgewichte, Beleuchtung, Lagerboxen und die Wegeführung anpassen.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.