Checklist para organizar un mercado de otoño sin olvidos

Un mercado de otoño necesita más que puestos y productos: hay que coordinar expositores, permisos, visitantes, voluntarios y el montaje del espacio. Esta checklist te ayuda a trabajar en el orden correcto, desde fijar la fecha y distribuir el terreno hasta preparar el café, la sopa y la señalización. También incluye los puntos que suelen llegar tarde, como confirmar a los participantes, revisar el pronóstico y asegurar carpas, pesos para viento y vajilla suficiente.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el horario
2 personas
Distribuir el lugar y el terreno
2 personas
Definir los puestos y stands del mercado
2 personas
Hacer reservas de material
Comprobar permisos y notificaciones
Contactar a los puestos participantes
2 personas
Gestionar las inscripciones de los expositores
2 personas
Asignar un espacio a los expositores
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el evento en línea
Gestionar las inscripciones de visitantes
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reclutar voluntarios
2 personas
Hacer la distribución de voluntarios
2 personas
Crear instrucciones para voluntarios
Distribuir carteles promocionales
3 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Informar definitivamente a los expositores
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Almacenar el stock en seco
2 personas
Montar puestos y mesas
4 personas
Probar la técnica y la iluminación
2 personas
Preparar la ruta y la señalización
2 personas
Preparar el puesto de café y sopa
3 personas
Cortar verduras y pan
3 personas
Preparar aperitivos y pasteles
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Montar los puestos
6 personas
Colocar mesas y sillas
5 personas
Colocar lonas de la tienda y pesos de viento
4 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colocar carteles y flechas
2 personas
Organizar puntos de basura
2 personas
Preparar la caja y los medios de pago
2 personas
Distribuir el inventario y la vajilla
3 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Guiar a los expositores hasta su puesto
2 personas
Realizar la última revisión de seguridad
2 personas

Evento

Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Atender la mesa de información
2 personas
Comprobar los puestos y los pasos de paso
2 personas
Servir café y té
3 personas
Servir sopa caliente
3 personas
Servir pasteles y bocadillos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Comprobar la iluminación y los cables
Procesar pagos en efectivo
2 personas
Reponer existencias
2 personas
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Cerrar la venta y el catering
3 personas
Hacer que los visitantes salgan de forma segura
3 personas

Seguimiento

Clasificar los productos no vendidos
2 personas
Desmontar los puestos y la decoración
6 personas
Recoger mesas y sillas
5 personas
Recoger y retirar la basura
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar la cocina y el catering
3 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Guardar el equipo en seco
2 personas
Guardar el dinero en efectivo de forma segura
2 personas
Recoger objetos perdidos
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Dejar el recinto limpio
2 personas
Enviar agradecimiento a los visitantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Puestos de mercadocant. 12
Mesascant. 10
Sillas plegablescant. 40
Mesas altascant. 6
Mesas de maquillajecant. 2
Soportes para mantelescant. 4
Sombrillascant. 2
Pesos para vientocant. 16
Cajas de almacenamientocant. 12

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 180
Tazas de cafécant. 120
Tazones para sopacant. 100
Platos de cenacant. 120
Platos de postrecant. 120
Tenedorescant. 120
Cuchilloscant. 120
Cucharascant. 160
Cucharonescant. 8
Cucharones para sopacant. 12
Jarrascant. 12

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Cuencos para mezclarcant. 8
Bandejas de servircant. 12
Termoscant. 8
Ollas para sopacant. 3
Cajas de almacenamiento para alimentoscant. 12
Pinzas de cocinacant. 8
Jarras medidorascant. 4

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Neveras portátilescant. 6
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Canaletas para cablescant. 12
Terminales de pagocant. 2
Cajas de caudalescant. 2
Micrófonos de manocant. 2
Altavocescant. 2
Cajas de herramientascant. 2
Tijeras de podarcant. 2
Enrollacablescant. 4
Carretillas manualescant. 2
Walkie-talkiescant. 6
Chalecos reflectantescant. 10

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas LEDcant. 16
Linternas a pilascant. 8

Decoración

Hojas de otoñocant. 6
Pacas de pajacant. 12
Calabazascant. 30
Pizarrascant. 12
Guirnaldascant. 10
Decoración de mesacant. 12
Listas de precioscant. 20

Limpieza

Papeleracant. 8
Escobascant. 4
Puntos de atraccióncant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Paños de limpiezacant. 20
Cubetas para lavarcant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de desinfectantecant. 6
Escobillas de bañocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Empieza entre 6 y 8 semanas antes fijando la fecha, el horario y la distribución del terreno. Reserva entonces las carpas, los puestos, las mesas, las sillas y los pesos para viento; esperar a tener todos los expositores confirmados suele dejar poco material disponible.
Cierra las inscripciones de expositores al menos 3 semanas antes. Con esa lista puedes asignar espacios, recoger preferencias dietéticas y enviar instrucciones concretas sobre horarios de llegada, descarga y montaje.
Revisa permisos y notificaciones como mínimo 4 semanas antes del mercado. No dejes para la última semana la publicación del evento, los carteles ni la gestión de inscripciones de visitantes.
Haz una comprobación del pronóstico 5 días antes y otra 24 horas antes. Si se esperan rachas, cuenta con pesos para cada carpa y sombrilla; si baja la temperatura, confirma termos, ollas de sopa, tazas y cuencos antes de montar.
Organiza a los voluntarios en turnos de 2 a 3 horas y entrega las instrucciones por escrito con una semana de antelación. El día del mercado, prueba la iluminación y la técnica antes de abrir y prepara la ruta con señalización visible desde la entrada.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de otoño?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Los permisos, las reservas de material y el contacto con los expositores deberían estar encaminados durante las primeras 2 semanas.
¿Cuándo hay que confirmar a los expositores de un mercado de otoño?: Confírmalo definitivamente entre 7 y 10 días antes del evento. Para entonces ya deberías tener asignados los espacios y poder enviar horarios, instrucciones de montaje y cualquier cambio por el tiempo.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un mercado de otoño?: Como referencia, planifica al menos 1 voluntario por cada 25 a 30 visitantes previstos durante las horas de mayor actividad. Distribúyelos en turnos de 2 a 3 horas para cubrir recepción, orientación, puestos de café y sopa y apoyo al montaje.
¿Cuándo hay que revisar el tiempo para un mercado de otoño?: Haz una primera revisión 5 días antes y una confirmación final 24 horas antes. Con lluvia o viento, comprueba especialmente las carpas, los pesos, las sombrillas, las cajas de almacenamiento y la protección del stock seco.

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