Checklist pour organiser un marché d’automne

Un marché d’automne se prépare plusieurs semaines à l’avance, surtout si des exposants, des tentes et des autorisations sont nécessaires. Commence par fixer les horaires et le plan du terrain, puis avance vers les inscriptions, la communication et la logistique. Les derniers jours servent à confirmer la météo, les besoins alimentaires et les présences. Cette checklist rassemble les étapes dans un ordre pratique, jusqu’à l’installation du café et de la soupe le jour du marché.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
Répartir le lieu et le terrain
2 personnes
Définir les stands du marché et les emplacements
2 personnes
Faire les réservations pour le matériel
Vérifier les autorisations et les déclarations
Contacter les stands participants
2 personnes
Traiter les inscriptions des exposants
2 personnes
Attribuer un emplacement aux exposants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier l’événement en ligne
Traiter les inscriptions des visiteurs
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
Créer les instructions pour les bénévoles
Distribuer les affiches promotionnelles
3 personnes
Vérifier les prévisions météo
Informer définitivement les exposants
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Stocker les fournitures au sec
2 personnes
Installer les stands et les tables
4 personnes
Tester la technique et l’éclairage
2 personnes
Préparer l'itinéraire et la signalisation
2 personnes
Préparer le stand café et soupe
3 personnes
Couper les légumes et le pain
3 personnes
Préparer les amuse-bouches et les pâtisseries
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Monter les stands
6 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Installer les toiles de tente et les lests
4 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Installer les panneaux et les flèches
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Installer la caisse et les moyens de paiement
2 personnes
Répartir les stocks et la vaisselle
3 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Accompagner les exposants à leur emplacement
2 personnes
Effectuer le dernier contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Tenir le stand d’information
2 personnes
Contrôler les stands et les passages
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir de la soupe chaude
3 personnes
Servir les pâtisseries et les sandwiches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Vérifier l'éclairage et les câbles
Traiter les paiements en espèces
2 personnes
Réanimer les stocks
2 personnes
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Clôturer la vente et le service traiteur
3 personnes
Faire partir les visiteurs en toute sécurité
3 personnes

Suivi

Trier les produits invendus
2 personnes
Démonter les stands et la décoration
6 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Collecter et évacuer les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la cuisine et le service traiteur
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Ranger le matériel au sec
2 personnes
Mettre l’argent liquide en lieu sûr
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Remettre le lieu propre
2 personnes
Envoyer un message de remerciement aux visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 12
Tablesqté 10
Chaises pliantesqté 40
Tables hautesqté 6
Tables de maquillageqté 2
Supports pour nappesqté 4
Parasolsqté 2
Poids anti-ventqté 16
Bacs de rangementqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 120
Bol à soupeqté 100
Assiettes de dînerqté 120
Assiettes à pâtisserieqté 120
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 160
Louchesqté 8
Louches à soupeqté 12
Carafesqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Saladiersqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Thermosqté 8
Marmites à soupeqté 3
Caisses de stockage pour alimentsqté 12
Pinces de cuisineqté 8
Verres doseursqté 4

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 12
Terminaux de paiementqté 2
Caisses à monnaieqté 2
Microphones mainqté 2
Haut-parleursqté 2
Boîtes à outilsqté 2
Sécateursqté 2
Rallonges à enrouleurqté 4
Chariots de transport manuelqté 2
Talkies-walkiesqté 6
Gilets de sécuritéqté 10

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 16
Lampes à pilesqté 8

Décoration

Feuilles d'automneqté 6
Balles de pailleqté 12
Courgesqté 30
Panneaux en ardoiseqté 12
Guirlandesqté 10
Décoration de tableqté 12
Listes de prixqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balaisqté 4
Éléments pharesqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Bacs à vaisselleqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Pompes désinfectantesqté 6
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixe la date, les horaires d’ouverture et le plan du terrain au moins 6 semaines avant le marché. Cela te laisse le temps de réserver les tentes, les stands, les tables et les chaises.
Demande les inscriptions des exposants 3 à 4 semaines à l’avance, puis attribue les emplacements dès que la liste est stabilisée. Envoie ensuite un plan avec l’accès, l’heure d’arrivée et les consignes de montage.
Vérifie les autorisations et les déclarations au début de la préparation, idéalement 6 semaines avant l’événement. Les règles peuvent concerner l’occupation du terrain, la vente de nourriture, l’électricité ou la signalisation.
Prévois les bénévoles par créneaux de 2 à 3 heures et transmets leurs instructions au moins 5 jours avant. Une personne doit notamment suivre l’accueil des exposants, la signalisation et le stand café-soupe.
Consulte les prévisions météo 3 jours avant, puis confirme les informations aux exposants la veille. Contrôle aussi les poids anti-vent, les bacs de rangement et le stockage au sec des fournitures avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché d’automne ?: Prévois au minimum 6 semaines pour un petit marché avec plusieurs exposants. Commence plus tôt si des autorisations, des réservations de matériel ou un grand nombre d’inscriptions sont nécessaires.
Quand faut-il contacter les exposants pour un marché d’automne ?: Contacte-les 4 à 6 semaines avant la date prévue. Demande les inscriptions, les besoins alimentaires et les besoins d’espace, puis confirme définitivement leur emplacement environ 7 jours avant.
Quand vérifier la météo avant un marché d’automne ?: Fais une première vérification 3 jours avant, puis une dernière la veille. Préviens alors les exposants et contrôle les tentes, les parasols et les poids anti-vent avant l’installation.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un marché d’automne ?: Prévois au moins 1 bénévole pour l’accueil et la signalisation, 1 pour la coordination des exposants et 2 pour le café et la soupe par créneau de 2 à 3 heures. Ajoute une personne de réserve si le marché dure plus de 4 heures.

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