Zo organiseer je een herdenkingsconcert

Begin met de datum, het programma en de locatie; die drie bepalen vrijwel alle vervolgstappen. Leg daarna artiesten, dirigent en sprekers vast en maak ruimte voor repetities, muziekrechten en techniek. Regel uitnodigingen en herdenkingsinformatie op tijd, zodat je aanmeldingen, dieetwensen en bijzondere zitplaatsen kunt verwerken. In de laatste fase draait alles om een rustige uitvoering: een duidelijke briefing, gecontroleerde nooduitgangen en een complete opbouw van zaal, podium en geluid.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en zaal reserveren
2 personen
3
Vergunningen en meldingen regelen
2 personen
4
Artiesten en dirigent bevestigen
2 personen
5
Muziekrechten controleren
6
Repetitieschema opstellen
2 personen
7
Repetitieruimte reserveren
8
Uitnodigingen opstellen
2 personen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Persbericht versturen
11
Herdenkingsinformatie publiceren
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
14
Bijzondere zitplaatsen registreren
15
Programmafolders laten drukken
16
Herdenkingskaarsen bestellen
17
Catering bestellen
2 personen
18
Geluidsapparatuur reserveren
2 personen
19
Piano of keyboard reserveren
20
Stoelen en tafels reserveren
21
Fotograaf informeren
22
Vrijwilligers indelen
2 personen
23
Presentator briefen
24
Sprekers briefen
25
Nooduitgangen controleren
2 personen
26
Toegankelijkheid controleren
2 personen
27
Parkeerinformatie verspreiden
28
Draaiboek afdrukken
29
Muziekpartijen klaarleggen
2 personen
30
Naamkaartjes maken
31
Boodschappen doen
3 personen
32
Dranken koelen
2 personen
33
Hapjes voorbereiden
3 personen
34
Herdenkingsmateriaal klaarleggen
2 personen

Event

35
Zaal openen
2 personen
36
Podium vrijmaken
3 personen
37
Stoelen opstellen
5 personen
38
Tafels opstellen
3 personen
39
Geluidsapparatuur opbouwen
3 personen
40
Microfoons aansluiten
2 personen
41
Licht en kabels controleren
2 personen
42
Bladmuziek klaarleggen
3 personen
43
Herdenkingshoek inrichten
2 personen
44
Kaarsenstandaard plaatsen
2 personen
45
Registratietafel inrichten
2 personen
46
Programmafolders klaarleggen
2 personen
47
Garderobe inrichten
2 personen
48
Toiletten controleren
2 personen
49
Artiesten ontvangen
2 personen
50
Korte soundcheck uitvoeren
3 personen
51
Publiek verwelkomen
4 personen
52
Aanmeldingen afvinken
2 personen
53
Programmafolders uitdelen
2 personen
54
Zitplaatsen begeleiden
3 personen
55
Kaarsen uitdelen
2 personen
56
Herdenkingsmoment begeleiden
2 personen
57
Concertonderdelen aankondigen
58
Sprekers begeleiden
2 personen
59
Koffie en thee serveren
4 personen
60
Hapjes serveren
3 personen
61
Dranken bijvullen
2 personen
62
Afvalbakken legen
2 personen
63
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

64
Geluidsapparatuur afbreken
3 personen
65
Instrumenten inpakken
3 personen
66
Stoelen en tafels afbreken
5 personen
67
Herdenkingshoek afbouwen
2 personen
68
Overgebleven eten verpakken
2 personen
69
Servies afwassen
3 personen
70
Zaal schoonmaken
4 personen
71
Toiletten schoonmaken
2 personen
72
Afval verzamelen
3 personen
73
Gevonden voorwerpen verzamelen
74
Locatie controleren
2 personen
75
Sleutels terugbrengen
76
Geluidsapparatuur retourneren
2 personen
77
Meubilair retourneren
2 personen
78
Overgebleven materialen opslaan
2 personen
79
Foto's en bestanden verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Tafelsaantal 10
Kleedtafelsaantal 2
Garderoberekkenaantal 2
Krukkenaantal 8
Podiummodulesaantal 6
Muzieklessenaarsaantal 35
Dirigentenlessenaar
Kapstokkenaantal 4
Afzetpalenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 150
Bordenaantal 120
Vorkenaantal 120
Theelepelsaantal 120
Serveerlepelsaantal 12
Koffiekannenaantal 4
Theepottenaantal 3
Serveerschalenaantal 12
Dienbladenaantal 8

Apparatuur

Mengpaneel
Luidsprekersaantal 2
Monitorluidsprekersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 3
Bedrade microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 6
DI-boxenaantal 2
Keyboard
Keyboardstandaard
Muziekstandaardsaantal 35
XLR-kabelsaantal 12
Jackkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 10
Kabelmattenaantal 12
Kabelbindersaantal 100

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Statiefverlichtingaantal 2
Noodlampenaantal 4

Decoratie

Herdenkingskaarsenaantal 120
Kaarsenstandaardsaantal 4
Witte tafellopersaantal 10
Bloemstukkenaantal 4
Herdenkingsbanner
Fotolijstenaantal 6
Tafeldecoratieaantal 10

Keuken

Thermoskannenaantal 8
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveertangenaantal 6
Ovenwantenaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Handvegersaantal 3
Toiletborstelsaantal 3
Handschoenenaantal 12

Catering

Programmafoldersaantal 130
Naamkaartjesaantal 30
Pennenaantal 20
Inschrijfformulierenaantal 130
Servettenaantal 300
Serveerschalenaantal 12
Boodschappen

Tips

Reserveer de zaal zodra datum en programma voorlopig vaststaan. Controleer direct hoeveel stoelen, tafels, garderoberuimte en podiummodules passen, zodat de inrichting niet pas tijdens de opbouw moet worden aangepast.
Bevestig artiesten en dirigent schriftelijk en plan de repetities vóór je uitnodigingen verstuurt. Reserveer voor iedere repetitie een passende ruimte en zet ook piano of keyboard, muzieklessenaars en dirigentenlessenaar op het schema.
Controleer muziekrechten voordat je het programma definitief publiceert. Laat de geluidsopstelling minimaal één keer testen met mengpaneel, luidsprekers, monitorluidsprekers, microfoons en DI-boxen; juist aansluitingen en verstaanbaarheid worden vaak te laat nagekeken.
Verwerk aanmeldingen niet alleen als een gastenlijst. Noteer dieetwensen en bijzondere zitplaatsen meteen en geef de cateraar een definitief aantal; stuur programmafolders en herdenkingskaarsen niet pas op de dag zelf naar de locatie.
Plan de laatste briefing uiterlijk 24 uur voor het concert met vrijwilligers, presentator en sprekers. Loop dan ook nooduitgangen, garderobe, afzetpalen, ontvangst en de volgorde van kaarsen, speeches en muziek fysiek na.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een herdenkingsconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, programma en artiesten. Reserveer techniek, catering en drukwerk zodra het programma grotendeels vaststaat, meestal 4 tot 6 weken voor de uitvoering.
Wanneer moet je uitnodigingen voor een herdenkingsconcert versturen?: Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken van tevoren. Sluit de aanmeldingen 7 tot 10 dagen voor het concert, zodat je zitplaatsen, dieetwensen, catering en programmafolders kunt afronden.
Hoeveel repetities heeft een herdenkingsconcert nodig?: Plan meestal 2 tot 4 gezamenlijke repetities, afhankelijk van het aantal uitvoerenden en sprekers. Plan daarnaast uiterlijk op de dag zelf een technische doorloop van minstens 60 minuten met microfoons en geluid.
Wanneer regel je de techniek voor een herdenkingsconcert?: Reserveer geluidsapparatuur, microfoons en keyboard uiterlijk 4 weken vooraf. Laat de techniek op de concertdag minimaal 2 uur voor aanvang opbouwen en test daarna alle spraak, muziek en monitoren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.