Organiser un concert commémoratif, étape par étape

Un concert commémoratif demande de coordonner une cérémonie, des artistes et un accueil souvent chargé d’émotion. Commencez par fixer la date et le programme, puis sécurisez le lieu, les autorisations et les engagements artistiques avant d’ouvrir les inscriptions. Les répétitions, les droits musicaux et la sonorisation doivent être planifiés plusieurs semaines à l’avance. Enfin, préparez précisément les places spéciales, les bougies, le catering et le rôle de chaque bénévole pour éviter les oublis le jour venu.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu et la salle
2 personnes
3
Gérer les autorisations et les déclarations
2 personnes
4
Confirmer les artistes et le chef d'orchestre
2 personnes
5
Vérifier les droits musicaux
6
Établir le planning des répétitions
2 personnes
7
Réserver la salle de répétition
8
Rédiger les invitations
2 personnes
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Envoyer le communiqué de presse
11
Publier les informations commémoratives
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Enregistrer les places spéciales
15
Faire imprimer les programmes
16
Commander des bougies commémoratives
17
Commander le catering
2 personnes
18
Réserver le matériel de sonorisation
2 personnes
19
Réserver un piano ou un clavier
20
Réserver des chaises et des tables
21
Informer le photographe
22
Répartir les bénévoles
2 personnes
23
Briefer l’animateur
24
Briefer les intervenants
25
Vérifier les sorties de secours
2 personnes
26
Vérifier l’accessibilité
2 personnes
27
Diffuser les informations de stationnement
28
Imprimer le déroulé
29
Préparer les partitions musicales
2 personnes
30
Créer des badges nominatifs
31
Faire les courses
3 personnes
32
Refroidir les boissons
2 personnes
33
Préparer les en-cas
3 personnes
34
Préparer le matériel commémoratif
2 personnes

Événement

35
Ouvrir la salle
2 personnes
36
Dégager la scène
3 personnes
37
Installer les chaises
5 personnes
38
Installer les tables
3 personnes
39
Installer le matériel sonore
3 personnes
40
Brancher les microphones
2 personnes
41
Vérifier l’éclairage et les câbles
2 personnes
42
Préparer les partitions
3 personnes
43
Aménager l'espace commémoratif
2 personnes
44
Installer le bougeoir
2 personnes
45
Installer la table d'inscription
2 personnes
46
Préparer les brochures du programme
2 personnes
47
Aménager le vestiaire
2 personnes
48
Vérifier les toilettes
2 personnes
49
Accueillir les artistes
2 personnes
50
Effectuer un court soundcheck
3 personnes
51
Accueillir le public
4 personnes
52
Cocher les inscriptions
2 personnes
53
Distribuer les programmes
2 personnes
54
Encadrer les places assises
3 personnes
55
Distribuer les bougies
2 personnes
56
Animer le moment de commémoration
2 personnes
57
Annoncer les différentes parties du concert
58
Accompagner les intervenants
2 personnes
59
Servir le café et le thé
4 personnes
60
Servir des amuse-bouches
3 personnes
61
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
62
Vider les poubelles
2 personnes
63
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes

Suivi

64
Démonter le matériel audio
3 personnes
65
Emballer les instruments
3 personnes
66
Démonter les chaises et les tables
5 personnes
67
Démonter le coin commémoratif
2 personnes
68
Emballer les restes
2 personnes
69
Faire la vaisselle
3 personnes
70
Nettoyer la salle
4 personnes
71
Nettoyer les toilettes
2 personnes
72
Rassembler les déchets
3 personnes
73
Rassembler les objets trouvés
74
Vérifier le lieu
2 personnes
75
Rapporter les clés
76
Retourner le matériel audio
2 personnes
77
Restituer le mobilier
2 personnes
78
Stocker le matériel restant
2 personnes
79
Rassembler les photos et les fichiers

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tablesqté 10
Tables de maquillageqté 2
Portantsqté 2
Tabouretsqté 8
Modules de podiumqté 6
Pupitres de musiqueqté 35
Pupitre de chef d’orchestre
Porte-manteauxqté 4
Poteaux de balisageqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 150
Assiettesqté 120
Fourchettesqté 120
Cuillères à caféqté 120
Cuillères de serviceqté 12
Pichets à caféqté 4
Théièresqté 3
Plateaux de serviceqté 12
Plateauxqté 8

Équipement

Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Enceintes de monitoringqté 2
Microphones sans filqté 3
Microphones filairesqté 4
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 2
Clavier
Support de clavier
Pieds de microqté 35
Câbles XLRqté 12
Câbles jackqté 6
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 10
Passe-câblesqté 12
Serre-câblesqté 100

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Éclairage sur trépiedqté 2
Lampes de secoursqté 4

Décoration

Bougies commémorativesqté 120
Bougeoirsqté 4
Chemins de table blancsqté 10
Compositions floralesqté 4
Bannière commémorative
Cadres photoqté 6
Décoration de tableqté 10

Cuisine

Thermosqté 8
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pinces de serviceqté 6
Gants de cuisineqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 8
Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12
Balais à mainqté 3
Brosses de toilettesqté 3
Gantsqté 12

Catering

Brochures du programmeqté 130
Badges nominatifsqté 30
Stylosqté 20
Formulaires d'inscriptionqté 130
Serviettesqté 300
Plateaux de serviceqté 12
Courses

Conseils

Fixez la date, le programme et le lieu avant d’envoyer la moindre invitation. Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour obtenir les autorisations, confirmer les artistes et régler les droits musicaux.
Bloquez les répétitions dans un calendrier partagé dès que le chef d’orchestre et les artistes sont confirmés. Réservez aussi la salle de répétition et prévoyez une répétition technique avec microphones, clavier ou piano et retours de scène.
Traitez les inscriptions avec une date de clôture précise, idéalement 7 à 10 jours avant le concert. Demandez en même temps les besoins alimentaires et enregistrez les places spéciales afin que l’accueil puisse préparer le plan de salle.
Ne commandez pas seulement les instruments et les haut-parleurs : vérifiez la table de mixage, les pieds de micro, les boîtiers DI, les câbles et les microphones de rechange au moins 48 heures avant l’installation.
Préparez le déroulé de la cérémonie avec l’animateur et les intervenants, puis répartissez les bénévoles par mission. Le jour même, contrôlez les sorties de secours avant l’arrivée du public et désignez une personne responsable du timing.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert commémoratif ?: Comptez généralement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver la salle, obtenir les autorisations, confirmer les artistes, organiser les répétitions et envoyer les invitations à temps.
Quand faut-il réserver la salle et le matériel de sonorisation ?: Réservez la salle dès que la date et le programme sont fixés, idéalement 10 à 12 semaines avant le concert. Bloquez la sonorisation, le piano ou le clavier au plus tard 6 semaines avant l’événement.
Quand envoyer les invitations pour un concert commémoratif ?: Envoyez les invitations 4 à 6 semaines avant la date, avec une date limite d’inscription située 7 à 10 jours avant le concert. Vous pourrez ainsi confirmer les places spéciales, le catering et le nombre de programmes à imprimer.
Que faut-il vérifier avant l’ouverture des portes ?: Prévoyez une vérification finale 60 à 90 minutes avant l’arrivée du public. Testez la sonorisation et les microphones, installez les programmes et les bougies, contrôlez les sorties de secours et briefez les bénévoles, l’animateur et les intervenants.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.