Ein Gedenkkonzert strukturiert organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Datum, Programm und Veranstaltungsort zuerst fest. Reserviere den Saal frühzeitig und kläre direkt, wie viele Stühle, Tische und Plätze für Gäste mit besonderen Anforderungen benötigt werden.
• Plane die Proben rückwärts vom Konzerttermin. Reserviere den Proberaum und stimme Dirigent, Künstler sowie Sprecher mindestens mehrere Wochen vorher auf gemeinsame Proben und Übergänge ab.
• Prüfe Genehmigungen und Musikrechte, bevor du das Programm veröffentlichst. Für Technik solltest du Mischpult, Lautsprecher, Monitorspeaker, Mikrofone, DI-Boxen und Kabel nicht erst in der Veranstaltungswoche reservieren.
• Verschicke Einladungen erst, wenn Programm, Anmeldeweg und Hinweise zu Ernährung sowie besonderen Sitzplätzen feststehen. Schließe die Anmeldung einige Tage vor dem Konzert, damit Sitzplan, Catering und Programmhefte angepasst werden können.
• Plane den Aufbau mit festen Zuständigkeiten für Bühne, Notenpulte, Klavier oder Keyboard, Garderobe und Empfang. Kontrolliere am Veranstaltungstag alle Notausgänge und führe vor Einlass einen vollständigen Tontest mit allen Mikrofonen durch.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Gedenkkonzert organisieren?

Beginne idealerweise mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm und Saal. Genehmigungen, Musikrechte, Künstler, Technik und Catering brauchen oft mehrere Abstimmungen.

Wann verschickt man die Einladungen für ein Gedenkkonzert?

Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Beende die Anmeldung einige Tage vor dem Konzert, damit besondere Sitzplätze, Ernährungswünsche und die Bestuhlung berücksichtigt werden können.

Wie plant man die Technik für ein Gedenkkonzert?

Reserviere die Tonanlage mindestens 3 bis 4 Wochen vorher und lege fest, wie viele Funk- und Kabelmikrofone benötigt werden. Der Tontest mit Mischpult, Lautsprechern, Monitoren und DI-Boxen sollte am Veranstaltungstag vor dem Einlass stattfinden.

Wann sollte das Programmheft gedruckt werden?

Gib das Programmheft erst in Druck, wenn Programm, Namen, Gedenkinformationen und Sprechertexte endgültig geprüft sind. Plane dafür mindestens 7 bis 10 Tage vor dem Konzert ein, damit Korrekturen noch möglich sind.

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