Cómo organizar un concierto conmemorativo sin improvisar

Un concierto conmemorativo combina música, protocolo y atención a los asistentes, por lo que conviene trabajar con un calendario cerrado. Empieza fijando la fecha, el programa y la sede; después confirma artistas, permisos, derechos musicales y ensayos. En paralelo, organiza invitaciones, inscripciones, asientos especiales, catering y material conmemorativo. Durante la última semana, revisa el sonido, el piano o teclado, el programa impreso, las salidas de emergencia y las funciones de cada voluntario.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Reservar la sede y la sala
2 personas
3
Gestionar permisos y notificaciones
2 personas
4
Confirmar artistas y director
2 personas
5
Comprobar los derechos de música
6
Elaborar el horario de ensayos
2 personas
7
Reservar la sala de ensayo
8
Redactar invitaciones
2 personas
9
Enviar invitaciones
2 personas
10
Enviar nota de prensa
11
Publicar información conmemorativa
12
Gestionar inscripciones
2 personas
13
Recoger preferencias dietéticas
14
Registrar asientos especiales
15
Imprimir folletos del programa
16
Pedir velas conmemorativas
17
Pedir el catering
2 personas
18
Reservar equipo de sonido
2 personas
19
Reservar un piano o teclado
20
Reservar sillas y mesas
21
Informar al fotógrafo
22
Asignar voluntarios
2 personas
23
Informar al presentador
24
Informar a los ponentes
25
Comprobar las salidas de emergencia
2 personas
26
Comprobar la accesibilidad
2 personas
27
Difundir la información de aparcamiento
28
Imprimir el plan de trabajo
29
Preparar las partituras
2 personas
30
Hacer tarjetas con nombres
31
Hacer la compra
3 personas
32
Enfriar bebidas
2 personas
33
Preparar aperitivos
3 personas
34
Preparar el material conmemorativo
2 personas

Evento

35
Abrir la sala
2 personas
36
Despejar el escenario
3 personas
37
Colocar las sillas
5 personas
38
Montar mesas
3 personas
39
Montar el equipo de sonido
3 personas
40
Conectar los micrófonos
2 personas
41
Comprobar las luces y los cables
2 personas
42
Preparar las partituras
3 personas
43
Montar el rincón conmemorativo
2 personas
44
Colocar el candelabro
2 personas
45
Montar la mesa de registro
2 personas
46
Preparar folletos del programa
2 personas
47
Montar el guardarropa
2 personas
48
Comprobar los baños
2 personas
49
Recibir a los artistas
2 personas
50
Realizar una breve prueba de sonido
3 personas
51
Dar la bienvenida al público
4 personas
52
Marcar las inscripciones
2 personas
53
Repartir folletos del programa
2 personas
54
Coordinar los asientos
3 personas
55
Repartir velas
2 personas
56
Coordinar el momento conmemorativo
2 personas
57
Anunciar las partes del concierto
58
Coordinar a los ponentes
2 personas
59
Servir café y té
4 personas
60
Servir aperitivos
3 personas
61
Rellenar las bebidas
2 personas
62
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
63
Guiar al público hacia la salida
3 personas

Seguimiento

64
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
65
Empacar instrumentos
3 personas
66
Desmontar sillas y mesas
5 personas
67
Desmontar el rincón conmemorativo
2 personas
68
Empaquetar la comida sobrante
2 personas
69
Lavar la vajilla
3 personas
70
Limpiar la sala
4 personas
71
Limpiar los baños
2 personas
72
Recoger la basura
3 personas
73
Recoger objetos perdidos
74
Comprobar el lugar
2 personas
75
Devolver las llaves
76
Devolver el equipo de sonido
2 personas
77
Devolver el mobiliario
2 personas
78
Guardar los materiales sobrantes
2 personas
79
Recopilar fotos y archivos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 120
Mesascant. 10
Mesas de maquillajecant. 2
Percheroscant. 2
Taburetescant. 8
Módulos de escenariocant. 6
Atriles de músicacant. 35
Atril del director
Percheroscant. 4
Postes separadorescant. 6

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasoscant. 150
Platoscant. 120
Tenedorescant. 120
Cucharillascant. 120
Cucharones de servircant. 12
Jarras de cafécant. 4
Teterascant. 3
Bandejas de servircant. 12
Bandejascant. 8

Equipo

Mesa de mezclas
Altavocescant. 2
Altavoces de monitorcant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Micrófonos con cablecant. 4
Soportes de micrófonocant. 6
Cajas DIcant. 2
Teclado
Soporte para teclado
Atrilescant. 35
Cables XLRcant. 12
Cables jackcant. 6
Regletascant. 8
Cables alargadorescant. 10
Alfombrillas para cablescant. 12
Bridascant. 100

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Iluminación de trípodecant. 2
Lámparas de emergenciacant. 4

Decoración

Velas conmemorativascant. 120
Portavelascant. 4
Caminos de mesa blancoscant. 10
Arreglos floralescant. 4
Banderola conmemorativa
Marcos de fotoscant. 6
Decoración de mesacant. 10

Cocina

Termoscant. 8
Teterascant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Pinzas de servircant. 6
Guantes de hornocant. 2

Limpieza

Papeleracant. 8
Aspiradora
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Paños de limpiezacant. 12
Escobas de manocant. 3
Escobillas de bañocant. 3
Guantescant. 12

Catering

Folletos del programacant. 130
Tarjetas de nombrecant. 30
Bolígrafoscant. 20
Formularios de inscripcióncant. 130
Servilletascant. 300
Bandejas de servircant. 12
Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa y la sala antes de confirmar a los artistas. Reserva también una sala de ensayo y prepara un horario con bloques suficientes para probar entradas, cambios y discursos.
Gestiona los permisos, las notificaciones y los derechos de música con varias semanas de margen. No dejes estas comprobaciones para después de enviar las invitaciones, porque pueden afectar al repertorio o al horario.
Pide las confirmaciones de asistencia con una fecha límite concreta, por ejemplo 7 días antes del concierto. En ese mismo registro recoge preferencias dietéticas y necesidades de asientos especiales para que el catering y la distribución de sillas coincidan.
Programa una prueba técnica completa, no solo una prueba de micrófonos. Comprueba mesa de mezclas, altavoces, monitores, micrófonos, cajas DI, atriles y piano o teclado al menos 2 horas antes de la apertura.
Entrega a cada voluntario una función y un horario de llegada por escrito. Incluye quién recibe a los invitados, quién acompaña a ponentes y artistas, quién controla las entradas y quién revisa salidas de emergencia, percheros, sillas y mesas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto conmemorativo?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes si participan artistas, ponentes y catering. Reserva la sede y confirma el programa al principio; deja la semana final para los ajustes, no para contratar servicios básicos.
¿Cuándo se deben enviar las invitaciones para un concierto conmemorativo?: Envíalas aproximadamente 4 semanas antes y fija una fecha de respuesta 7 días antes del concierto. Así puedes cerrar asientos especiales, preferencias dietéticas, folletos y cantidades de catering.
¿Cuánto tiempo antes hay que probar el sonido?: Reserva como mínimo 2 horas antes de la llegada del público para montar y probar el equipo. Si hay director, ponentes, micrófonos inalámbricos y cambios de formación, añade otra hora para el ensayo técnico.
¿Qué se suele olvidar en un concierto conmemorativo?: A menudo se olvidan los derechos de música, los asientos especiales, las velas conmemorativas y la coordinación de ponentes y fotógrafo. Compruébalos entre 2 y 3 semanas antes, y vuelve a revisarlos 48 horas antes del evento.

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