Wat heb je nodig voor een herdenkingsbijeenkomst?

Voor een herdenkingsbijeenkomst heb je meer nodig dan koffie en stoelen. Denk ook aan verstaanbare geluidsversterking, programmabordjes, een gastenboek en een rustige plek voor foto’s en herinneringen. Stem de hoeveelheden af op het definitieve aantal gasten en tel ongeveer 10% extra servies en drank mee. Controleer apparatuur, bloemstukken en drukwerk uiterlijk één dag vooraf, zodat je op de dag zelf alleen nog hoeft klaar te zetten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 120
Ontvangsttafel
Spreekstoel
Kapstokkenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 120
Bordenaantal 120
Messenaantal 120
Vorkenaantal 120
Theelepelsaantal 120
Serveerschalenaantal 12

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 3
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4

Decoratie

Bloemstukkenaantal 8
Fotolijstenaantal 12
Herdenkingsdoekenaantal 4
Gastenboek
Schrijfpennenaantal 12
Programmabordjesaantal 6
Kaarsenhoudersaantal 120

Verlichting

LED-kaarsenaantal 20
Sfeerlampenaantal 8
Batterijenaantal 24

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Afvalbakkenaantal 6

Catering

Boodschappen
- Koffie - 3 kilo
- Zwarte thee - 5 dozen
- Kruidenthee - 3 dozen
- Suiker - 2 kilo
- Zoetjes - 2 dozen
- Halfvolle melk - 12 liter
- Havermelk - 4 liter
- Citroensap - 2 flessen
- Spa Blauw - 12 flessen
- Spa Rood - 8 flessen
- Cola - 8 flessen
- Cola Zero - 8 flessen
- Sinas - 6 flessen
- Appelsap - 6 pakken
- Sinaasappelsap - 6 pakken
- Biscuitjes - 10 pakken
- Roomboterkoekjes - 8 pakken
- Cake - 12 stuks
- Appels - 8 kilo
- Druiven - 5 kilo
- Miniwortels - 4 kilo
- Komkommers - 8 stuks
- Cherrytomaten - 4 kilo
- Hummus - 12 bakjes
- Roomkaas - 12 kuipjes
- Jonge kaas - 5 kilo
- Belegen kaas - 3 kilo
- Hummus naturel - 6 bakjes
- Afbakbroodjes - 150 stuks
- Volkorenbrood - 12 broden
- Wittebrood - 12 broden
- Boter - 2 kilo
- Jam - 6 potten
- Honing - 3 potten
- Mayonaise - 3 flessen
- Mosterd - 3 flessen
- Ketchup - 3 flessen
- Paprikachips - 8 zakken
- Naturelchips - 8 zakken
- Notenmix - 4 kilo
- Glutenvrije crackers - 6 pakken
- Vegan beleg - 6 verpakkingen
- Vegan broodjes - 30 stuks
- Glutenvrije broodjes - 20 stuks
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Servetten - 300 stuks
- Theelichtjes - 150 stuks
- Lucifers - 6 doosjes
- Afvalzakken - 50 stuks
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 36 rollen
- Afwasmiddel - 3 flessen
- Allesreiniger - 3 flessen
- Glasreiniger - 2 flessen
- Desinfecterende doekjes - 6 pakken
- Handzeep - 6 flessen

Tips

Reken per gast op 2 kopjes koffie of thee en 2 glazen water; zet voor de eerste ronde ongeveer 10% extra klaar voor onverwachte bezoekers.
Voor het programma heb je per gast één programmakaart en één herdenkingskaart nodig. Print daarnaast 5 tot 10 extra exemplaren voor beschadiging, sprekers en mensen die zich later aansluiten.
Plan bij een bijeenkomst met toespraken minimaal één microfoon voor de spreker en één reserve-exemplaar als de techniek dat toelaat. Test luidsprekers, mengpaneel, kabels en stekkerdozen minstens 60 minuten voor ontvangst.
Zet bij het gastenboek minimaal twee schrijfpennen en een extra set klaar. Plaats het boek bij de ontvangsttafel, niet naast de koffie, zodat rijen en gemorste dranken worden voorkomen.
Haal bloemstukken uiterlijk op de ochtend van de bijeenkomst op en plaats kaarsen of LED-kaarsen pas nadat tafels, fotolijsten en herdenkingsdoeken staan. Zo blijven decoraties heel tijdens het opbouwen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel koffie en thee heb ik nodig voor een herdenkingsbijeenkomst?: Reken op ongeveer 2 kopjes koffie of thee per gast, plus 10% extra. Voor 50 gasten betekent dat circa 110 kopjes in totaal; verdeel de voorraad over koffie en thee op basis van de aanmeldingen.
Hoeveel stoelen moet ik klaarzetten voor een herdenkingsbijeenkomst?: Zet voor iedere definitief aangemelde gast één stoel klaar en houd 5 tot 10 extra stoelen achter de hand. Bij 50 gasten zijn 55 tot 60 stoelen praktisch, afhankelijk van de ruimte en de opstelling.
Wanneer moet ik de geluidsapparatuur voor een herdenkingsbijeenkomst testen?: Test microfoons, luidsprekers, mengpaneel en kabels minimaal 60 minuten voor de ontvangst. Controleer ook de batterijen en laad apparatuur uiterlijk de avond ervoor op.
Hoeveel programma's en herdenkingskaarten moet ik printen?: Print één exemplaar per gast en 5 tot 10 extra exemplaren. Bij 50 aangemelde gasten kom je dus uit op 55 tot 60 programma’s en hetzelfde aantal herdenkingskaarten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.