Qué comprar para un encuentro conmemorativo

Un encuentro conmemorativo necesita más que comida y bebida: también hay que preparar la recepción, el programa, los recuerdos y el momento de los discursos. Esta lista reúne lo que conviene comprar o llevar, desde tazas y termos hasta micrófonos, marcos de fotos y velas LED. Calcula las cantidades a partir del número definitivo de invitados y deja enfriar las bebidas y probar el sonido antes de abrir la sala.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 12
Sillascant. 120
Mesa de recepción
Atril
Percheroscant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasoscant. 120
Platoscant. 120
Cuchilloscant. 120
Tenedorescant. 120
Cucharillascant. 120
Bandejas de servircant. 12

Equipo

Altavocescant. 2
Micrófonoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 3
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4

Decoración

Arreglos floralescant. 8
Marcos de fotoscant. 12
Lonas conmemorativascant. 4
Libro de visitas
Bolígrafoscant. 12
Carteles del programacant. 6
Portavelascant. 120

Iluminación

Velas LEDcant. 20
Luces decorativascant. 8
Bateríascant. 24

Limpieza

Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Sets de escobacant. 2
Guantes de limpiezacant. 6
Papeleracant. 6

Catering

Compras
- Café - 3 kilo
- Té negro - 5 cajas
- Té de hierbas - 3 cajas
- Azúcar - 2 kilo
- Edulcorantes - 2 cajas
- Leche semidesnatada - 12 litros
- Leche de avena - 4 litros
- Zumo de limón - 2 botellas
- Spa Blauw - 12 botellas
- Spa Rood - 8 botellas
- Cola - 8 botellas
- Cola Zero - 8 botellas
- Gaseosa de naranja - 6 botellas
- Zumo de manzana - 6 paquetes
- Zumo de naranja - 6 envases
- Bizcochos - 10 paquetes
- Galletas de mantequilla - 8 paquetes
- Pastel - 12 unidades
- Manzanas - 8 kilos
- Uvas - 5 kilos
- Mini zanahorias - 4 kilo
- Pepinos - 8 unidades
- Tomates cherry - 4 kilo
- Hummus - 12 envases
- Queso crema - 12 tarrinas
- Queso joven - 5 kilos
- Queso curado - 3 kilos
- Hummus natural - 6 tarrinas
- Panecillos para hornear - 150 unidades
- Pan integral - 12 panes
- Pan blanco - 12 panes
- Mantequilla - 2 kilos
- Mermelada - 6 tarros
- Miel - 3 tarros
- Mayonesa - 3 botellas
- Mostaza - 3 botellas
- Ketchup - 3 botellas
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Mezcla de frutos secos - 4 kilo
- Crackers sin gluten - 6 paquetes
- Aperitivos veganos - 6 paquetes
- Bocadillos veganos - 30 unidades
- Bocadillos sin gluten - 20 unidades
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Film transparente - 2 rollos
- Servilletas - 300 unidades
- Velitas - 150 unidades
- Cerillas - 6 cajas
- Bolsas de basura - 50 unidades
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 36 rollos
- Líquido lavavajillas - 3 botellas
- Limpiador multiusos - 3 botellas
- Limpiacristales - 2 botellas
- Toallitas desinfectantes - 6 paquetes
- Jabón de manos - 6 botellas

Consejos

Calcula la vajilla para todos los invitados y añade un 10 % de reserva: platos, vasos, cubiertos, tazas y cucharillas suelen faltar cuando alguien repite café o cambia de bebida.
Para la recepción, prepara una mesa, tarjetas de nombre, bolígrafos y al menos un cartel visible con el programa. Deja este material listo como mínimo 30 minutos antes de que llegue el primer invitado.
Si habrá discursos o música, prueba altavoces, micrófonos, soportes, mesa de mezclas, alargadores y regletas con 60 minutos de margen. Lleva cables de repuesto si el equipo depende de una sola conexión.
Reúne las fotografías, los marcos, las lonas conmemorativas y el libro de visitas al menos un día antes. Así puedes montar la pared fotográfica sin descubrir a última hora que falta una imagen o un bolígrafo.
Calcula dos o tres bebidas por persona durante la primera hora y enfríalas con varias horas de antelación. Para el café y el té, prepara termos y comprueba antes de abrir que las máquinas de café y las teteras funcionan.

Preguntas frecuentes

¿Qué necesito comprar para un encuentro conmemorativo?: Como base, prepara bebidas, vajilla completa, café o té, elementos para la recepción, materiales para las fotografías y equipo de sonido. La cantidad depende del número final de invitados; compra al menos un 10 % extra de vasos, platos y cubiertos.
¿Cuánta bebida se calcula por persona?: Calcula dos o tres bebidas por persona durante la primera hora y ajusta después según la duración del encuentro. Enfría las bebidas varias horas antes y reserva algunas sin alcohol para quienes no beban.
¿Cuándo debo preparar las fotos y la decoración?: Reúne fotografías, marcos, lonas, arreglos florales, el libro de visitas y las velas LED como mínimo el día anterior. Monta la pared fotográfica y coloca la decoración antes de abrir la ubicación.
¿Con cuánta antelación hay que probar el sonido?: Haz una prueba completa de altavoces, micrófonos, soportes, mesa de mezclas, cables y regletas al menos 60 minutos antes del inicio. Comprueba también que los discursos y los archivos de música estén disponibles en el dispositivo que usarás.

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