Que faut-il prévoir pour une cérémonie commémorative ?

Une cérémonie commémorative demande surtout une préparation discrète et bien coordonnée. Prévoyez le mobilier pour accueillir les invités, le matériel pour les discours et la musique, ainsi qu’un espace café suffisamment équipé. Les photos, compositions florales, bougies LED et livre d’or donnent aussi sa place aux souvenirs. Cette liste vous aide à vérifier les achats et le matériel à récupérer avant l’ouverture du lieu, sans oublier les détails souvent réglés trop tard.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 120
Table d’accueil
Pupitre
Porte-manteauxqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 120
Assiettesqté 120
Couteauxqté 120
Fourchettesqté 120
Cuillères à caféqté 120
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 3
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4

Décoration

Compositions floralesqté 8
Cadres photoqté 12
Draps commémoratifsqté 4
Livre d’or
Stylosqté 12
Panneaux du programmeqté 6
Bougeoirsqté 120

Éclairage

Bougies LEDqté 20
Lampes d'ambianceqté 8
Pilesqté 24

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Poubellesqté 6

Catering

Courses
- Café - 3 kilos
- Thé noir - 5 boîtes
- Tisanes - 3 boîtes
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Jus de citron - 2 bouteilles
- Spa Blauw - 12 bouteilles
- Spa Rood - 8 bouteilles
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 8 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Biscuits - 10 paquets
- Biscuits au beurre - 8 paquets
- Gâteaux - 12 pièces
- Pommes - 8 kilos
- Raisins - 5 kilos
- Mini-carottes - 4 kilos
- Concombres - 8 pièces
- Tomates cerises - 4 kilos
- Houmous - 12 pots
- Fromage frais - 12 pots
- Fromage jeune - 5 kilo
- Fromage affiné - 3 kilos
- Houmous nature - 6 barquettes
- Petits pains à cuire - 150 pièces
- Pain complet - 12 pains
- Pain blanc - 12 pains
- Beurre - 2 kilo
- Confiture - 6 pots
- Miel - 3 pots
- Mayonnaise - 3 bouteilles
- Moutarde - 3 bouteilles
- Ketchup - 3 bouteilles
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Mélange de noix - 4 kilos
- Crackers sans gluten - 6 paquets
- Garniture vegan - 6 emballages
- Sandwiches végétaliens - 30 pièces
- Petits pains sans gluten - 20 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Serviettes - 300 pièces
- Bougies chauffe-plat - 150 pièces
- Allumettes - 6 boîtes
- Sacs poubelle - 50 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 36 rouleaux
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 6 paquets
- Savon pour les mains - 6 bouteilles

Conseils

Prévoyez une table d’accueil séparée des tables de repas pour les inscriptions, les badges nominatifs, les cartes commémoratives et le livre d’or. Gardez au moins 20 stylos disponibles afin que plusieurs personnes puissent écrire sans attendre.
Pour la partie audio, testez les haut-parleurs, microphones, pieds de micro, rallonges, multiprises et table de mixage au moins 60 minutes avant l’arrivée du public. Rechargez les appareils et conservez les fichiers musicaux sur deux supports distincts.
Installez les compositions florales, cadres photo, draps commémoratifs, panneaux du programme et bougeoirs avant l’accueil des invités. Placez les bougies LED hors des passages et vérifiez leur autonomie le jour même.
Pour le café, répartissez les tasses, cuillères, plateaux, machines à café, bouilloires et thermos sur un seul espace de service. Refroidissez les boissons dans les glacières au moins 2 heures avant le début de la cérémonie.
Comptez la vaisselle après confirmation du nombre définitif d’invités, idéalement 48 heures avant l’événement. Ajoutez une réserve d’environ 10 % pour les verres, assiettes, couteaux, fourchettes et cuillères à café.

Questions fréquentes

Que faut-il acheter pour une cérémonie commémorative ?: Prévoyez le mobilier d’accueil et d’assise, la vaisselle, les boissons, le matériel audio et les éléments de mémoire comme les cadres photo, le livre d’or et les cartes commémoratives. Vérifiez la liste finale au moins 48 heures avant la cérémonie.
Combien de verres et d’assiettes prévoir par personne ?: Prévoyez au minimum un verre et une assiette par invité, puis ajoutez 10 % de réserve. Pour 80 personnes, cela représente 88 verres et 88 assiettes afin de couvrir les remplacements et les oublis.
Quand installer le matériel audio pour la cérémonie ?: Installez et testez les haut-parleurs, microphones, pieds de micro, rallonges et table de mixage 60 à 90 minutes avant l’ouverture. Faites aussi un essai avec les discours et les fichiers musicaux prévus.
Quand préparer le café et les boissons ?: Placez les boissons dans les glacières environ 2 heures avant le début et préparez les machines à café, bouilloires et thermos avant l’arrivée des invités. Gardez les tasses et cuillères sur le même espace pour éviter les allers-retours.

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