Boodschappenlijst voor een herdenkingsbijeenkomst

Voor een herdenkingsbijeenkomst heb je meer nodig dan koffie en stoelen. Denk ook aan microfoons, verlengkabels, naamkaartjes, een condoleanceboek en verlichting voor het herdenkingsmoment. Stem servies en dranken af op het aantal gasten en houd rekening met sprekers, foto’s en muziek. Met deze boodschappenlijst zie je vooraf wat je moet kopen, lenen of meenemen, zodat je op de dag zelf niet nog op zoek hoeft naar een ontbrekende kabel of extra koffiekopjes.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Tafelsaantal 12
Garderoberekkenaantal 2
Krukkenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 150
Bordenaantal 130
Besteksetsaantal 130
Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Koffiethermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8
Elektrische waterkokersaantal 3
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 8

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Mengpaneel
Laptop
USB-stickaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6

Verlichting

LED-tafellampenaantal 8

Decoratie

Bloemstukkenaantal 6
Fotolijstenaantal 12
Herinneringskaarsenaantal 120
Kaarsenhoudersaantal 120
Witte tafellopersaantal 12
Stoffen servettenaantal 130

Papierwaren

Condoleanceboekenaantal 2
Programma'saantal 130
Naamkaartjesaantal 130
Balpennenaantal 30
Pijlen voor bewegwijzeringaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 3
Drankdispensersaantal 4
Boodschappen
- Koffie - 6 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 2 pakken
- Zwarte thee - 2 dozen
- Kruidenthee - 2 dozen
- Suiker - 2 kilo
- Zoetjes - 2 doosjes
- Halfvolle melk - 12 liter
- Havermelk - 4 liter
- Mineraalwater zonder koolzuur - 12 flessen
- Mineraalwater met koolzuur - 8 flessen
- Appelsap - 8 liter
- Sinaasappelsap - 8 liter
- Cola - 6 flessen
- Cola Zero - 6 flessen
- Citroenlimonade - 6 liter
- Belegde broodjes kaas - 40 stuks
- Belegde broodjes ham - 35 stuks
- Belegde broodjes vegetarisch - 30 stuks
- Glutenvrije broodjes - 8 stuks
- Veganistische broodjes - 8 stuks
- Roomboter - 4 pakjes
- Jonge kaas - 2 kilo
- Ham - 1,5 kilo
- Hummus - 6 bakjes
- Komkommer - 8 stuks
- Tomaten - 2 kilo
- Krentenbollen - 5 zakken
- Roombotercake - 8 stuks
- Koffiekoeken - 120 stuks
- Roomboterkoekjes - 6 pakken
- Zoute crackers - 6 pakken
- Druiven - 4 kilo
- Appels - 60 stuks
- Citroenen - 12 stuks
- IJsblokjes - 10 kilo
- Koffiefilters - 2 pakken
- Theelepels - 2 pakken
- Houten roerstaafjes - 250 stuks
- Papieren servetten - 250 stuks
- Keukenpapier - 8 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Vloeibare handzeep - 4 flessen
- Handdesinfectiemiddel - 4 flessen
- Afwasmiddel - 3 flessen
- Allesreiniger - 3 flessen
- Glasreiniger - 2 flessen
- Schoonmaakdoekjes - 3 pakken
- Vuilniszakken - 3 rollen
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Etiketten voor allergenen - 2 pakken
- Zakdoekjes - 12 pakken

Tips

Reken voor koffie en thee op ongeveer 2 kopjes per persoon en zet daarnaast minstens 1 waterkan per 10 gasten klaar. Controleer vooraf of je genoeg koffiethermoskannen en elektrische waterkokers hebt.
Plan de techniek uiterlijk 2 dagen vooraf in de ruimte. Test de draadloze microfoons, actieve speakers, het mengpaneel en de laptop met de muziek en spreekteksten; leg ook minimaal 2 verlengkabels en 2 stekkerdozen klaar.
Voorzie bij binnenkomst een tafel met naamkaartjes, programma’s, het condoleanceboek en eventueel fotolijsten. Leg deze spullen minstens 1 uur voor aanvang op hun plaats, zodat ontvangst en herdenkingsmoment niet door elkaar lopen.
Bestel bloemstukken en herinneringskaarsen uiterlijk 5 werkdagen vooraf. Zet kaarsen altijd in kaarsenhouders en gebruik LED-tafellampen als de ruimte te donker is om veilig te lopen of lezen.
Maak per 10 gasten ongeveer 1 tafelplek vrij voor servies, schalen en kannen. Controleer vóór het boodschappen doen of stoelen, tafels, garderoberekken en krukken al op locatie aanwezig zijn of nog geregeld moeten worden.

Veelgestelde vragen

Wat heb ik nodig voor een herdenkingsbijeenkomst?: Zorg naast stoelen en tafels voor koffie- en waterservies, cateringbenodigdheden, een condoleanceboek, naamkaartjes, programma’s en decoratie. Voor toespraken heb je meestal draadloze microfoons, actieve speakers, een mengpaneel, een laptop en verlengkabels nodig.
Hoeveel koffie en water moet ik inkopen voor een herdenking?: Reken op ongeveer 2 kopjes koffie of thee per persoon en minstens 0,5 liter water per persoon bij een bijeenkomst van enkele uren. Zet voor elke 10 gasten minimaal 1 waterkan klaar en houd extra voorraad achter de hand voor sprekers en medewerkers.
Wanneer moet ik bloemen en kaarsen bestellen voor een herdenkingsbijeenkomst?: Bestel bloemstukken, herinneringskaarsen en eventuele fotolijsten uiterlijk 5 werkdagen vooraf. Controleer 1 dag eerder of de bloemen zijn geleverd en of je genoeg kaarsenhouders of LED-tafellampen hebt.
Hoeveel microfoons heb ik nodig bij een herdenkingsbijeenkomst?: Voor één spreker volstaat meestal 1 draadloze microfoon; bij meerdere sprekers zijn 2 microfoons praktischer. Test de volledige set minstens 2 dagen vooraf en laad laptop, microfoons en andere apparatuur opnieuw op vóór de bijeenkomst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.